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公司采购制度及流程

?一、总则

1.目的

本制度旨在规范公司采购行为，确保采购活动的合规性、合理性和高效性，满足公司日常运营和发展的物资需求，降低采购成本，保证采购物资的质量，维护公司利益。

2.适用范围

本制度适用于公司内所有采购活动，包括但不限于办公用品、设备、原材料、服务等各类物资和服务的采购。

3.基本原则

-合规性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定。

-效益原则：在保证物资质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。

-公平公正原则：采购过程应公平、公正地对待所有供应商，确保竞争机会均等。

-诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系。

二、采购组织与职责

1.采购部门

-负责制定采购计划，根据公司需求和库存情况，合理安排采购任务。

-寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案，维护供应商关系。

-执行采购流程，签订采购合同，跟进采购订单的执行情况。

-负责采购物资的验收工作，确保物资符合要求。

-定期分析采购数据，总结采购经验，提出改进建议。

2.需求部门

-根据业务需求，准确提交物资采购申请，明确物资规格、数量、质量要求等信息。

-参与供应商的评估和选择，提供相关意见和建议。

-协助采购部门进行采购物资的验收工作。

3.财务部门

-负责审核采购预算，确保采购费用在预算范围内。

-办理采购款项的支付手续，对采购成本进行核算和控制。

-监督采购活动的财务合规性，审查采购合同的财务条款。

4.质量管理部门

-对采购物资的质量标准进行明确和监督，参与重要物资采购合同中质量条款的审核。

-在物资验收环节，对物资质量进行检验和判定，确保采购物资符合质量要求。

三、采购流程

1.采购申请

-需求部门根据业务需要，填写《采购申请表》，详细注明采购物资或服务的名称、规格型号、数量、需求日期、用途等信息。

-对于金额较大或重要的采购项目，需求部门应附上详细的采购说明和预算分析。

-《采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。

2.采购审批

-采购部门收到《采购申请表》后，对申请内容进行初步审核，检查申请信息是否完整、准确，采购需求是否合理。

-根据采购金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。一般采购项目由采购部门负责人审批；金额较大的采购项目需报分管领导审批；重大采购项目则需经过总经理办公会或董事会审批。

-审批通过后，采购部门进入采购执行阶段；审批不通过的，采购部门应及时与需求部门沟通，说明原因并要求其修改或调整采购申请。

3.供应商选择与评估

-供应商寻找

采购人员通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系、参加行业展会等。

-供应商筛选

根据采购物资的要求和公司采购标准，对潜在供应商进行初步筛选。筛选内容包括供应商的经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、企业信誉等方面。

-供应商评估

对于通过初步筛选的供应商，采购部门组织相关人员（如需求部门、质量管理部门等）对其进行详细评估。评估方式可以包括实地考察、样品检验、供应商问卷调查、查阅供应商业绩记录等。评估内容主要涵盖以下方面：

-资质信誉：检查供应商的营业执照、生产许可证、税务登记证等相关资质证书是否齐全有效，了解其在行业内的信誉和口碑。

-产品质量：查看供应商的产品质量认证情况，如ISO质量管理体系认证等，检验样品的质量是否符合公司要求。

-生产能力：评估供应商的生产设备、生产工艺、生产规模等，确保其能够满足公司的采购数量和交货期要求。

-价格水平：要求供应商提供报价，对比不同供应商的价格，同时考虑产品质量、售后服务等因素，综合评估价格的合理性。

-售后服务：了解供应商的售后服务承诺和响应时间，考察其售后服务团队的专业能力和服务质量。

-供应商确定

采购部门根据供应商评估结果，选择合适的供应商，并建立供应商档案。档案内容包括供应商基本信息、评估记录、合作历史、联系方式等。对于长期合作的重要供应商，应定期进行重新评估和更新档案。

4.采购谈判与合同签订

-采购谈判

采购人员与选定的供应