培训机构学员转班退班办理流程制度.doc

培训机构学员转班退班办理流程制度

一、总则

1.目的

为规范本培训机构学员转班、退班管理，保障学员和机构双方的合法权益，提高服务质量，依据相关法律法规及本机构办学宗旨，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于在本培训机构报名参加各类培训课程的所有学员。

3.指导原则

遵循公平、公正、公开的原则，以学员需求为导向，在符合机构运营规则的基础上，最大程度满足学员合理的转班、退班要求。同时，贯彻本机构“创新、高效、共赢、关爱”的企业文化，在处理转班、退班事务中展现人文关怀，维护良好的品牌形象。

二、组织架构与职责划分

1.咨询报名部门

负责接收学员转班、退班的初步咨询，解答学员疑问，收集学员转班、退班意向，并及时将相关信息传递给教学管理部门和财务部门。

2.教学管理部门

审核学员转班、退班申请，评估转班对教学安排和班级管理的影响，根据教学资源情况确定是否批准转班申请；对于退班申请，与学员沟通了解原因，协调相关部门处理后续事宜。

3.财务部门

负责核算转班、退班学员的费用，按照规定进行退费结算，并及时更新财务记录。

4.班主任团队

协助教学管理部门了解学员在班级中的学习情况，提供学员学习表现等相关信息，对于转班学员，做好交接沟通工作；对于退班学员，进行回访关怀。

三、管理流程

1.转班流程

-学员申请：学员向咨询报名部门提出转班意向，填写《学员转班申请表》，说明转班原因、期望转入的班级信息等。

-信息传递：咨询报名部门在收到申请后的一个工作日内，将申请表传递给教学管理部门。

-教学管理部门审核：教学管理部门在收到申请表后的三个工作日内，评估申请的合理性。考虑转入班级的名额限制、课程进度匹配度等因素。若同意转班，与转入班级的授课教师沟通协调；若不同意，需向学员说明原因。

-财务核算：若转班涉及费用差异，财务部门在教学管理部门批准转班后，核算费用差额，通知学员进行费用调整。

-手续办理：学员完成费用调整后，咨询报名部门为学员办理转班手续，更新学员信息档案，通知班主任和授课教师做好学员交接工作。

2.退班流程

-学员申请：学员向咨询报名部门提出退班申请，填写《学员退班申请表》，说明退班原因。

-沟通了解：咨询报名部门在收到申请后的一个工作日内，将申请表传递给教学管理部门。教学管理部门安排专人与学员沟通，了解退班的真实原因，尝试解决学员遇到的问题，挽留学员。若学员坚持退班，则进入下一步流程。

-审核批准：教学管理部门在沟通后的三个工作日内，作出是否批准退班的决定。批准后将申请表传递给财务部门。

-财务核算退费：财务部门根据学员已完成的课程进度、缴费情况等，核算应退费用，并在五个工作日内完成退费手续。

-手续办结：咨询报名部门在收到财务部门的退费完成通知后，更新学员信息档案，向学员发送退班确认通知，并安排班主任进行回访。

四、权利与义务

1.学员权利

-学员有权在符合规定的情况下，向机构提出转班、退班申请。

-对于转班、退班申请的审核结果，学员有知情权，若对结果有异议，有权进行申诉。

-按照规定获得及时、准确的费用核算和退费。

2.学员义务

-提出转班、退班申请时，需如实填写申请表，提供真实原因。

-遵守机构关于转班、退班的相关规定和流程，配合机构完成各项手续办理。

3.机构权利

-根据教学资源情况和管理需要，对学员的转班、退班申请进行审核和决定。

-对于因学员自身原因导致的转班、退班，按照规定收取或扣除相应费用。

4.机构义务

-及时、准确地处理学员的转班、退班申请，保障学员合法权益。

-向学员详细解释转班、退班相关规定和流程，提供必要的咨询服务。

五、监督与奖惩机制

1.监督机制

-设立专门的监督小组，由行政主管担任组长，成员包括各部门代表。负责定期检查转班、退班流程的执行情况，确保各部门按照规定操作。

-鼓励学员对转班、退班过程中的违规行为进行投诉和举报，监督小组在收到投诉后的五个工作日内进行调查处理，并向学员反馈处理结果。

2.奖励机制

-对于在转班、退班管理工作中表现出色，能有效协调各方关系，维护机构和学员利益，得到学员高度认可的员工，给予绩效加分、奖金等奖励。

-若部门在转班、退班管理工作中整体流程规范、效率高、投诉率低，给予部门团队奖励，如团建经费、荣誉证书等。

3.惩罚机制

-对于在转班、退班管理工作中违反规定，故意拖延、刁难学员，导致学员投诉的员工，视情节轻重给予绩效扣分、警告、罚款等处罚。

-若部门因管理不善，导致转班、退班流程混乱，