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临聘人员档案管理制度

一、总则

(1)本制度旨在规范临聘人员档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，为临聘人员的管理和服务提供有力保障。通过对临聘人员个人资料的收集、整理、归档和保管，实现档案管理的规范化、科学化和现代化。

(2)临聘人员档案是公司人力资源的重要组成部分，包括个人基本信息、工作经历、培训记录、考核评价、奖惩情况等。公司应设立专门的档案管理部门，负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。

(3)本制度适用于公司所有临聘人员档案的管理，包括新入职、在岗、离职等不同状态的人员档案。公司应建立健全档案管理制度，明确档案管理的责任人和具体要求，确保档案管理工作的有序进行。同时，公司应加强对档案管理人员的培训，提高其业务水平和服务意识，确保档案工作的质量。

二、档案管理职责

(1)公司档案管理部门负责制定和实施档案管理制度，确保档案管理的规范性和有效性。部门负责人需对档案管理的全过程负责，包括档案的收集、整理、归档、保管、查询和销毁等。

(2)各部门负责人应指定专人负责本部门临聘人员档案的收集和整理工作，确保档案内容的真实、完整和准确。同时，部门负责人需定期检查档案管理工作，发现问题及时整改。

(3)临聘人员本人对个人档案的真实性和完整性负有责任，应主动提供相关材料，并及时更新档案信息。如有档案遗失或损坏，应及时报告给档案管理部门，由其负责补办或修复。

三、档案收集与归档

(1)临聘人员档案的收集应遵循真实性、完整性和及时性的原则。收集内容包括但不限于个人身份证明、学历证书、工作经历证明、劳动合同、入职登记表、离职证明、绩效考核结果、培训记录、奖惩记录等。各部门在人员入职、转正、晋升、调动、离职等过程中，应及时收集相关档案材料，确保档案的完整性。

(2)档案整理工作应在收集完成后立即进行，按照档案分类、编目、归档的要求进行。具体步骤包括：对收集到的档案材料进行分类，按照规定的格式和要求进行编号；对档案内容进行核实，确保信息的准确性；填写档案目录卡，详细记录档案的基本信息；对整理好的档案进行装订、封存，并编制档案目录。

(3)档案归档是档案管理的重要环节，应严格按照档案管理制度执行。归档工作应在每月底前完成，将整理好的档案按照档案目录顺序依次排列，并存放在指定的档案柜中。归档过程中，如发现档案材料缺失或损坏，应及时补充或修复。归档后的档案应定期进行复查，确保档案的完好无损和信息的真实性。同时，建立档案查询制度，方便相关人员及时查阅所需档案。

四、档案保管与利用

(1)档案保管是确保档案安全、延长档案使用寿命的关键环节。公司应设立专门的档案库房，库房面积不少于50平方米，具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等基本条件。根据国家档案局规定，档案库房温度应控制在14℃至24℃之间，相对湿度控制在45%至60%之间。例如，某公司档案库房经过多次改造，采用恒温恒湿设备，使得档案保管环境达到国家一级标准，有效延长了档案的使用寿命。

(2)档案利用是档案管理的最终目的，公司应建立健全档案查询制度，方便员工查阅。档案查询分为内部查询和外部查询两种。内部查询主要面向公司内部员工，外部查询主要面向政府机构、社会公众等。例如，某公司自2018年起，共接待档案查询800余次，其中内部查询600次，外部查询200次。这些查询涉及公司历史、业务发展、员工信息等多个方面，有效提高了档案的利用率。

(3)档案数字化是提高档案利用效率的重要手段。公司应积极推动档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案的快速检索和共享。例如，某公司于2019年启动了档案数字化项目，截至2021年，已成功数字化档案10万份，占公司档案总量的80%。数字化档案的运用，极大地提高了档案的查询速度，降低了档案管理的成本。此外，公司还定期开展档案整理、归档和数字化工作培训，提高员工对档案数字化工作的认识和技能。