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公司档案管理制度及流程60992

?一、总则

1.目的

为了加强公司档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司管理水平，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的档案管理工作。

3.档案定义

本制度所称档案是指公司在各项经营、管理活动中直接形成的，对公司具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、信函、照片、音像资料等。

二、档案管理职责

1.档案管理部门

公司设立综合档案室，负责公司档案的统一管理工作。综合档案室应配备专业的档案管理人员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。

2.各部门职责

-各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和初步立卷工作，并定期将整理好的档案移交至综合档案室。

-各部门在工作中形成的各类文件、资料等，应按照档案管理的要求及时归档，确保档案的完整、准确和系统。

-各部门应积极配合综合档案室的档案管理工作，提供必要的支持和协助。

三、档案收集

1.收集范围

-公司设立、变更、注销过程中形成的各类文件、证照等。

-公司股东会、董事会、监事会等会议记录、决议、纪要等。

-公司制定的各项规章制度、办法、规定等文件。

-公司签订的各类合同、协议、意向书等。

-公司的各类财务报表、审计报告、税务资料等。

-公司的业务文件、市场调研报告、客户资料等。

-公司的工程图纸、技术资料、产品资料等。

-公司的人事档案、培训记录、绩效考核资料等。

-公司的行政文件、办公文件、会议通知等。

-公司的对外宣传资料、广告策划方案、宣传报道等。

-公司的各类照片、音像资料、实物档案等。

2.收集时间

-各部门应在文件材料形成后的[X]个工作日内，将其整理后移交至综合档案室。

-对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后的[X]个工作日内及时移交。

3.收集要求

-各部门移交的档案应齐全、完整，确保文件材料的真实性、准确性和系统性。

-档案应采用原件归档，如因特殊原因无法提供原件的，应提供清晰、完整的复印件，并注明原件存放处。

-移交的档案应按照档案分类标准进行整理，编制档案目录，注明档案名称、日期、编号、保管期限等信息。

四、档案整理

1.整理原则

档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

2.分类标准

公司档案采用年度-机构-保管期限分类法进行分类，具体如下：

-年度：按照文件形成的年度进行分类，如2020年、2021年等。

-机构：按照公司内部的组织机构进行分类，如行政部、财务部、市场部等。

-保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案分为永久、长期（[X]年）、短期（[X]年）三种保管期限。

3.整理方法

-对收集到的档案进行分类、编号，编制档案目录。

-对每份档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。

-对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的完整性。

-按照档案分类顺序，将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。

五、档案保管

1.保管场所

综合档案室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度控制设备等。

2.保管要求

-档案应按照分类顺序排列存放，便于查找和利用。

-对不同保管期限的档案应分别存放，并有明显的标识。

-定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。

-对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行数据维护，防止数据丢失。

3.档案借阅

-公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、日期、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到综合档案室借阅。

-档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前办理续借手续。

-借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案，如有违反，应承担相应的责任。

-借阅完毕后，借阅人员应及时将档案归还至综合档案室，