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企业行政规范文件管理及存档制度

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业行政类文件的管理流程，确保文件的系统性、安全性与可追溯性，提高工作效率，保障企业运营活动的有序开展，依据国家相关法律法规及企业实际运营需求，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于企业内部所有行政规范性文件的起草、审核、发布、分发、使用、修订、废止、归档及销毁等管理工作。各部门在执行过程中涉及的行政类文件，均须遵循本制度规定。

第三条基本原则

行政文件管理应遵循以下原则：

（一）统一管理原则：企业行政文件实行统一领导、分级负责的管理体制，确保管理标准一致。

（二）规范有序原则：文件的生成、流转、存档等各环节均需遵循既定流程，保证操作规范、有据可查。

（三）安全保密原则：严格执行保密规定，对涉密文件采取特殊管理措施，防止信息泄露。

（四）实用高效原则：文件管理应服务于企业运营，便于查阅与利用，提升工作效率。

（五）全程追溯原则：文件从产生到最终处置的全过程均应有记录，确保可追溯。

第二章管理机构与职责

第四条管理部门

企业行政部为本制度的归口管理部门，负责统筹、协调和监督全企业行政文件的管理工作。

第五条行政部职责

（一）负责本制度的制定、修订、解释与监督执行。

（二）负责企业级重要行政规范性文件的审核、编号、发布与存档。

（三）指导各部门开展文件管理工作，组织相关培训。

（四）对各部门文件管理情况进行定期检查与评估。

（五）负责过期或作废文件的统一处置与销毁工作。

第六条各部门职责

（一）指定专人（可兼职）负责本部门文件的日常管理工作，确保文件流转规范。

（二）按照本制度要求，做好本部门文件的起草、初审、呈批、分发、使用及临时存档。

（三）定期向行政部移交需永久或长期存档的文件。

（四）配合行政部开展文件管理检查与培训工作。

第三章文件的分类与编号

第七条文件分类

行政文件根据其性质与用途，主要分为以下几类：

（一）制度类：包括企业各项规章制度、管理办法、实施细则等。

（二）通知公告类：包括企业内部通知、公告、通报、会议纪要等。

（三）请示报告类：包括各部门向管理层提交的请示、报告等。

（四）合同协议类：包括各类行政服务合同、协议（非业务类）等。

（五）外来文件类：包括上级单位、政府部门等送达的需企业知晓或执行的文件。

（六）其他类：无法归入上述类别，但具有保存价值的行政文件。

第八条文件编号规则

为便于识别与管理，所有正式发布的行政文件均需进行统一编号。编号规则如下：

（一）编号结构：[企业简称]-[部门代码]-[文件类别代码]-[年份]-[顺序号]

（二）部门代码：由行政部统一制定并发布，如“XZ”代表行政部，“CG”代表采购部等。

（三）文件类别代码：制度类为“ZD”，通知公告类为“TZ”，请示报告类为“QS”，合同协议类为“HT”，外来文件类为“WL”，其他类为“QT”。

（四）年份：采用公历年份的后两位数字。

（五）顺序号：为当年该类别文件的流水号。

示例：某企业行政部2023年发布的第3个制度文件，编号可为“XX-XZ-ZD-23-003”。

（六）外来文件可参照上述规则，或根据文件来源单位的编号进行登记管理，并在接收时注明企业内部接收编号。

第四章文件的起草、审核与发布

第九条文件起草

（一）文件起草应遵循准确、简洁、规范的原则，内容明确，逻辑清晰。

（二）重要制度类文件的起草，应进行充分调研与论证，必要时征求相关部门意见。

（三）文件格式应符合企业统一规范，包括字体、字号、行距、页眉页脚等。

第十条文件审核

（一）部门内部审核：文件起草完成后，由部门负责人进行初审，重点审核内容的准确性、合规性及可行性。

（二）跨部门会签：涉及多个部门职责的文件，需经相关部门会签确认。

（三）行政部审核：行政部对文件的格式、编号、规范性及与其他制度的协调性进行审核。

（四）领导审批：根据文件的重要程度及企业审批权限规定，报请相应层级领导审批。

第十一条文件发布

（一）经最终审批通过的文件，由行政部统一编号、登记，并确定发布范围与方式。

（二）文件发布可通过企业内部办公系统、公告栏、邮件等方式进行，确保相关人员及时知晓。

（三）正式发布的文件应明确生效日期。

第五章文件的使用与分发

第十二条文件分发

（一）文件分发应根据发布范围进行，确保必要部门和人员获取。

（二）分发时应做好登记，记录接收部门、接收人及接收日期。

（三）对于涉密或重要文件，应指定专人负责分发，并要求接收人签字确认。

第十三条文件使用

（一）企业员工应妥善保管所接收的文件，不得随意涂改、复制、传播。

（二）文件内容为企业内部信息，未经许可，不得向外部单位或无关人员泄露。

（三）使用部门或个人发现文件存在疑问或错误，应及时向行政部或原起草部门反馈。

第六章