公司电话使用管理制度.docx

公司电话使用管理制度

?一、总则

1.目的

为了规范公司电话的使用，确保电话通讯的畅通、高效，合理控制通讯费用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司全体员工。

3.管理职责

（1）行政部门负责公司固定电话的安装、维护、费用结算以及电话号码的管理。

（2）各部门负责人负责本部门员工电话使用的监督和管理。

（3）财务部门负责对电话费用进行审核、报销和成本控制分析。

二、固定电话使用管理

1.电话安装与分配

（1）根据工作需要，由行政部门统一安排固定电话的安装位置。

（2）固定电话主要用于公司日常办公业务沟通，各部门使用的电话号码由行政部门统一分配，并登记备案。

（3）如有特殊情况需要增加或调整电话号码，需由使用部门提出申请，经行政部门审核后进行相应处理。

2.使用规范

（1）员工应在上班时间保持电话畅通，不得随意设置呼叫转移或关机。如因特殊原因需要暂时离开座位，应将电话设置为语音留言状态，确保不影响正常通讯。

（2）接听电话应及时、礼貌，使用规范的问候语，如您好，[公司名称]。转接电话时应准确、清晰，如请稍等，我帮您转接到[部门/人员]。

（3）禁止使用公司固定电话拨打私人电话，如有紧急情况需要拨打私人电话，应尽量缩短通话时间，并避免在工作时间内频繁拨打。

（4）严禁利用公司电话进行与工作无关的闲聊、娱乐、推销等活动。

3.电话故障处理

（1）如发现固定电话出现故障，员工应及时向行政部门报告。行政部门应在接到报告后及时安排维修人员进行维修，并记录故障现象和维修情况。

（2）因电话故障导致通讯中断时间较长，影响正常工作的，行政部门应及时协调解决，确保工作不受影响。

（3）对于因个人原因造成电话损坏的，由责任人照价赔偿。

三、移动电话使用管理

1.配备标准

根据工作需要，公司为部分岗位员工配备移动电话，并制定相应的配备标准。具体配备标准由行政部门根据公司业务发展情况和各部门实际需求提出，报公司领导审批后执行。

2.使用规范

（1）员工应妥善保管公司配备的移动电话，不得转借他人或擅自交给非公司人员使用。

（2）移动电话主要用于工作联系，员工在工作时间内应保持电话畅通，及时接听和回复工作电话。如因特殊原因需要暂时离开工作岗位，应提前告知上级领导或相关同事，确保工作不受影响。

（3）禁止使用公司配备的移动电话进行与工作无关的闲聊、娱乐、推销等活动。

（4）员工离职时，应将公司配备的移动电话及相关配件交回行政部门，如有遗失或损坏，应照价赔偿。

3.费用报销

（1）公司为员工配备移动电话的，按照公司制定的通讯补贴标准给予报销通讯费用。通讯补贴标准根据不同岗位和工作需求进行设定，具体标准由行政部门会同财务部门制定，报公司领导审批后执行。

（2）员工应在每月规定时间内提交移动电话费用报销申请，并提供正规发票。发票内容应与实际使用情况相符，如发票开具日期、号码、金额等。

（3）财务部门对员工提交的报销申请进行审核，审核通过后按照公司规定的报销流程进行报销。如发现报销申请存在问题，财务部门有权拒绝报销，并要求员工补充或更正相关材料。

四、电话费用管理

1.费用结算

（1）公司固定电话费用由行政部门统一与电信运营商结算，每月定期获取费用账单，并进行核对和确认。

（2）移动电话费用由员工按照公司规定的报销流程进行报销，财务部门根据报销金额与电信运营商进行结算。

2.费用监控与分析

（1）财务部门负责对公司电话费用进行监控和分析，每月定期生成电话费用报表，分析费用支出情况，及时发现异常费用并进行调查处理。

（2）各部门负责人应关注本部门电话费用使用情况，如有异常波动应及时与行政部门和财务部门沟通，共同查找原因并采取相应措施进行控制。

3.费用控制措施

（1）加强对员工电话使用的宣传教育，提高员工节约意识，鼓励员工合理使用电话资源，避免不必要的费用支出。

（2）行政部门定期对公司电话使用情况进行检查，发现违规行为及时进行纠正，并按照公司规定进行相应处理。

（3）根据公司业务发展和电话使用情况，适时调整电话费用预算和报销标准，确保费用支出合理、可控。

五、违规处理

1.对于违反本制度规定使用公司电话的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理：

（1）首次发现违规行为，给予口头警告，并责令立即改正。

（2）再次发现违规行为，给予书面警告，并扣除当月部分通讯补贴。

（3）多次发现违规行为或情节严重的，给予记过、降职、降薪等处分，并追回已报销的违规费用。

（4）因违规行为给公司造成经济损失的，由责任