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医院档案管理制度

?一、总则

1.目的

医院档案是医院各项工作的真实记录，是医院发展过程中的重要信息资源。为加强医院档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在医院管理、医疗、教学、科研等工作中的作用，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的具有保存价值的各种载体的文件材料。

3.管理原则

医院档案管理遵循统一领导、分级管理、集中保管、方便利用的原则。实行档案工作责任制，明确各部门和人员在档案管理中的职责，确保档案工作与医院各项工作协调发展。

二、档案管理机构及职责

1.医院档案管理委员会

-组成：由医院领导、各职能部门负责人组成。

-职责：

-贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定医院档案工作规划和规章制度。

-研究决定医院档案工作中的重大问题，协调解决档案工作中的重要事项。

-监督检查医院档案工作的开展情况，对档案工作进行指导和考核。

2.医院综合档案室

-设置：综合档案室是医院档案管理的职能部门，负责集中统一管理医院各类档案。

-职责：

-贯彻执行国家和医院有关档案管理的规章制度，制定档案管理工作细则并组织实施。

-负责收集、整理、分类、编目、装订、保管医院各类档案，确保档案的完整与安全。

-开展档案的检索、查询、借阅等利用服务工作，为医院各项工作提供档案信息支持。

-定期对档案进行鉴定，对已到保管期限的档案提出存毁意见，经批准后进行相应处理。

-负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。

-组织开展档案业务培训，提高医院员工的档案意识和档案管理技能。

-参与医院重大活动、重要项目的档案管理工作，提供档案业务指导。

3.各部门兼职档案员

-设置：医院各科室、部门指定专人担任兼职档案员。

-职责：

-负责本部门文件材料的收集、整理、分类、装订等工作，并定期移交至医院综合档案室。

-协助综合档案室做好档案的检索、查询、借阅等利用服务工作，及时反馈档案利用情况。

-参与本部门档案的鉴定工作，提出存毁意见。

-宣传档案法律法规和医院档案管理制度，提高本部门员工的档案意识。

三、档案的收集与整理

1.收集范围

-医院在医疗、教学、科研、管理等活动中形成的各类文件材料，包括纸质、电子、声像、实物等不同载体形式。

-上级主管部门下发的与医院有关的文件、通知、指示等。

-医院与外单位签订的合同、协议、合作项目文件等。

-医院员工在工作中形成的具有保存价值的个人业务资料、科研成果、论文著作等。

2.收集要求

-各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。

-对收集到的文件材料要及时进行整理，按照分类标准进行分类，不得积压。

-收集的电子文件应确保格式规范、内容完整，并按照规定进行存储和备份。

-声像、实物等特殊载体档案的收集要注重完整性和准确性，及时整理归档。

3.整理原则

-遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。

-区分不同价值，便于保管和利用。

-分类科学、编号规范、排列有序、编目准确。

4.整理方法

-纸质档案整理：按照档案分类方案，对纸质文件材料进行分类，编制分类目录。对每份文件进行编号、编目，填写卷内文件目录和备考表，装订成卷。

-电子档案整理：按照电子文件分类方案，对电子文件进行分类存储。建立电子文件目录数据库，对电子文件进行命名、编号，确保电子文件的元数据完整、准确。

-声像档案整理：对照片、录音、录像等声像档案进行分类整理，编写文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。按照时间顺序或项目类别进行排列，存储在磁性载体或光盘等存储介质上，并建立相应的目录数据库。

-实物档案整理：对医院获得的荣誉证书、奖杯、锦旗、纪念品等实物档案进行分类登记，注明名称、颁发单位、时间、来源等信息。实物档案应妥善保管，有条件的可拍照或录像留存相关资料。

四、档案的分类与编号

1.分类方案

医院档案分为党群工作类、行政管理类、医疗业