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备用金管理制度

第一章总则

第一条制度宗旨

为规范公司备用金的申领、使用、核算与监管流程，强化资金安全管控，提升资金使用效率，防范挪用、侵占等财务风险，依据《中华人民共和国会计法》《企业财务通则》及公司财务管理制度，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司集团总部、各子公司及事业部全体部门与正式员工，涵盖日常运营、应急处置等各类场景的备用金管理，包括现金、银行转账等形式的备用金运作全过程。

第三条术语定义

备用金：指公司预先拨付给内部部门或员工，用于满足日常零星开支、紧急采购、差旅费等即时性资金需求的专项款项，分为定额备用金与非定额备用金两类；

定额备用金：为经常产生零星开支的部门核定固定额度，使用后通过报销补足额度，保持额度长期固定的备用金形式；

非定额备用金：针对一次性或偶发性业务需求申领，使用后凭凭证一次性报销结清，下次使用需重新申领的备用金形式；

备用金管理人：经部门指定或公司授权，负责备用金申领、保管、使用登记及报销对接的专人。

第四条管理原则

合规可控原则：严格遵循国家财经法规与公司财务制度，所有操作经审批后执行，杜绝无授权使用；

定额管控原则：根据业务需求合理核定额度，避免资金沉淀，超额使用需专项审批；

专款专用原则：仅限获批用途使用，严禁用于个人支出、投资理财等非业务用途；

公开透明原则：备用金使用情况定期公示，接受财务部门与内部审计监督，确保流程可追溯。

第二章备用金核心管理规范

第五条额度核定标准

备用金类型

适用对象

额度核定依据

最高限额

有效期

定额备用金

行政部、后勤部等常需零星开支部门

近6个月平均零星开支×1.2倍

5万元

1年（每年复核调整）

定额备用金

一线车间（应急维修）

单批次维修最高预估费用

3万元

1年

非定额备用金

各部门单次业务

业务实际需求+历史数据验证

10万元（超限额需总裁审批）

单次业务周期（最长3个月）

非定额备用金

高管差旅

出差天数×日均标准+专项开支预估

无上限（需附详细预算）

出差周期

第六条申领条件与禁止情形

申领条件：

定额备用金：部门需提交《备用金定额申请表》，附近6个月开支明细及额度测算说明；

非定额备用金：需提供业务审批文件、费用预算清单等支撑材料，明确资金用途与使用计划；

备用金管理人需具备良好财务信用记录，无逾期未报销、挪用资金等违规记录。

禁止情形：

同一业务重复申领备用金；

既往备用金未结清且无合理理由；

用途模糊或不符合公司业务范围；

以虚构业务、夸大需求等方式骗取备用金。

第三章实施流程与操作规范

第七条分级审批流程

定额备用金申领流程：

申请人提交《备用金定额申请表》→部门负责人审核（真实性）→财务主管复核（额度合理性）→财务总监审批（10万元以下）/总裁审批（10万元及以上）→财务部门拨付资金→签订《备用金管理责任书》。

非定额备用金申领流程：

申请金额

审批节点

办理时限

适用表格

1万元以下

部门负责人→财务主管

1个工作日

《非定额备用金申请表》

1-5万元

部门负责人→财务主管→财务总监

2个工作日

《非定额备用金申请表》+预算清单

5万元以上

部门负责人→财务主管→财务总监→总裁

3个工作日

《非定额备用金申请表》+业务文件+预算清单

第八条资金拨付与保管规范

拨付方式：

5万元以下可申请现金拨付，需管理人现场签收；

5万元及以上通过银行转账至公司指定账户（禁止转入个人账户）；

拨付后财务部门需在1个工作日内更新《备用金台账》，记录申领人、额度、用途等信息。

保管要求：

现金备用金需存放于公司指定保险柜，由管理人专人保管，钥匙与密码分离；

建立《备用金使用登记薄》，逐笔记录支出时间、金额、用途及经办人；

银行账户备用金需设置双重权限管控，支取需管理人与部门负责人共同授权；

管理人变更需办理交接手续，填写《备用金交接清单》，经财务部门监交确认后方可离岗。

第九条报销与结清流程

报销时限：

定额备用金：每月末集中报销，凭当月支出票据补足额度；

非定额备用金：业务完成后15个工作日内办理报销，出差类业务返程后10个工作日内报销。

操作规范：

提交《备用金报销表》，附合法有效票据（发票、收据等）及使用说明；

票据需注明业务内容、日期，由经办人、部门负责人签字确认；

财务部门审核票据真实性、合规性，不符要求的需在3个工作日内退回补正；

报销金额超出申领额度的，需按新增额度重新履行审批流程；

未使用完毕的备用金需随报销一并退回，财务部门出具收款凭证。

第四章核算、监督与风险管控

第十条会计核算规范

财务部门通过“其他应收款—备用金”科目核算，按申领部门、管理人设置明细账；

定额备用金报销时直接补足额度，会计分录为