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展会管理规定

??一、总则

1.目的

为了规范公司展会活动的组织、策划、执行与管理，确保展会活动的顺利进行，提升公司品牌形象，拓展业务渠道，实现展会活动的预期目标，特制定本规定。

2.适用范围

本规定适用于公司主办、协办或参加的各类展会活动。

3.基本原则

展会活动应遵循合法合规、目标明确、注重实效、统筹规划、勤俭节约的原则。

二、展会活动组织架构与职责

1.展会活动领导小组

组成：由公司高层管理人员组成，通常包括总经理、副总经理等相关领导。

职责

负责展会活动的整体决策与指导，确定展会活动的战略目标、预算安排、重要合作与资源调配等重大事项。

协调解决展会活动过程中出现的重大问题和跨部门协调事项。

对展会活动的整体效果和目标达成情况进行评估与决策。

2.展会活动项目组

组成：根据展会活动的规模和需求，由市场营销部、产品研发部、设计部、客服部、财务部等相关部门人员组成。项目组设项目经理一名，负责展会活动的整体策划与执行。

职责

项目经理

制定展会活动的详细策划方案，包括展会主题、展示内容、活动安排、宣传推广计划、预算计划等，并提交领导小组审核。

组织项目组各成员按照策划方案开展工作，协调各部门之间的沟通与协作，确保展会活动各项任务按时、高质量完成。

负责展会活动现场的整体统筹与指挥，及时处理现场突发情况，确保展会活动顺利进行。

对展会活动进行总结与评估，分析活动效果，总结经验教训，为后续展会活动提供参考。

市场营销部

负责展会活动的市场调研与分析，了解行业动态、竞争对手情况以及目标客户需求，为展会活动策划提供市场依据。

制定展会活动的宣传推广方案，包括线上线下宣传渠道选择、宣传资料制作、广告投放等，提高展会活动的知名度和影响力。

负责收集潜在客户信息，在展会活动期间进行客户接待与洽谈，促进业务合作。

产品研发部

根据展会活动需求，提供展示产品的技术资料、产品介绍等相关内容，确保展示产品信息准确、完整。

安排技术人员在展会活动现场，为客户提供产品技术咨询与解答，展示公司产品的技术实力和优势。

设计部

负责展会活动的整体视觉设计，包括展位设计、宣传资料设计、展示道具设计等，确保展会活动的视觉形象符合公司品牌风格，吸引观众注意力。

按照设计方案进行展位搭建、展示道具制作等工作，确保设计效果在展会现场得到完美呈现。

客服部

在展会活动现场负责客户接待工作，包括引导客户参观展位、解答客户疑问、收集客户反馈等，为客户提供优质的服务体验。

对展会活动期间收集到的客户信息进行整理与分析，及时反馈给相关部门，以便后续跟进与服务。

财务部

负责展会活动的预算编制、成本控制与费用核算工作。根据展会活动策划方案，合理制定预算计划，并在活动执行过程中严格监控费用支出，确保费用控制在预算范围内。

负责与展会主办方、合作伙伴等进行财务结算工作，确保资金往来清晰、准确。

三、展会活动策划与准备

1.展会信息收集与分析

市场营销部应及时收集各类展会信息，包括展会名称、时间、地点、主题、规模、参展范围、目标受众、主办方背景等。

对收集到的展会信息进行详细分析，评估展会与公司业务目标的契合度、参展价值和潜在收益，确定是否参展以及参展的重点方向。

2.展会活动目标设定

根据公司业务发展战略和市场需求，结合展会特点，明确展会活动的具体目标，如提升品牌知名度、拓展客户资源、推广新产品、达成合作意向等。

目标应具体、可衡量、可实现、有时限（SMART原则），以便为展会活动策划和效果评估提供明确依据。

3.展会活动策划方案制定

项目经理组织项目组各成员共同制定展会活动策划方案，内容应包括但不限于：

展会主题：简洁明了、突出公司核心价值和展会亮点，能够吸引目标受众的关注。

展示内容：确定参展产品、技术、服务等展示内容，突出公司优势和特色，根据展位空间合理规划展示布局。

活动安排：策划展会期间的各类活动，如新品发布会、技术研讨会、互动体验活动、抽奖活动等，以增加展会的吸引力和参与度。

宣传推广计划：制定展会前、展会期间和展会后的宣传推广策略，明确宣传渠道、宣传内容、宣传时间节点等，提高展会活动的曝光度。

人员安排：确定展会活动期间各岗位人员的职责分工和工作安排，确保各项工作有人负责、有序进行。

预算计划：详细编制展会活动的预算，包括展位租赁费用、展位搭建费用、展品运输费用、宣传推广费用、人员差旅费用、活动费用等各项开支，确保预算合理、准确。

4.展会活动筹备工作

展位预订与设计

根据展会活动策划方案，及时预订合适的展位。与展会主办方沟通展位位置、面积、形状等细