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场所座位保密管理制度

一、总则

（一）目的

为加强公司场所座位的保密管理，确保公司商业秘密、敏感信息及员工个人隐私等得到妥善保护，防止信息泄露，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内所有办公场所、会议室、培训室、机房等涉及公司业务及信息的场所座位。

（三）基本原则

1.预防为主原则：通过完善管理措施、加强员工教育等手段，预防信息泄露事件的发生。

2.谁使用谁负责原则：座位使用者对其座位区域内信息的安全保密负责。

3.适度公开与最小化原则：在确保信息安全的前提下，根据工作需要适度公开信息，严格控制知悉范围，实现信息接触的最小化。

二、场所座位使用规范

（一）座位分配

1.根据公司组织架构、业务需求及人员配置情况，合理分配办公场所座位。新员工入职时，由行政部门按照规定安排座位。

2.对于涉及保密信息的岗位，优先安排在相对独立、易于保密管理的区域。

（二）座位调整

1.员工因工作需要调整座位时，需提前向所在部门负责人提出申请，经批准后，由行政部门统一安排。

2.在座位调整过程中，员工应及时清理原座位区域内的文件、资料等，确保无遗漏重要信息。

（三）临时座位使用

1.因特殊情况需使用临时座位的，须经所在部门负责人同意，并向行政部门备案。

2.使用临时座位期间，使用者应遵守本制度关于座位保密管理的各项规定，使用完毕后及时清理座位，恢复原状。

三、保密信息管理

（一）保密信息定义

1.公司商业秘密，包括但不限于产品研发资料、客户信息、营销计划、财务数据等。

2.尚未公开的公司战略规划、业务方案、技术秘密等敏感信息。

3.员工个人隐私信息，如身份证号码、联系方式、薪资待遇等。

（二）信息存放

1.涉及保密信息的文件、资料、存储设备等应妥善存放在座位抽屉、文件柜等安全保密的地方，确保加锁保管。

2.电子存储设备（如电脑、移动硬盘等）应设置密码保护，并定期备份重要数据。

（三）信息传递

1.在座位区域内传递保密信息时，应采用加密邮件、专人递送等安全方式，避免通过公共网络传输敏感信息。

2.如需在座位上讨论保密信息，应确保周围无无关人员，并注意控制音量，防止信息泄露。

（四）废弃信息处理

1.对于不再使用的保密文件、资料等，应及时进行销毁。可采用碎纸机粉碎、焚烧等方式进行处理，确保信息无法恢复。

2.电子存储设备中的废弃信息应进行格式化或删除，并进行数据覆盖处理，防止数据被恢复。

四、人员行为规范

（一）座位区域清洁

1.员工应保持座位区域的整洁卫生，定期清理桌面、文件柜等，确保无杂物堆积。

2.禁止在座位区域内乱扔垃圾、吐痰等不文明行为。

（二）访客管理

1.如有访客进入座位区域，员工应提前向所在部门负责人报告，并全程陪同。

2.访客应遵守公司相关规定，不得随意翻阅、拷贝座位区域内的文件、资料等。

（三）离开座位

1.员工离开座位时，应将重要文件、资料等妥善存放，关闭电脑、打印机等设备电源，并将椅子归位。

2.如离开时间较长（超过一小时），应将座位区域内的保密信息进行妥善保管，防止他人擅自接触。

（四）禁止行为

1.禁止在座位区域内私自安装、使用未经公司批准的软件、设备等，以免带来安全风险。

2.禁止在座位区域内进行任何形式的非法活动，如赌博、传播不良信息等。

3.禁止擅自将非本部门人员带入座位区域，尤其是涉及保密信息的区域。

五、监督与检查

（一）监督部门

公司行政部门负责对场所座位保密管理情况进行日常监督检查，人力资源部门、各业务部门予以配合。

（二）检查内容

1.座位区域内保密信息的存放、使用、传递及废弃处理情况。

2.员工对本制度的执行情况，包括座位使用规范、人员行为规范等。

3.安全保密设施设备的运行情况，如文件柜锁具、电脑密码等。

（三）检查方式

1.定期检查：行政部门每月组织一次全面的场所座位保密管理检查，形成检查报告。

2.不定期抽查：行政部门根据工作需要，不定期对部分座位区域进行抽查，及时发现问题并督促整改。

（四）问题处理

1.对于检查中发现的问题，行政部门应及时向相关责任人发出整改通知，要求限期整改。

2.对违反本制度的行为，将视情节轻重，按照公司相关规定给予警告、罚款、降职、辞退等处理；如给公司造成损失的，还应依法承担赔偿责任。

六、培训与教育

（一）培训计划

1.人力资源部门应制定年度场所座位保密管理培训计划，定期组织员工参加培训。

2.培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、信息安全知识、人员行为规范等。

（二）培训方式

1.集中培训：定期组织全