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合同档案管理制度

合同档案是公司经营活动中合同签订、履行等全过程的原始记录，对公司的合规运营、风险防范及决策支持具有重要意义。为加强合同档案管理，维护公司合法权益，特制定本制度。

合同档案管理的职责分工

行政部门作为合同档案管理的统筹部门，负责制定和完善，对各部门合同档案管理工作进行指导、监督与检查。定期组织档案管理培训，提升各部门人员档案管理意识和技能。同时，负责档案存储环境的维护，确保档案安全。

各业务部门是合同档案的形成和收集主体，负责本部门合同的起草、签订、履行过程中的资料收集和初步整理工作。在合同签订后，按照规定及时将合同及相关资料移交行政部门存档。对移交档案的真实性、完整性负责。

财务部门在涉及合同款项支付、结算等环节，需妥善保存相关的财务凭证和记录。配合行政部门和业务部门进行合同档案的查询和核对工作，确保财务信息与合同档案信息的一致性。

合同档案的收集与整理

在合同签订前，业务部门应收集与合同相关的一切资料，包括但不限于项目意向书、可行性研究报告、对方当事人的主体资格证明文件（营业执照、资质证书等）、授权委托书、往来函件、谈判记录等。确保收集资料的真实性和完整性。

合同签订过程中，要留存合同正式文本。合同文本应包括合同名称、合同编号、双方当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等主要条款。合同文本应清晰、准确，避免歧义。对于合同的补充协议、变更协议等，也应作为合同档案的重要组成部分及时收集。

合同履行过程中产生的资料同样重要，如货物交付凭证（送货单、收货单等）、验收报告、质量检验报告、付款凭证、发票、往来邮件、会议纪要等。业务部门应安排专人负责对上述资料进行收集和整理，按照合同编号建立合同档案文件夹，将合同及相关资料分类存放。对资料进行初步的编目和索引，便于查找和管理。

合同档案的归档与保管

业务部门应在合同签订生效后的[X]个工作日内，将整理好的合同档案移交行政部门。移交时，需填写《合同档案移交清单》，详细列出移交档案的名称、数量、日期等信息，由移交人和接收人签字确认。

行政部门对接收的合同档案进行审核，检查档案的完整性和规范性。对于不符合要求的，及时退回业务部门补充完善。审核通过后，行政部门按照档案管理的相关规定，对合同档案进行分类、编号、装订和上架。根据合同的性质、业务类型、签订时间等因素进行分类，建立科学合理的分类体系。

为确保合同档案的安全，行政部门应设置专门的合同档案库房或档案柜，配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。对电子合同档案，要建立安全可靠的存储系统，进行定期备份，防止数据丢失和损坏。同时，严格控制档案库房的访问权限，非档案管理人员未经批准不得进入。

合同档案的借阅与查阅

公司内部人员因工作需要借阅或查阅合同档案的，需填写《合同档案借阅/查阅申请表》，注明借阅/查阅的原因、范围、期限等信息，经部门负责人批准后，到行政部门办理相关手续。

行政部门根据申请内容，审核借阅/查阅的合理性。对于符合要求的，提供相应的合同档案，并做好借阅/查阅登记。登记内容包括借阅/查阅人姓名、部门、时间、档案名称、数量等。

借阅合同档案的人员要妥善保管档案，不得损坏、涂改、丢失档案。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，需重新办理审批手续。查阅档案时，应在指定的地点进行，不得将档案带出指定区域。

合同档案的保密管理

合同档案中往往包含公司的商业秘密、客户信息等敏感内容，必须严格保密。所有接触合同档案的人员都应签订《保密协议》，明确保密义务和责任。

在档案的存储和传输过程中，要采取必要的保密措施。对于纸质档案，应存放在带锁的档案柜中；对于电子档案，要设置访问权限和加密措施，防止信息泄露。

未经公司授权，任何人不得将合同档案提供给外部单位或个人。如因工作需要向外部单位或个人提供部分合同信息的，需经公司高层领导批准，并签订保密协议。

合同档案的鉴定与销毁

定期对合同档案进行鉴定，由行政部门会同业务部门、法务部门等组成鉴定小组，根据合同的重要性、时效性、保存价值等因素，确定档案的保管期限和销毁范围。

对于保管期限已满且无保存价值的合同档案，经鉴定小组批准后，进行销毁处理。销毁档案时，要填写《合同档案销毁清单》，注明销毁档案的名称、数量、时间等信息。销毁过程要有两人以上监督，确保档案被彻底销毁。

合同档案管理的监督与考核

行政部门定期对各部门合同档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的收集、整理、归档、保管、借阅、保密等方面。对检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。

将合同档案管理工作纳入部门和个人的绩效考核体系，对在档案管理工作中表现优秀的部门和个人进行表彰和奖励；对档案管理不善，造成档案丢失、损坏、泄露等后果的，追究相关人员的责任。