职业技术学院资产管理档案管理工作细则​.doc

职业技术学院资产管理档案管理工作细则?

一、总则

1.为加强学院资产管理档案的科学管理，有效保护和利用档案信息资源，保障学院资产的安全与完整，根据国家有关法律法规及学院实际情况，特制定本工作细则。

2.资产管理档案是指学院在资产购置、验收、使用、维护、处置等全过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

3.资产管理档案管理工作遵循集中统一管理、真实完整、安全保密、便于利用的原则，确保档案管理工作规范化、制度化、科学化。

二、管理职责

1.资产管理部门职责

-负责制定和完善资产管理档案管理制度，并组织实施。

-对资产管理过程中形成的各类文件材料进行收集、整理、归档，并移交档案管理部门。

-协助档案管理部门对资产管理档案进行分类、编号、编目、装订等工作。

-负责建立资产管理档案检索工具，方便查询和利用。

-定期对资产管理档案进行清查核对，确保档案与实物资产相符。

2.档案管理部门职责

-负责接收、保管资产管理部门移交的档案，并对其进行审核、整理、上架。

-按照档案管理的有关规定，对资产管理档案进行分类、编号、编目、装订等规范化处理。

-建立健全资产管理档案保管制度，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。

-为学院各部门提供资产管理档案的查阅、借阅服务，并做好登记工作。

-定期对资产管理档案进行鉴定，按照规定对到期档案进行销毁处理。

三、档案收集与整理

1.收集范围

-资产购置相关文件：包括采购申请、采购合同、招投标文件、验收报告、发票等。

-资产登记信息：资产卡片、资产台账、资产编号等。

-资产使用与维护记录：使用部门领用记录、维修保养记录、设备运行日志等。

-资产处置文件：处置申请、评估报告、处置审批文件、处置协议等。

-其他与资产管理有关的文件材料，如资产清查报告、审计报告等。

2.收集要求

-各部门应指定专人负责资产管理文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整、准确。

-文件材料应保持原始风貌，不得随意涂改、伪造。

-电子文件应存储在规定的存储介质上，并注明文件名称、形成时间、来源等信息。

3.整理方法

-按照资产类别进行分类，如固定资产、流动资产、无形资产等。

-同一类资产按照形成时间先后顺序排列。

-对每份文件材料进行编号、编目，编制档案目录，目录内容应包括文件名称、文号、日期、来源、保管期限等。

-将整理好的文件材料装订成册，或装入档案盒，并在封面和侧面标明档案类别、编号、年度等信息。

四、档案归档与保管

1.归档时间

资产管理部门应在每年[具体时间]前，将上一年度整理好的资产管理档案移交档案管理部门。对于重要资产或紧急需要归档的文件材料，应及时移交。

2.归档手续

-资产管理部门移交档案时，应填写《资产管理档案移交清单》，一式两份，双方签字确认，各留存一份。

-档案管理部门接收档案后，应对档案的数量、质量进行核对，如发现问题应及时与资产管理部门沟通解决。

3.保管要求

-档案管理部门应设立专门的资产管理档案库房，配备必要的保管设备，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设施。

-资产管理档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。

-定期对档案进行检查和清点，发现档案损坏、丢失等情况应及时报告并采取措施进行处理。

五、档案利用与保密

1.利用方式

-学院内部各部门因工作需要查阅、借阅资产管理档案的，应填写《资产管理档案查阅/借阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理相关手续。

-查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出查阅场所。如需摘抄、复印档案内容，应经档案管理部门负责人批准。

-借阅档案的期限一般不超过[具体天数]，如需延期使用，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。归还档案时，档案管理部门应认真检查档案的完整性。

2.保密规定

-资产管理档案涉及学院的商业秘密和重要信息，档案管理人员和利用人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。

-对涉及保密内容的档案，应设置专门的保密标识，并采取加密存储、限制访问等措施。

-因工作需要向校外单位或个人提供资产管理档案的，应经学院主管领导批准，并签订保密协议。

六、档案鉴定与销毁

1.鉴定工作

-档案管理部门应定期组织对资产管理档案进行鉴定，一般每[具体年限]进行一次。