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原料采购合同管理制度

总则

一、目的

为规范公司原料采购行为，明确采购合同的签订、履行、变更、解除及管理等相关事宜，保障公司的合法权益，降低采购风险，提高采购效率，特制定本管理制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有原料采购合同的管理，包括原材料、零部件、辅料等各类物资的采购合同。

三、管理原则

1.合法合规原则：采购合同的签订和履行必须符合国家法律法规、行业规范和公司内部规章制度的要求。

2.公平公正原则：在采购合同的谈判和签订过程中，应保持公平、公正的态度，确保供应商的合法权益得到保障。

3.诚实守信原则：双方应诚实守信，履行合同约定的义务，不得有欺诈、违约等行为。

4.风险控制原则：通过对采购合同的管理，有效控制采购风险，降低采购成本，提高采购质量。

四、管理机构与职责

1.采购部门

（1）负责原料采购需求的提出、供应商的选择与评估、采购合同的起草与谈判。

（2）负责采购合同的签订、履行跟踪和验收工作。

（3）及时向相关部门反馈采购合同执行过程中的问题和风险。

2.法务部门

（1）负责对采购合同的合法性、合规性进行审核，提出法律意见和建议。

（2）参与采购合同的谈判，协助采购部门解决法律相关问题。

（3）对采购合同的履行情况进行监督，处理合同纠纷。

3.财务部门

（1）负责对采购合同的财务条款进行审核，包括付款方式、金额等。

（2）参与采购合同的签订，确保合同款项的支付符合公司财务制度。

（3）对采购合同的成本进行核算和控制。

4.其他相关部门

根据需要，其他相关部门应配合采购部门完成采购合同的相关工作，如技术部门提供技术标准和要求等。

合同的签订

一、合同的起草

1.采购部门根据采购需求和供应商的情况，起草采购合同文本。合同文本应包括合同的基本条款，如双方当事人的名称、住所、联系方式、合同标的、数量、质量、价款或者报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法等。

2.合同文本应使用规范的语言，表述清晰、准确，避免产生歧义。

3.对于重要的采购合同，采购部门应邀请法务部门参与起草，确保合同的合法性和合规性。

二、合同的审核

1.采购合同起草完成后，应提交给法务部门进行合法性审核。法务部门应重点审核合同的主体资格、合同条款的合法性、合规性、公平性等方面，提出审核意见和建议。

2.采购合同经法务部门审核通过后，应提交给财务部门进行财务条款审核。财务部门应重点审核合同的付款方式、金额、发票开具等方面，确保合同款项的支付符合公司财务制度。

3.对于重大的采购合同，还应提交给公司领导进行审批。审批通过后方可签订合同。

三、合同的签订

1.采购合同经审核通过后，由采购部门与供应商进行正式签订。签订合同应采用书面形式，双方当事人应签字或盖章。

2.采购合同签订后，采购部门应将合同副本分别发送给法务部门、财务部门和其他相关部门备案。

3.对于需要保密的采购合同，应按照公司的保密制度进行处理，确保合同内容的保密性。

合同的履行

一、合同的履行主体

1.采购合同的履行主体为公司和供应商，双方应按照合同约定履行各自的义务。

2.公司应指定专人负责采购合同的履行跟踪和管理，及时了解合同履行情况，协调解决合同履行过程中的问题。

二、合同的履行期限

1.双方应按照合同约定的履行期限履行合同义务，不得无故拖延或提前履行。

2.如因不可抗力等原因导致合同无法按时履行，应及时通知对方，并协商解决。

三、合同的履行地点

1.双方应按照合同约定的履行地点履行合同义务，如有变更应及时通知对方。

2.如因履行地点变更导致合同履行成本增加或其他损失，应由责任方承担。

四、合同的履行质量

1.双方应按照合同约定的质量标准履行合同义务，确保采购原料的质量符合公司的要求。

2.如因原料质量问题导致公司损失，公司有权要求供应商承担违约责任，并赔偿损失。

五、合同的履行验收

1.采购原料到货后，公司应按照合同约定的验收标准和程序进行验收。验收合格后，应及时办理入库手续；验收不合格的，应及时通知供应商进行处理。

2.如因验收问题导致合同无法按时履行，应及时通知对方，并协商解决。

六、合同的变更与解除

1.如因客观情况发生变化，需要变更或解除合同，应经双方协商一致，并签订书面协议。

2.如因一方违约导致合同无法履行，另一方有权解除合同，并要求违约方承担违约责任。

3.合同的变更与解除应按照合同约定的程序进行，并及时通知相关部门。

合同的管理

一、合同档案的建立

1.公司应建立健全采购合同档案管理制度，对采购合同进行分类、编号、归