物业物资储备制度.doc

物业物资储备制度

物业物资储备制度

一、总则

1.目的

为加强本物业公司物资储备管理，确保在日常物业服务及应对各类突发情况时物资供应的及时性、充足性和有效性，提高公司应对风险的能力，保障小区物业服务工作的正常开展，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于本物业公司所有涉及物资储备的部门、岗位及相关人员。涵盖公司为开展物业服务活动而储备的各类物资，包括但不限于维修材料、清洁用品、安全防范设备、应急救援物资等。

3.基本原则

-科学性原则：物资储备的种类、数量和布局应基于科学分析和预测，结合小区实际情况及过往经验，确保储备合理、实用。

-实用性原则：储备物资必须紧密围绕物业服务工作需求，具备实际使用价值，能够切实解决工作中遇到的问题。

-动态管理原则：根据小区业务发展、季节变化、市场供应等因素，对物资储备进行动态调整和更新，确保物资始终处于适用状态。

-安全第一原则：物资储备过程中要高度重视安全问题，确保物资储存环境安全、物资本身质量安全，防止出现安全事故。

二、物资储备管理职责分工

1.行政部门

-负责制定和完善物资储备制度及相关流程，并监督各部门执行情况。

-协调各部门之间的物资储备工作，解决跨部门的物资储备问题。

-负责对公司整体物资储备状况进行定期检查和评估，向上级领导汇报物资储备工作情况。

-负责部分通用类行政物资的储备管理，如办公用品、办公设备等。

2.采购部门

-根据各部门提交的物资储备需求计划，结合市场供应情况，制定物资采购计划并组织实施。

-负责选择合格的供应商，建立并维护良好的供应商关系，确保物资采购的质量、价格和交货期。

-对采购回来的物资进行验收，确保物资符合采购要求和质量标准。

-及时掌握物资市场动态，为公司物资储备策略调整提供信息支持。

3.仓库管理部门

-负责物资仓库的日常管理，包括物资的入库、存储、保管和出库等工作。

-按照物资储备管理制度和相关流程，对物资进行分类存放、标识清晰，确保物资存放安全、有序。

-定期对仓库物资进行盘点，做到账物相符，及时发现和处理物资短缺、损坏等问题。

-负责仓库的安全管理，包括防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保物资储存环境符合要求。

4.各业务部门（维修部、保洁部、安保部等）

-根据本部门工作需求，定期制定物资储备需求计划，提交给采购部门。

-在日常工作中合理使用储备物资，避免浪费和不合理损耗。

-及时反馈物资使用过程中的问题和改进建议，协助采购部门优化物资采购种类和质量。

-在应急情况下，按照公司应急预案的要求，负责本部门储备物资的调配和使用。

三、物资储备计划管理

1.年度物资储备计划

-每年[具体时间]，各业务部门结合上一年度物资使用情况、本年度小区业务发展规划以及可能出现的突发情况等因素，对本部门全年所需储备物资进行详细分析和预测，制定本部门年度物资储备需求计划。

-需求计划应包括物资名称、规格型号、数量、预计使用时间、储备地点等详细信息。对于一些有保质期要求的物资，还需明确其合理的储备周期。

-各业务部门将年度物资储备需求计划提交给采购部门后，采购部门进行汇总和审核。采购部门根据市场供应情况、物资采购成本、公司资金状况等因素，对各部门的需求计划进行综合平衡和调整，制定公司年度物资储备计划草案。

-年度物资储备计划草案经行政部门审核后，报公司管理层审批。经审批通过的年度物资储备计划正式下达至各部门执行。

2.月度物资储备计划

-每月[具体时间]，各业务部门根据年度物资储备计划和当月实际工作需求，对月度物资储备需求进行细化和调整，制定本部门月度物资储备需求计划，并提交给采购部门。

-采购部门根据各业务部门的月度需求计划，结合仓库现有物资库存情况，制定公司月度物资采购计划。月度物资采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、供应商等信息。

-月度物资采购计划经行政部门审核后执行。采购部门按照计划组织物资采购，确保物资按时供应。

3.临时物资储备计划

-在日常物业服务工作中，如因突发紧急情况（如自然灾害、设备突发故障等）或临时性特殊任务（如小区大型活动等）导致需要临时增加物资储备时，相关部门应及时填写《临时物资储备需求申请表》，详细说明所需物资的名称、规格型号、数量、需求原因、预计使用时间等信息，并提交给采购部门。

-采购部门接到《临时物资储备需求申请表》后，应立即对需求进行评估。对于紧急需求的物资，采购部门应启动紧急采购程序，尽快采购