物业采购管理规章.doc

物业采购管理规章

一、总则

1.目的

为加强本物业公司采购管理，规范采购行为，确保采购工作的高效、透明、公正，降低采购成本，提高采购质量，满足公司日常运营及为业主服务的物资和服务需求，特制定本规章。

2.适用范围

本规章适用于本物业公司及下属各部门、各管理处涉及的所有采购活动，包括但不限于办公用品、维修材料、清洁用品、绿化物资、安保设备、服务类采购（如保洁服务外包、绿化养护服务外包、电梯维保服务等）。

3.采购原则

-合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。

-公平、公正、公开原则：在采购过程中，应保证所有符合条件的供应商享有平等的机会参与竞争，采购信息应适度公开，接受公司内部和相关方的监督。

-效益原则：以满足公司业务需求为前提，在保证采购物资和服务质量的基础上，追求采购成本的最小化，提高采购效益。

-诚信原则：公司采购人员及供应商应秉持诚信理念，如实提供信息，履行合同义务。

二、采购组织与职责

1.采购管理委员会

-组成：由公司总经理担任主任，副总经理担任副主任，各部门负责人为成员。

-职责：

-审议和制定公司采购管理政策、制度和流程。

-对重大采购项目（指采购金额达到一定标准或对公司运营有重大影响的项目）进行决策，包括供应商的选择、采购合同的签订等。

-协调解决采购过程中涉及多部门的重大问题和争议。

-监督采购部门的工作执行情况，对采购绩效进行评估和考核。

2.采购部门

-职责：

-负责制定采购计划，根据公司各部门提交的需求申请，结合库存情况，合理安排采购任务。

-建立和维护供应商数据库，对供应商进行筛选、评估、管理和淘汰。

-组织实施采购活动，包括询价、比价、议价、招标、谈判等，选择合适的供应商并签订采购合同。

-跟进采购订单的执行情况，确保物资按时、按质、按量到货，协调解决采购过程中的交货、质量等问题。

-负责采购发票的审核和采购款项的支付申请，确保采购资金的合理使用。

-定期对采购工作进行总结和分析，向采购管理委员会汇报采购工作进展和存在的问题，提出改进建议。

3.需求部门

-职责：

-根据工作需要，提前向采购部门提交采购需求申请，明确采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息。

-参与采购项目的技术评审和验收工作，提供专业的技术支持和意见。

-对采购物资和服务的使用情况进行反馈，协助采购部门处理质量问题和售后服务事宜。

三、采购计划管理

1.采购需求申请

-需求部门应根据工作实际需要，填写《采购需求申请表》，详细说明采购物资或服务的相关信息。对于常规采购项目，应提前[X]个工作日提交申请；对于紧急采购项目，应在申请表中注明紧急原因，并尽可能提前通知采购部门。

-《采购需求申请表》需经需求部门负责人审核签字后提交给采购部门。对于涉及金额较大或技术复杂的采购项目，还需经过公司相关领导审批。

2.采购计划制定

-采购部门收到各需求部门提交的《采购需求申请表》后，结合公司库存情况进行汇总分析。对于库存充足且能满足需求的项目，不再安排采购；对于库存不足的项目，纳入采购计划。

-采购部门根据物资和服务的需求紧急程度、采购周期等因素，制定月度、季度和年度采购计划。采购计划应明确采购项目、采购数量、预算金额、预计采购时间、供应商选择范围等内容。

-采购计划需报采购管理委员会审核批准。经批准后的采购计划作为采购部门开展采购活动的依据，原则上不得随意变更。如因特殊情况需要调整采购计划，需求部门应提交书面申请，说明调整原因，经采购管理委员会审批同意后，采购部门方可进行调整。

四、供应商管理

1.供应商开发

-采购部门通过多种渠道开发供应商，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加展会等方式收集供应商信息。

-对潜在供应商进行初步筛选，了解其基本情况，如企业资质、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。符合基本条件的供应商，采购部门应要求其填写《供应商信息登记表》，并提供相关证明材料，如营业执照副本复印件、税务登记证复印件、产品质量认证证书等。

2.供应商评估

-采购部门组织相关人员（包括需求部门技术人员、质量管理人员等）对初步筛选后的供应商进行实地考察或综合评估。评估内容主要包括：

-资质信誉：审查供应商的营业执照、经营许可证、税务记录、银行信用等级等，评估其经营合法性和信誉状况。