公司印章使用管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司总部及各分支机构、子公司的各类印章，包括但不限于公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章等。

3.印章管理原则

印章管理遵循严格审批、规范使用、专人保管、安全保密的原则。

二、印章的刻制与启用

1.印章刻制

-公司印章的刻制由行政部门统一负责。因工作需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字后，报分管领导审批。

-行政部门根据审批意见，选择具有资质的印章刻制单位进行刻制。刻制单位必须按照国家相关法律法规和公司要求进行刻制，确保印章质量和安全性。

2.印章启用

-新印章刻制完成后，行政部门应及时组织相关人员对印章进行验收。验收内容包括印章的规格、字体、图案、材质等是否符合要求，印章边缘是否清晰，有无损坏等。

-验收合格的印章，由行政部门填写《印章启用申请表》，注明印章名称、启用日期、使用范围等信息，并附上印章印模。经分管领导审批后，方可启用。

-印章启用时，行政部门应在公司内部发布印章启用通知，明确印章的使用规定和注意事项。同时，将印章启用情况记录在《印章管理台账》中。

三、印章的保管

1.保管人员职责

-公司各类印章实行专人保管制度。公章一般由公司法定代表人或其授权的专人保管；合同专用章由合同管理部门指定专人保管；财务专用章由财务部门负责人或其授权的专人保管；法人章由法定代表人或其授权的专人保管；部门章由各部门负责人或其指定的专人保管。

-印章保管人员应严格遵守印章保管规定，确保印章安全。不得擅自将印章交予他人保管或使用，不得在空白纸张、表格、合同等文件上加盖印章。

-印章保管人员应妥善保管印章存放设施，确保印章存放环境安全、干燥、通风。定期对印章存放设施进行检查和维护，发现问题及时报告并处理。

2.印章存放地点

-公章、合同专用章、财务专用章、法人章等重要印章应存放于公司保险柜或专门的印章保管箱内，并指定专人负责保管钥匙。保险柜或保管箱应放置在安全可靠的地点，如公司办公室内的监控区域。

-部门章可根据实际情况存放于部门负责人办公室或其他安全地点，但必须确保印章存放安全，易于管理。

3.印章交接

-印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应提前向行政部门提出申请。行政部门应组织相关人员进行印章交接工作，并填写《印章交接清单》。

-印章交接时，交接双方应仔细核对印章的数量、规格、完好情况等，并在《印章交接清单》上签字确认。交接清单一式三份，交接双方各执一份，行政部门留存一份。

-印章交接完成后，行政部门应及时更新《印章管理台账》，记录印章交接情况。

四、印章的使用

1.使用范围

-公章：用于公司对外的正式文件、报告、信函、合同、协议等的签署；代表公司参加各类会议、活动等的证明；公司对外报送的各类报表、资料等的盖章确认；其他需要加盖公章的事项。

-合同专用章：用于公司签订各类经济合同、业务合同、租赁合同等；其他与合同相关的文件、协议等的签署。

-财务专用章：用于公司财务收支、银行结算、税务申报、财务报表等财务相关文件的盖章；其他与财务业务相关的事项。

-法人章：用于公司法定代表人授权的各类文件、合同、协议等的签署；银行预留印鉴等涉及法人身份确认的事项。

-部门章：用于部门内部的文件、通知、报告、报表等的盖章；部门对外出具的与本部门业务相关的证明、函件等的盖章；其他经公司授权允许使用部门章的事项。

2.使用流程

-申请：使用部门或个人需要加盖印章时，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、文件名称、文号、份数、使用部门、申请人等信息，并附上相关文件或资料。

-审批：《印章使用申请表》经部门负责人签字确认后，根据用印事项的性质和金额大小，按照以下审批权限进行审批：

-一般事项：由分管领导审批。

-重要事项或涉及金额较大的事项：经分管领导审核后，报公司法定代表人审批。

-盖章：印章保管人员在收到经审批的《印章使用申请表》后，应仔细核对申请表内容与相关文件资料是否一致。确认无误后，在文件规定的位置加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记盖章日期、文件名称、文号、份数、申请人等信息。

-文件留存：盖章后的文件资料，由申请人负责留存