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关于规范公司档案管理的工作方案

?一、引言

档案是公司发展历程的真实记录，是企业重要的信息资源。规范公司档案管理工作，对于维护公司历史真实面貌、服务公司各项工作开展、保障公司合法权益具有重要意义。为进一步加强公司档案管理，提高档案管理水平，特制定本工作方案。

二、工作目标

1.建立健全档案管理制度体系，确保档案管理工作有章可循。

2.完善档案管理组织架构，明确各部门职责分工，形成协同工作机制。

3.加强档案收集、整理、保管、利用等环节的规范化操作，提高档案质量。

4.推进档案信息化建设，实现档案资源的数字化存储和高效利用。

5.提高全体员工的档案意识，形成自觉归档、规范使用档案的良好氛围。

三、工作原则

1.统一领导、分级管理原则。公司档案工作实行统一领导，各部门分级负责本部门档案的管理工作。

2.完整准确、系统安全原则。确保档案的完整性、准确性，维护档案的系统性和安全性，防止档案丢失、损坏和泄密。

3.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便公司员工和相关部门查阅利用档案。

四、工作内容与步骤

（一）制度建设阶段（[具体时间区间1]）

1.成立档案管理制度修订小组，由公司办公室牵头，各相关部门负责人参与。

2.全面梳理现行档案管理制度，结合公司实际情况和国家法律法规要求，查找制度漏洞和不足之处。

3.参考同行业先进档案管理经验，修订完善档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、利用等方面的管理制度，明确各项工作的流程和标准。

4.制定档案管理考核办法，将档案管理工作纳入各部门绩效考核体系，确保制度的有效执行。

（二）组织架构优化阶段（[具体时间区间2]）

1.明确公司档案管理工作的归口管理部门为办公室，负责统筹协调公司档案管理工作。

2.在办公室设立档案管理岗位，配备专职档案管理人员，负责公司档案的日常管理工作。

3.各部门指定一名兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并定期向公司档案室移交档案。

4.建立档案管理工作网络，明确各部门兼职档案员的职责和工作流程，加强沟通与协作。

（三）档案收集与整理阶段（[具体时间区间3]）

1.明确档案收集范围

-行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、领导批示、人事档案、印章管理等相关资料。

-业务管理类：涵盖市场营销、生产管理、质量管理、财务管理、技术研发等业务活动中形成的各类文件、合同、报表、图纸等。

-项目管理类：针对公司各类项目，收集项目立项、可行性研究、设计方案、招投标文件、项目实施过程中的各类文档以及项目验收文件等。

-其他类：如公司荣誉证书、资质证明、对外宣传资料、员工培训资料等。

2.规范档案整理要求

-按照档案形成的时间顺序、来源、内容等要素进行分类整理，确保档案分类科学、合理。

-对每份档案进行编号，编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于检索。

-档案应使用统一规格的档案盒、文件夹进行装盒、装订，盒脊和文件夹封面应标注档案类别、编号、题名等信息。

3.开展档案清查工作

-各部门对本部门现存档案进行全面清查，按照档案收集范围和整理要求，对档案进行分类、编号、编目，确保档案资料的完整性和准确性。

-办公室组织专人对各部门档案清查情况进行检查和指导，对清查中发现的问题及时督促整改。

（四）档案保管与信息化建设阶段（[具体时间区间4]）

1.档案保管环境建设

-设立专门的档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设施、温湿度控制设备等，确保档案存放环境安全、适宜。

-建立档案借阅登记制度，严格控制档案的借阅范围和借阅期限，确保档案的安全。

2.档案信息化建设

-制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务和步骤。

-建立档案管理信息系统，实现档案的数字化录入、存储、检索和利用。将纸质档案扫描成电子文档，按照档案分类体系进行存储，并建立相应的索引数据库，方便查询和使用。

-加强档案数据的安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，防止数据丢失和泄露。

（五）档案利用与服务阶段（长期）

1.建立档案利用制度

-明确档案利用的范围、程序和审批权限，规定公司内部员工、外部单位查阅利用档案的具体要求。

-为档案利用者提供必要的服务，如查阅场所、复印设备等