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办公室文件管理制度

?一、总则

（一）目的

为加强办公室文件管理，确保文件的妥善保管、高效传递和有效利用，提高工作效率，保证公司各项工作的正常开展，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司办公室及各部门所产生、流转、使用和保管的各类文件，包括但不限于纸质文件、电子文件、邮件等。

（三）基本原则

1.集中统一管理原则：公司文件由办公室统一归口管理，确保文件管理的规范性和一致性。

2.准确及时原则：文件的起草、审核、印发、传递、归档等环节应准确无误，及时高效，避免延误和差错。

3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规和公司保密规定，确保文件信息的安全，防止文件泄露。

4.便于利用原则：文件管理应便于查询、检索和使用，提高文件的利用价值。

二、文件分类与编号

（一）文件分类

1.行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、决定、报告、请示、会议纪要等，用于规范公司行政事务、传达工作要求和指导工作开展。

2.业务文件：与公司具体业务相关的文件，如合同、协议、业务计划、技术方案、市场调研报告等，反映公司业务活动的具体内容和流程。

3.外来文件：从公司外部接收的文件，如政府部门文件、行业协会文件、合作伙伴来函等，对公司工作具有参考或指导作用。

（二）文件编号

1.行政文件编号：采用年份+部门代码+序号的方式。例如，2023年总经理办公室发布的第5号文件编号为2023-ZL-05。其中，ZL为总经理办公室代码，具体部门代码由办公室统一制定并公布。

2.业务文件编号：根据业务类型和文件顺序进行编号。例如，市场部2023年第3份合同编号为SC-2023-03，SC为市场部业务代码。

3.外来文件编号：按照接收顺序进行编号，格式为WL-年份+序号。例如，2023年接收的第8份外来文件编号为WL-2023-08。

三、文件起草与审核

（一）起草

1.文件起草由相关部门或人员负责，应根据工作需要和领导要求，准确表达意图，内容完整、逻辑清晰、语言规范。

2.涉及多个部门的文件，由主办部门牵头组织起草，并征求相关部门意见。

3.重要文件的起草应进行充分的调研和论证，确保文件的科学性和可行性。

（二）审核

1.文件起草完成后，应提交部门负责人进行初审，重点审核文件内容是否符合部门职责和工作实际，格式是否规范等。

2.涉及公司重大事项、政策法规、重要决策等文件，需提交办公室审核把关，办公室审核通过后，报公司领导审批。

3.审核人员应认真履行职责，对文件内容的准确性、合法性、合规性等进行严格审查，提出修改意见和建议，确保文件质量。

四、文件审批与印发

（一）审批

1.文件经审核后，按照公司规定的审批流程进行审批。一般文件由部门负责人审批；重要文件需经分管领导、总经理审批。

2.审批人应认真阅读文件内容，签署明确的审批意见，对文件的真实性、准确性、完整性负责。

（二）印发

1.经审批后的文件，由办公室负责印发。办公室应根据文件内容和印发范围，选择合适的印发方式，如打印、复印、电子文档发送等。

2.文件印发时，应确保格式规范、排版整齐、文字清晰。对于纸质文件，应按照规定的份数进行打印，并加盖公司印章或相关部门印章。

3.办公室应建立文件印发登记台账，记录文件名称、编号、印发日期、印发份数、发放范围等信息，便于查询和统计。

五、文件传递与签收

（一）传递

1.文件传递应通过公司内部邮件系统、公文交换平台、专人送达等方式进行，确保文件及时、准确传递到接收部门或人员手中。

2.对于紧急文件，应采用优先传递方式，确保文件在最短时间内送达。

（二）签收

1.文件接收部门或人员应及时签收传递的文件，并在文件传递记录上签字确认。

2.签收人应对收到的文件进行认真核对，检查文件的完整性、准确性，如发现问题应及时与发文部门沟通解决。

六、文件使用与保管

（一）使用

1.各部门和人员应严格按照文件规定的使用范围使用文件，不得擅自扩大使用范围或改变文件用途。

2.文件使用过程中，应妥善保管，不得损坏、丢失、涂改文件内容。如需借阅文件，应按照公司规定的借阅流程办理借阅手续。

3.对于涉及公司机密的文件，应严格遵守公司保密制度，在规定的保密场所使用，严禁外传。

（二）保管

1.公司文件实行集中保管制度，办公室负责建立文件档案室，统一存放各类文件。

2.文件应