档案管理办法及实施细则.docxVIP

档案管理办法及实施细则

一、总则

为了加强本单位档案管理，有效地保护和利用档案，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》以及相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本办法及实施细则。本办法所指档案是指本单位在各项活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理工作实行集中统一管理原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

二、档案管理体制和人员职责

管理体制

本单位设立综合档案室，负责集中管理本单位的各类档案。各部门应明确一名兼职档案管理人员，负责本部门文件材料的收集、整理和移交工作，形成以综合档案室为中心，各部门协同配合的档案管理网络。

人员职责

1.综合档案室职责

-贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案工作规章制度和业务规范。

-负责接收、整理、保管和统计本单位的各类档案，确保档案的完整与安全。

-开展档案的编目、检索、编研等工作，积极提供档案利用服务。

-指导、监督和检查各部门的档案工作，开展档案业务培训。

-组织档案的鉴定和销毁工作。

-参与重大活动、项目档案的全程跟踪和指导。

2.各部门兼职档案管理人员职责

-负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类。

-按照规定的时间和要求，将整理好的文件材料移交综合档案室。

-配合综合档案室做好档案管理的相关工作。

三、档案的收集与整理

收集范围

1.行政管理类档案：包括本单位制定的规章制度、工作计划、总结、会议记录、统计报表、人员任免、考核奖惩等文件材料。

2.业务工作类档案：如业务活动中的合同、协议、项目方案、业务报告、调研资料等。

3.财务档案：会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算专业材料。

4.人事档案：职工的履历表、自传、鉴定、考核、任免、工资、职称、奖惩等材料。

5.声像档案：本单位在各项活动中形成的照片、录音、录像等资料。

6.电子档案：以电子形式存在的各类文件、数据等。

收集要求

1.各部门兼职档案管理人员应及时收集本部门在工作活动中形成的各种文件材料，确保材料的齐全完整。对于重要会议、重大活动等形成的文件材料，应在活动结束后及时收集。

2.收集的文件材料应真实、准确，字迹清晰，签字盖章等手续完备。对于破损、褪色的文件材料，应进行修复和复制。

3.电子文件的收集应保证其原始性、完整性和可读性，同时要做好存储和备份工作。

整理方法

1.纸质档案的整理按照年度-类别-保管期限进行分类。首先按年度分开，然后在每个年度内按照不同的类别进行整理，最后根据档案的保存价值确定保管期限，分为永久、长期（16-50年）和短期（15年及以下）。

2.对于每一类档案，应编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限等信息，便于检索和管理。

3.声像档案应按照时间顺序和内容进行分类整理，同时编写文字说明，注明时间、地点、人物、事件等信息。

4.电子档案应按照文件的性质和用途进行分类存储，并建立相应的索引和目录。

四、档案的归档与移交

归档时间

1.各部门兼职档案管理人员应在次年的3月底前，将上一年度整理好的文件材料移交综合档案室。

2.对于项目档案，应在项目结束后的2个月内完成归档和移交工作。

3.会计档案在会计年度终了后，可暂由会计部门保管1年，期满后编制清册移交综合档案室。

归档要求

1.移交档案时，应填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认，各执一份。

2.档案移交清单应详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。

3.移交的档案应装订整齐，编目清晰，便于保管和利用。

移交手续

1.各部门兼职档案管理人员将整理好的档案和档案移交清单一并移交给综合档案室。

2.综合档案室对移交的档案进行检查验收，如发现档案不符合要求，应及时退回相关部门进行整改。

3.验收合格后，综合档案室在档案移交清单上签字确认，完成档案的归档和移交工作。

五、档案的保管与保护

保管设施

综合档案室应具备符合档案保管要求的库房，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等设施设备。档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃-24℃，相对湿度控制在45%-60%。

档案装具

档案应使用符合国家标准的档案装具进行存放，如档案盒、档案柜等。档案盒应标注档号、题名、年度等信息，便于查找和管理。

日常保管

1.档案应按照分类和保管期限有序存放，定期进行检查和清点，确保档案的安全和完整。

2.对于破损、变质的档案，应及时进行修复和复制，以延长档案的使用寿命。

3.加强对档案的安全管理，严格执行档案库房的出入制度，非档案管