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采购合同管理制度

??一、总则

1.目的

为加强公司采购合同管理，规范采购合同签订、履行、变更、终止等行为，防范采购风险，维护公司合法权益，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司及所属各部门签订的各类采购合同，包括但不限于物资采购合同、服务采购合同等。

3.基本原则

采购合同的签订与履行应遵循合法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则。

二、职责分工

1.采购部门

负责采购合同的起草、谈判、签订、执行及跟踪管理。

收集、整理供应商信息，建立供应商档案，对供应商进行评价与管理。

及时向相关部门反馈采购合同执行情况，协调解决合同履行过程中出现的问题。

2.法务部门

参与采购合同的起草、审核，提供法律意见和建议。

对重大采购合同进行合法性审查，防范法律风险。

协助处理采购合同纠纷，提供法律支持和服务。

3.财务部门

参与采购合同的审核，对合同中的付款条款进行审查。

负责采购合同款项的支付审核与结算，确保资金安全。

对采购合同执行情况进行财务分析和监督。

4.其他部门

根据业务需要，配合采购部门做好采购合同的相关工作，如提供技术要求、验收标准等。

三、合同签订管理

1.合同起草

采购部门应根据采购需求和谈判结果，起草采购合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务、采购标的、数量、质量、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等主要条款。

合同文本应使用规范的语言文字，避免模糊不清、歧义或容易引起纠纷的表述。

2.合同审核

采购合同起草完成后，应提交相关部门进行审核。审核内容包括合同的合法性、合规性、合理性、完整性等。

法务部门重点审核合同的法律条款，确保合同符合法律法规的要求，避免法律风险。

财务部门重点审核合同的付款条款，确保付款方式、付款时间等符合公司财务制度和资金安排。

其他相关部门根据职责对合同涉及的专业条款进行审核，如技术部门审核技术要求、质量标准等，使用部门审核采购需求的合理性等。

审核部门应在规定的时间内完成审核，并提出审核意见。采购部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，确保合同质量。

3.合同签订

经审核通过的采购合同，由采购部门负责人与供应商法定代表人或授权代表签订。签订合同时，双方应加盖单位公章或合同专用章，并由法定代表人或授权代表签字。

合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门，确保各部门了解合同内容，做好合同执行的准备工作。

四、合同履行管理

1.供应商管理

采购部门应建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、合作历史等。

定期对供应商进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格水平等。根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。

与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营状况和市场变化情况，确保供应商能够按时、按质、按量履行合同义务。

2.订单下达与跟踪

采购部门应根据采购合同和实际需求，及时向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购标的、数量、交货时间、交货地点等具体要求，并经供应商确认。

建立采购订单跟踪机制，定期对采购订单的执行情况进行跟踪和检查，及时掌握供应商的备货、生产、运输等进度。如发现问题，应及时与供应商沟通协调，采取相应的措施解决问题，确保采购订单按时、按质、按量完成。

3.到货验收

采购物资到货前，采购部门应通知相关部门做好验收准备工作。验收部门应根据采购合同和相关标准，对采购物资的数量、质量、规格型号等进行验收。

验收合格的物资，验收部门应出具验收报告，并办理入库手续。验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商更换、补货或退货等，并跟踪处理结果。

对重大采购项目或关键物资，可邀请专业机构或专家参与验收，确保验收结果的客观、公正。

4.付款管理

财务部门应根据采购合同和验收报告，审核采购部门提交的付款申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。

严格控制付款进度，确保公司资金安全。对于预付款项，应在合同中明确预付款的比例和支付条件，并对供应商的预付款使用情况进行跟踪监督。对于货到付款或验收合格后付款的项目，应在收到供应商提供的发票和验收报告后，按照规定的流程办理付款。

如因特殊原因需要变更付款方式或时间，采购部门应与供应商协商一致，并签订补充协议，同时报财务部门备案。

五、合同变更与终止管理

1.合同变更

在采购合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同内容，采购部门应及时与供应商协商，并签订书面的合同变更协议。

合同变