006文件与记录管理程序.doc

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深圳市浩丰达爆破工程有限公司

文件编号

QEOP-028

生效日期

2005.09.26

标题

产品监视和测量控制程序

修订状态

A/0

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文件与记录管理程序

1目的

1.1确保公司管理体系有效运行的场所都使用相应文件化信息的有效版本。

1.2确保失效或作废的文件化信息及时从所有发放和使用场所收回或采用其它办法以确保作废、失效文件不被误用。

1.3确保任何作为其它用途而保存的作废文件化信息得到适当的控制。

1.4确保记录完整性，保存期限及存档次序等，从而对公司记录进行有效的管理和控制，提供产品和服务质量符合要求和管理体系有效运行的证据。

2范围

本管理程序适用于公司以任何载体出现的与管理体系运行和服务质量有关的管理手册、管理程序、规范、作业指导书、报告、记录、技术文件/资料、客户文件、相关外来文件、标准、纸质文件、电子文档、磁性的、计算机盘片、图样、照片、标准样件等文件化信息的控制。

3术语和定义

本管理程序采用：

GB/T19000-2016质量管理体系基础和术语

GB/T19001质量管理体系要求

GB/T19011管理体系审核指南

GB/T22116企业信用等级表示方法

GB/T22117-2018信用基本术语

GB/T23793合格供应商信用评价规范

GB/T23794企业信用评价指标

GB/T33718-2017企业合同信用指标指南标准

中的术语及定义。

4职责

4.1办公室负责对体系文件化信息、行政人力资源文件化信息、法规性文件化信息、相关外部性文件化信息及其他文件化信息进行统一的归口管理。

4.2销售部负责对市场销售服务合同进行管理。

4.3工程部对外来技术要求及相关文件化信息资料进行管理。

5工作流程及要求

5.1文件的管理要求

5.1.1编写格式

a.文件信息：

(1)文件编号：界定文件的类型、权责部门及序号，用以不同文件的区分。

(2)发布日期：界定文件发行的生效日期。

(3)页次：界定文件的总页数及每一页在文件中所处的位置。

(4)版本：界定同一文件的更新状况。

b.文件内容：

(1)目的：编写文件的目的或意图。

(2)范围：叙述规范适用的区域、部门、人员或业务范围。

(3)术语和定义：说明一些不常用或易混淆的字义。

(4)职责：叙述涉及该项业务范围的人员（职称）或部门的权责。

(5)工作流程及要求：叙述那些特定人员何种时机或状况，以何种方式执行某件得特定运作，并产生何种记录或报告。

(6)记录：将文件中所述的作何记录所使用的窗体逐一列出。

c.文件排版要求：

（1）文件上、下、左、右边距设置为25mm。

（2）文件标题字体设置为黑体3号，

（3）文件编号、正文内容设置为宋体5号字。正文行距固定值20，

5.1.2文件的编制、审核、批准权限：

文件类别

编制

审核

批准

文件工程部门

管理体系总则

编写小组

管理体系负责人

总经理

办公室

管理规范、规范

部门编写小组

管理体系负责人

总经理

办公室

工作指导文件

部门编写小组

部门负责人

管理体系负责人

办公室

工艺技术资料

部门编写小组

部门负责人

管理体系负责人

办公室

5.1.3文件的新增流程：

5.1.3.1各部门如需编制文件用以指导其工作时，由各部门指定专人编制文件，填写《文件新增/修改/废止申请表》提出新增申请。

5.1.3.2《文件新增/修改/废止申请表》须由部门负责人审核后，交由新增文件相关部门负责人会签呈管理体系负责人或其代理人核准后交办公室。

5.1.3.3如文件在会签时发生争议，则需交由管理体系负责人或其代理人进行最终裁决。

5.1.3.4文件会签好后交由办公室依文件编制的相关规范编制文件，并办理发放作业。

5.1.4文件的修订：

5.1.4.1如文件已不适用或跟实际作业不相符时，须由相关部门填写《文件新增/修改/废止申请表》提出修改申请。

5.1.4.2《文件新增/修改/废止申请表》须经本部门负责人审核后，交由各与文件内容相关的部门负责人会签并呈管理体系负责人或其代理人核准后交文控员。

5.1.4.3如修改文件在会签时发生争议，则需交由管理体系负责人或其代理人最终裁决。

5.1.4.4文件会签好后交由办公室进行文件的修订作业，并进行发放/回收处理。

5.1.5文件的版本管理：

5.1.5.1所有文件的第一次正式发行的版本为A/0版。

5.1.5.2如文件有修改时，修改单位应视其修改内容的多少在《文件新增/修改/废止申请表》的“版本变更”栏上注明修改版本或者修改版次，当修改版本时，则版本变更为B0?C0……依此类推；当修改版次时，则版次变更为A1、A2……依此类推。

5.1.5.3版本修订原则