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档案整理分类方案

??一、引言

档案作为组织或个人在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，对于了解过去、指导现在和规划未来都有着重要意义。为了实现档案的科学管理和有效利用，制定一套合理的档案整理分类方案是必不可少的。本方案旨在明确档案的分类原则、方法和具体类目设置，确保档案整理工作的规范化、标准化和系统化。

二、分类原则

1.遵循档案形成规律：按照档案形成的时间顺序、来源渠道、业务流程等自然规律进行分类，以便更好地反映档案的历史联系和发展脉络。

2.结合实际需求：充分考虑组织或个人的业务特点、管理要求以及档案利用的实际需求，使分类方案具有实用性和可操作性。

3.保持相对稳定：分类方案一经确定，应在一定时期内保持相对稳定，避免频繁变动，以保证档案整理工作的连续性和一致性。

4.便于管理和利用：分类方法应简洁明了，类目设置应层次清晰，便于档案的整理、编目、存储和检索，提高档案管理工作效率和档案利用效果。

三、分类方法

本方案采用年度机构（问题）保管期限分类法，即将档案先按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）进行分类，最后根据档案的保管期限确定不同的保管类别。

1.年度分类：以文件形成的自然年度为依据进行分类，如2020年、2021年等。对于文件形成时间跨越两个年度的情况，一般归入文件签发日期所在的年度；如果难以确定签发日期，则归入文件定稿日期所在的年度；对于跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；对于跨年度的案件材料，归入结案的年度。

2.机构（问题）分类：

机构分类：按照组织内部的机构设置进行分类。适用于机构相对稳定、业务分工明确且档案数量较多的情况。例如，某公司可分为行政部、财务部、人力资源部、市场部、研发部等机构类别，每个机构下再按业务范围和档案内容细分具体类目。

问题分类：按照档案所反映的问题或业务性质进行分类。适用于机构设置不够稳定或档案数量较少的情况。如可分为行政管理、财务管理、人力资源管理、市场营销、产品研发等问题类别，每个问题类别下再进一步细分具体内容。

3.保管期限分类：根据档案的重要程度和历史价值，将档案的保管期限划分为永久、长期和短期三种。

永久保管：凡是反映本组织主要职能活动和历史面貌，对本组织、国家和社会具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。如组织成立、合并、撤销等重大事件的文件材料，重要的合同协议、财务报表、人事任免文件等。

长期保管：对本组织在一定时期内具有重要查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限一般为1650年。如一般性的业务文件、会议记录、统计报表等。

短期保管：对本组织在较短时间内具有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限一般为515年。如临时性的通知、便函、一般性的事务性文件等。

四、具体类目设置

（一）行政管理类

1.综合管理

组织沿革：包括组织成立、变更、撤销等过程中形成的文件材料，如章程、决议、批复、通知等。

工作计划与总结：年度、季度、月度工作计划、总结，以及专项工作计划、总结等。

大事记：记录组织重要事件、活动的大事记。

规章制度：组织制定的各项规章制度、管理办法、实施细则等。

会议文件：组织召开的各类会议的通知、议程、报告、决议、纪要等。

重要活动文件：组织开展的重大活动，如庆典、表彰、调研等活动形成的文件材料。

2.行政事务

公文处理：收文、发文登记，文件传阅、批示、承办等记录，以及公文归档清单等。

机要保密：机要文件收发、传递、保管记录，保密制度、措施，保密检查记录等。

印章管理：印章使用申请表、登记册，印章刻制、启用、更换、废止等文件材料。

办公用品管理：办公用品采购计划、申请单、发放记录，办公用品库存清单等。

车辆管理：车辆购置、调配、维修、使用记录，车辆保险、年检等文件材料。

档案管理：档案管理制度、档案整理分类方案、档案移交清单、档案利用记录等。

信访工作：群众来信、来访登记，信访处理结果记录，信访案件卷宗等。

（二）财务管理类

1.预算管理

预算编制：年度预算编制说明、预算报表，预算调整报告、审批文件等。

预算执行：预算执行情况分析报告，预算执行过程中的相关文件、报表等。

2.会计核算

会计凭证：原始凭证、记账凭证，会计凭证汇总表等。

会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账等。

财务报表：资产负债表、利润表、现金流量表等年度、季度、月度财务报表，以及财务报表附注等。

财务审计报告：内部审计报告、外部审计报告，审计整改记录等。

3.资金管理

资金收支：资金收入、支出凭证，银行对账单，资金结算清单等。

资金审批：资金申请单、审批文件，资金使用计划等。

融资管理：融