关于规范办公室内务管理工作的通知.docx

?各部门：

为进一步加强公司办公室内务管理，营造整洁、有序、高效的办公环境，提升公司整体形象和工作效率，现将规范办公室内务管理工作的相关事项通知如下：

一、目的

通过规范办公室内务管理，明确各项工作标准和要求，促使全体员工养成良好的工作习惯，提高工作质量和效率，确保办公室工作的正常运转。

二、适用范围

本通知适用于公司各部门办公室。

三、具体要求

办公区域环境管理

1.办公桌面

-保持桌面整洁，仅放置与当前工作相关的文件、资料、办公用品等，不得摆放过多杂物。

-文件资料应分类摆放整齐，使用文件架或文件夹进行整理，并标注清晰的类别和日期。

-电脑、电话、打印机等办公设备应摆放整齐，保持清洁，周边不得堆放杂物。

2.办公地面

-每日定时清扫地面，确保无垃圾、无污渍、无水渍。

-注意保持地面干燥，避免滑倒等安全事故。

3.办公家具

-办公桌椅摆放整齐，保持横竖成线，前后对齐。

-定期擦拭办公家具，保持表面清洁光亮，无灰尘、无划痕。

4.门窗玻璃

-定期清洁门窗玻璃，确保玻璃明亮、干净，无污渍、无水痕。

-窗帘应保持整洁，定期清洗，按规定时间开合。

5.公共区域

-包括会议室、茶水间、走廊等公共区域，应安排专人负责日常清洁和维护。

-会议室使用后应及时清理桌面、地面，摆放好桌椅，保持整洁有序。

-茶水间应保持干净卫生，饮水机、咖啡机等设备定期清洁，垃圾及时清理。

文件资料管理

1.文件分类

-按照文件的性质、用途、时间等因素进行分类，如分为行政文件、业务文件、财务文件等。

-每类文件再细分小类，如行政文件可分为通知、报告、请示等。

2.文件编号

-对重要文件进行编号管理，以便于查找和跟踪。编号应具有唯一性和系统性。

-编号规则可根据公司实际情况制定，如按照年份、部门、文件类型等进行组合编号。

3.文件存储

-设立专门的文件柜或文件存储区域，对文件进行分类存放。

-文件应按照编号顺序或类别顺序排列，便于快速查找。

-重要文件应进行备份，存储在安全可靠的位置，如外部硬盘、云盘等。

4.文件借阅

-建立文件借阅登记制度，明确借阅流程和要求。

-借阅人需填写借阅申请表，注明借阅文件的名称、编号、借阅时间、归还时间等信息。

-经文件管理部门负责人批准后，方可借阅文件。借阅人应妥善保管文件，不得转借他人，按时归还。

5.文件销毁

-定期清理过期、作废文件，按照公司规定的程序进行销毁。

-销毁文件时，应填写文件销毁清单，注明文件名称、编号、销毁时间等信息，并由相关人员签字确认。

-文件销毁可采用粉碎、焚烧等方式，确保文件信息无法恢复。

办公用品管理

1.采购管理

-根据工作需要，制定办公用品采购计划，明确采购种类、数量、规格等要求。

-选择正规的供应商进行采购，确保办公用品的质量和售后服务。

-采购办公用品时，应填写采购申请表，经部门负责人审批后，交由采购部门统一采购。

2.领用管理

-设立办公用品领用台账，记录办公用品的领用情况，包括领用日期、领用人、领用物品名称、数量等信息。

-员工领用办公用品时，应填写领用申请表，经部门负责人签字确认后，到办公用品管理部门领取。

-办公用品管理部门应根据库存情况，合理发放办公用品，避免浪费。

3.使用管理

-员工应爱护办公用品，合理使用，避免浪费和损坏。

-对于贵重办公用品，如电脑、打印机等，应指定专人负责使用和维护，定期进行检查和保养。

-发现办公用品损坏或丢失时，应及时报告办公用品管理部门，并说明原因。如因个人原因造成损坏或丢失的，应照价赔偿。

4.库存管理

-定期盘点办公用品库存，确保账实相符。

-根据库存情况和使用频率，及时补充办公用品，避免出现短缺现象。

-对库存办公用品进行分类存放，标识清晰，便于查找和管理。

设备设施管理

1.办公设备

-电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备应定期进行维护保养，确保设备正常运行。

-建立办公设备使用登记制度，记录设备的使用情况、维修情