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商贸公司采购管理制度

总则

一、目的

为规范商贸公司的采购行为，加强采购管理，确保采购物资的质量、价格合理，提高采购效率，降低采购成本，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于商贸公司及其所属各部门的采购活动，包括原材料、零部件、设备、办公用品、劳务等各类物资的采购。

三、管理原则

1.公开、公平、公正原则：采购活动应遵循公开、公平、公正的原则，杜绝暗箱操作和不正当竞争行为。

2.择优原则：在保证质量的前提下，应选择价格合理、交货及时、服务良好的供应商。

3.节约原则：采购活动应注重节约成本，合理控制采购费用，提高资金使用效率。

4.合规原则：采购活动应遵守国家法律法规、公司规章制度和相关合同约定，确保采购行为的合法性和合规性。

四、管理机构与职责

1.采购管理部门

（1）公司设立采购管理部门，负责公司的采购管理工作，对采购活动进行统一规划、组织、协调和监督。

（2）采购管理部门的主要职责包括：制定采购计划、编制采购预算、组织采购招标、选择供应商、签订采购合同、验收采购物资、处理采购纠纷等。

2.需求部门

（1）各需求部门负责提出采购需求，填写采购申请单，并对采购物资的质量、规格、数量等进行审核和确认。

（2）需求部门应配合采购管理部门进行采购工作，提供必要的协助和信息，参与供应商的考察和评价等活动。

3.财务部门

（1）财务部门负责审核采购预算、控制采购费用、办理采购付款等工作，对采购活动的财务状况进行监督和管理。

（2）财务部门应参与采购合同的审核，确保采购款项的支付符合公司财务制度和相关合同约定。

4.审计部门

（1）审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购管理制度的执行情况，发现问题及时提出整改意见。

（2）审计部门应定期对采购活动进行审计，对采购过程中的违规行为进行查处，并追究相关人员的责任。

五、采购计划与预算

1.采购计划

（1）采购管理部门应根据公司的生产经营计划和库存情况，制定年度、季度和月度采购计划，明确采购物资的种类、数量、规格、时间等要求。

（2）采购计划应经公司领导审批后下达执行，各需求部门应严格按照采购计划进行采购，不得擅自变更采购计划。

2.采购预算

（1）采购管理部门应根据采购计划，编制年度、季度和月度采购预算，明确采购物资的预算金额和资金来源。

（2）采购预算应经公司领导审批后下达执行，各需求部门应严格控制采购费用，不得超预算采购。

（3）财务部门应对采购预算进行审核和控制，确保采购资金的合理使用。

六、供应商管理

1.供应商的选择

（1）采购管理部门应根据采购物资的种类和需求，制定供应商选择标准和评价指标，对供应商进行筛选和评价。

（2）供应商的选择应遵循公开、公平、公正的原则，通过招标、询价、比价等方式确定供应商，严禁私自确定供应商。

（3）供应商应具备相应的资质和信誉，能够提供符合质量要求的物资和服务，并且价格合理、交货及时。

2.供应商的评价与管理

（1）采购管理部门应建立供应商评价体系，对供应商的供货质量、交货期、价格、服务等方面进行定期评价和考核。

（2）根据供应商的评价结果，采购管理部门应对供应商进行分类管理，建立供应商档案，对优秀供应商进行重点扶持，对不合格供应商进行淘汰。

（3）供应商的评价结果应作为供应商选择和管理的重要依据，同时应及时反馈给供应商，促进供应商的改进和提高。

七、采购招标与合同管理

1.采购招标

（1）对于采购金额较大或重要的物资采购，应采用招标方式进行采购。

（2）采购招标应按照国家法律法规和公司规章制度的要求进行，公开招标信息，接受供应商的投标报价。

（3）采购招标应成立招标评审小组，对供应商的投标文件进行评审，确定中标供应商。

（4）招标评审小组应由采购管理部门、需求部门、财务部门、审计部门等相关人员组成，确保招标评审的公正性和客观性。

2.采购合同

（1）中标供应商确定后，采购管理部门应与供应商签订采购合同，明确采购物资的名称、规格、数量、质量、价格、交货期、付款方式等条款。

（2）采购合同应经公司领导审批后生效，采购管理部门应将合同副本分别发送给需求部门、财务部门和审计部门等相关部门备案。

（3）采购管理部门应加强对采购合同的执行情况进行跟踪和监督，确保供应商按照合同约定履行交货义务。

八、采购验收与付款

1.采购验收

（1）采购物资到达公司后，应由需求部门和采购管理部门共同进行验收。

（2）验收人员应按照采购合同的约定和相关标准对采购物资的数量、质量、规格等进行检验，填写验收单，并签字确认。

（3）如发现采购物资存在质量