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集团档案管理工作规范

第一章总则

第一条为规范公司档案管理工作，确保公司知识资产

和信息资源的完整与安全，切实有效发挥档案的作用，根

据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施

办法》、X《集团档案管理工作规范》，结合公司实际情况,

制定本管理规范。

第二条本规范所称档案，是指公司在生产、经营、研

发、管理等活动过程中形成的文字、图表、声像、实物、电

子等不同载体形式的且对公司具有保存利用价值的历史记

录。

第三条本工作规范适用于济宁X水泥有限责任公司档

案管理工作。

第四条公司档案工作以满足公司各项活动在证据、责

任和信息等方面需求为导向，运用现代技术与管理方法，通

过资源整合和开发，为公司研发、生产、经营、管理和持续

发展提供有效服务。

第二章档案工作组织

第五条公司办公室是公司档案工作的归口管理部门，

各职能部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作，并

妥善保管归档档案，具体业务由办公室负责监督、检查和指

导。

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第六条公司下属各职能部门负责本部门档案的管理

工作，负责本部门各类文件资料的收集、整理和归档工作，

确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

第七条公司办公室设档案管理员一名，各职能部门均

需设置专职（或兼职）档案管理员一名，日常工作相对保持

稳定。

1.档案管理员要求大专以上学历或同等知识水平，具有

专业知识。遵纪守法、忠于职守，有高度的责任心和奉献精

神。

2.认真贯彻执行公司下发的档案管理的各项规定，做好

本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。

3.加强业务学习，提高自身业务水平，不断更新知识，

接受新的档案管理技术，提高解决实际工作中出现问题的能

力。

4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作，保持

库房的整洁，维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。

第八条各职能部门档案管理员接受公司档案管理员

的业务指导。

第三章档案管理要求

第九条公司设置专用档案库房，配备必需的档案管理

器材，并对所有需归档档案实行集中保管。各部门需自行归

档的档案可暂时保管于本部门专用文件柜中，由档案管理员

或资料员保管。但公司办公室需加强日常管理措施，以便各

职能部门档案管理员对所有档案实施有效管控，确保档案的

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完整与安全。

第十条公司在生产经营活动中形成的具有保存价值

的文件材料，公司所有员工均应配合档案管理部门做好收

集、归档工作，任何部门或个人不得擅自保管或处理。

第十一条公司工商行政类、专利或（专有技术）、商标、

重要经济合同及其他知识产权类文件材料均由公司档案馆

统一保管，确由相关职能部门保管的权证类、材料，报

请公司审批后方可自行存档。公司土地证、房产证、经营权

证、荣誉证书、牌匾、工商等证件均由办公室统一保管；税

务证件由财务处自行俣管。

第十二条公司员工岗位变动时，须做好该岗位文件材

料的交接工作，编制移交清单，并经公司人事档案管理员/

资料员签字确认后，方可办理离职手续。

第十三条公司档案管理员（资料员）应参加公司产品

鉴定、项目验收、工程验收、设备开箱验收等活动，并负责

检查、收集应归档的文件材料。其中，设备档案的随机资料

须坚持先收集归档、后利用的原则。

第十四条公司档案管理员名单，应于每年12月25日

报股份公司档案管理部门备案，人员发生变动时，应自变动

之日起一周内报备。

第四章附则