公司行政5S管理规定.docx

?一、总则

1.目的

为了规范公司行政办公区域的管理，营造整洁、有序、高效的工作环境，提升公司形象，特制定本5S管理规定。

2.适用范围

本规定适用于公司行政办公区域，包括办公室、会议室、接待室、走廊、楼梯间、卫生间等。

3.定义

-整理（SEIRI）：区分要与不要的物品，将不要的物品清除掉。

-整顿（SEITON）：把要用的物品，按规定位置摆放整齐，并做好标识进行管理。

-清扫（SEISO）：将工作场所清扫干净，保持环境整洁。

-清洁（SEIKETSU）：将整理、整顿、清扫进行到底，且维持其成果。

-素养（SHITSUKE）：人人依规定行事，养成良好的习惯。

二、整理

1.办公物品整理

-定期对办公桌上的文件、资料、办公用品等进行清理。将不再使用、过期、作废的文件资料进行分类整理，可销毁的按照公司规定流程进行销毁，需要留存的进行归档保存。

-清理个人办公区域内多余的办公用品，如已损坏无法使用的文具、长期闲置的设备等，将其统一放置在指定的存放区域，由行政部门定期进行处理。

-对于正在使用的办公用品，如笔、本子、文件夹等，应保持适量，避免过多堆积占用空间。

2.设备与工具整理

-检查办公设备，如电脑、打印机、复印机等，对于长期闲置或已损坏无法修复的设备，填写设备报废申请单，经相关部门审批后进行报废处理。

-整理办公区域内的工具，如螺丝刀、扳手等，将其放置在专门的工具柜中，并做好标识，便于查找和使用。

-对设备和工具进行定期维护和保养，确保其正常运行，对于暂时不用的设备，应进行断电、防尘等处理。

3.文件资料整理

-按照文件类别、年份、项目等进行分类整理，建立清晰的文件目录和索引。例如，将文件分为行政文件、财务文件、业务文件等，每个类别下再按照时间顺序进行排列。

-清理重复、无用的文件资料，对于重要文件应进行备份，可采用电子备份和纸质备份相结合的方式，确保文件的安全性和完整性。

-将常用的文件资料放置在易于取用的位置，如文件架的上层或办公桌的抽屉中，方便日常查阅。

三、整顿

1.办公物品整顿

-为每类办公用品指定固定的存放位置，并在存放位置张贴标识。例如，将笔放在笔筒中，笔筒放置在办公桌的左上角；将文件资料按照类别存放在不同的文件夹中，文件夹整齐摆放在文件架上，并在文件架上标明文件夹的名称。

-对于经常使用的办公用品，如stapler、剪刀等，应放置在办公桌上易于操作的位置，并且摆放整齐，避免使用后随意丢弃导致桌面杂乱。

-在办公区域设置专门的垃圾桶，垃圾桶应保持清洁，垃圾应及时清理，避免垃圾堆积产生异味。

2.设备与工具整顿

-办公设备应按照使用频率和功能进行合理布局。例如，常用的电脑应放置在便于操作的位置，打印机、复印机等设备应放置在靠近纸张存放处和使用人员的地方，方便文件的打印和复印。

-设备上应张贴操作指南和注意事项，以便操作人员正确使用和维护设备。对于一些复杂的设备，如服务器等，应建立设备档案，记录设备的型号、配置、维护记录等信息。

-工具柜内的工具应按照使用频率和功能进行分类摆放，并在工具柜内张贴工具清单，标明每种工具的存放位置，便于快速找到所需工具。

3.文件资料整顿

-文件架应按照文件类别进行分区，每个分区贴上清晰的标识。例如，将行政文件放在一个分区，财务文件放在另一个分区，以此类推。

-在文件柜内，文件应按照顺序依次排列，标签应清晰标明文件的名称、类别和日期。对于重要文件或经常查阅的文件，可以在文件柜上设置索引标签，方便快速查找。

-建立电子文件管理系统，对电子文件进行分类存储，并设置相应的权限管理，确保文件的安全性和可访问性。同时，定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。

四、清扫

1.日常清扫

-办公人员每天上班前应清扫自己的办公区域，包括桌面、地面、电脑、文件柜等，保持办公区域的整洁。

-定期对会议室、接待室等公共区域进行清扫，包括擦拭桌椅、清扫地面、清理烟灰缸等，确保公共区域无灰尘、杂物。

-卫生间是清扫的重点区域，应安排专人每天定时进行清扫，包括清洗马桶、洗手台、地面等，保持卫生间的清洁卫生，无异味。

2.设备清扫

-办公设备如电脑、打印机、复印机等应定期进行清扫，清除设备表面的灰尘和污渍，保持设备的良好散热性能。