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商贸公司进库管理制度

总则

一、目的

为规范商贸公司的进库管理工作，确保货物的安全、准确入库，提高仓储效率，特制定本管理制度。本制度旨在明确进库流程、责任分工、操作规范等方面的要求，以保障公司的正常运营和利益。

二、适用范围

本制度适用于商贸公司所有进库货物的管理，包括原材料、半成品、成品等各类物资。

三、管理原则

1.安全第一原则：进库管理应始终将货物的安全放在首位，采取有效的安全措施，防止货物被盗、损坏或丢失。

2.准确无误原则：进库过程中应确保货物的数量、规格、质量等信息准确无误，避免因信息错误导致的后续生产、销售等环节的问题。

3.高效便捷原则：进库管理应注重提高工作效率，简化操作流程，为公司的运营提供便捷的支持。

4.责任明确原则：明确各部门、各岗位在进库管理中的职责和权限，做到责任到人，避免出现推诿扯皮的现象。

进库流程

一、采购订单与到货通知

1.采购部门根据公司的生产、销售计划及库存情况，制定采购订单，并及时通知供应商发货。

2.供应商收到采购订单后，按照要求安排货物运输，并在货物到达前向商贸公司发送到货通知，包括货物的品名、规格、数量、预计到达时间等信息。

二、货物验收

1.货物到达后，仓储部门应及时安排人员进行验收。验收人员应核对货物的品名、规格、数量、包装等信息是否与采购订单和到货通知一致，如有不符，应及时通知采购部门和供应商处理。

2.对于需要进行质量检验的货物，应按照公司的质量检验标准进行检验。检验合格后，方可办理入库手续；检验不合格的货物，应及时通知采购部门和供应商处理，并做好记录。

3.货物验收合格后，验收人员应填写《进库单》，注明货物的品名、规格、数量、单价、金额、供应商等信息，并由验收人员和仓储部门负责人签字确认。

三、入库搬运与堆放

1.货物验收合格后，仓储部门应及时安排搬运人员将货物搬运至指定的仓库位置，并按照规定的堆放要求进行堆放。堆放时应注意货物的稳定性和安全性，避免货物倒塌或损坏。

2.对于特殊货物（如易燃易爆物品、有毒有害物品等），应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全措施。

3.仓储部门应定期对仓库内的货物进行盘点，确保货物的数量与《进库单》和库存台账一致。

四、入库信息录入与报表生成

1.货物入库后，仓储部门应及时将入库信息录入公司的仓储管理系统，并生成《进库报表》。《进库报表》应包括货物的品名、规格、数量、单价、金额、供应商、入库日期等信息。

2.《进库报表》应定期报送财务部门、采购部门等相关部门，以便各部门及时了解公司的进货情况。

责任分工

一、采购部门

1.负责制定采购计划和采购订单，确保采购的货物符合公司的生产、销售需求。

2.负责与供应商沟通协调，及时获取到货通知，并安排货物的运输和验收。

3.对采购的货物质量负责，如发现货物质量问题，应及时通知供应商处理。

二、仓储部门

1.负责货物的验收、搬运、堆放、保管等工作，确保货物的安全、准确入库。

2.负责建立和维护仓库的库存台账，及时更新库存信息。

3.定期对仓库内的货物进行盘点，确保货物的数量与《进库单》和库存台账一致。

4.负责与其他部门的沟通协调，及时反馈进库管理中存在的问题。

三、财务部门

1.负责对进库货物的价格进行审核和核算，确保进库成本的准确性。

2.负责对进库货物的发票进行审核和管理，确保发票的真实性和合法性。

3.定期对进库货物的账务进行核对和清理，确保账务的准确性和完整性。

四、其他部门

1.各部门应配合仓储部门的进库管理工作，及时提供相关的信息和支持。

2.如发现进库管理中存在的问题，应及时向仓储部门或相关部门反馈，以便及时解决。

操作规范

一、货物验收规范

1.外观检查：检查货物的外包装是否完好，有无破损、变形、受潮等情况；检查货物的标签、标识是否清晰，有无脱落、模糊等情况。

2.数量核对：核对货物的实际数量与采购订单和到货通知上的数量是否一致，如有不符，应及时通知采购部门和供应商处理。

3.规格检查：核对货物的规格、型号、尺寸等信息是否与采购订单一致，如有不符，应及时通知采购部门和供应商处理。

4.质量检验：对于需要进行质量检验的货物，应按照公司的质量检验标准进行检验。检验合格后，方可办理入库手续；检验不合格的货物，应及时通知采购部门和供应商处理，并做好记录。

二、入库搬运规范

1.搬运人员应具备相应的搬运技能和安全意识，遵守搬运操作规程，确保货物的安全搬运。

2.搬运过程中应轻拿轻放，避免货物碰撞、挤压、摔落等情况，防止货物损坏。

3.对于大型货物或重型货物，应使用合适的搬运工具和设