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授权签发管理制度

一、总则

（一）制度目的

为规范本单位各类文件、凭证、业务指令等的授权签发行为，明确授权权限、签发流程与责任边界，防范越权操作、责任不清等风险，保障单位经营管理活动合法合规、高效有序开展，结合本单位组织架构与业务实际，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于本单位各部门、各层级人员涉及的授权签发工作，涵盖但不限于：行政类文件（通知、公告、报告）、业务类凭证（合同、协议、采购订单）、财务类单据（付款申请、费用报销单）、审批类文件（项目立项批复、权限调整申请）、对外出具证明（资质证明、业务函件）等需经授权方可签发的事项，全体参与授权、签发及监督的人员均需严格遵守。

（三）核心依据

依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国民法典》（合同编）、《企业内部控制基本规范》及本单位《公司章程》《组织架构与岗位职责说明书》等法律法规与内部管理规定，确保授权签发工作合法、合规、可追溯。

（四）基本原则

1. 权责对等原则：授权范围与被授权人的岗位职责、工作能力相匹配，确保被授权人有能力承担相应责任，避免权限与责任失衡；

2. 适度授权原则：根据事项重要性、风险等级分级授权，核心业务（如大额资金支付、重大合同签订）需高层级授权，常规业务可下放至对应业务部门，避免过度集权或分权；

3. 书面授权原则：所有授权行为均需以书面形式（含电子授权文档，需符合电子签章规范）确认，明确授权内容、期限、权限边界，严禁口头授权；

4. 动态管理原则：根据人员岗位调整、业务变化、风险评估结果，及时调整授权范围与权限等级，确保授权内容与实际需求一致；

5. 全程追溯原则：建立授权签发台账，记录每笔授权事项的授权人、被授权人、签发内容、时间、审批节点等信息，确保全流程可追溯。

二、组织架构与职责

（一）决策与审批机构

6. 单位管理层（总经理办公会/董事会）：作为最高授权决策机构，负责审批重大事项授权（如大额资金支付权限、重大合同签订权限、对外投融资事项授权），审议年度授权方案调整，审批授权管理制度修订；

7. 分管领导：负责审批分管领域内的常规授权事项（如部门级业务文件签发授权、中等额度费用审批授权），监督分管部门授权签发制度执行情况，处理授权过程中的争议事项。

（二）牵头管理部门

行政部（或综合管理部）作为授权签发工作的牵头管理部门，具体职责包括：

8. 制定年度《授权签发方案》，明确各部门、各岗位的授权范围、权限等级、有效期限，报管理层审批后实施；

9. 负责授权文书的拟定、审核、发放与回收，建立《授权签发管理台账》，动态更新授权信息；

10. 组织授权签发制度培训，指导各部门规范开展授权工作，解答制度执行中的疑问；

11. 每季度开展授权签发工作检查，核查授权合规性、签发流程完整性，发现问题督促整改；

12. 受理授权调整、撤销申请，按审批流程办理权限变更手续，确保授权动态更新。

（三）协同部门职责

13. 业务部门：

◦ 根据业务需求向牵头管理部门提出授权申请，说明授权事项、理由、所需权限及期限；

◦ 规范执行本部门授权签发流程，确保签发人员在授权范围内操作，严禁越权签发；

◦ 人员岗位调整（如离职、调岗）时，及时回收原授权文书，向牵头管理部门申请权限变更或撤销；

◦ 留存本部门授权签发记录，配合牵头管理部门开展检查与追溯工作。

14. 财务部门：

◦ 负责财务类单据（付款申请、报销单、资金调拨单）的授权签发审核，确保签发人权限符合财务管理制度与本制度要求；

◦ 对无授权、越权签发的财务单据予以退回，记录异常情况并反馈牵头管理部门；

◦ 协助牵头管理部门制定财务领域授权等级标准（如按金额划分付款审批权限）。

15. 法务部门：

◦ 审核授权文书的合法性、合规性，确保授权内容不违反法律法规及公司章程；

◦ 对重大合同、对外法律文书的授权签发进行合规把关，提供法律意见；

◦ 协助处理授权签发引发的法律纠纷，明确责任归属。

16. 信息技术部门：

◦ 为电子授权系统（如OA审批系统、电子签章系统）提供技术支持，确保系统具备权限设置、操作记录、痕迹追溯功能；

◦ 维护授权人员账号权限，根据牵头管理部门通知及时调整系统权限（如人员离职后冻结账号）；

◦ 保障电子授权文档的存储安全，防止数据丢失或篡改。

（四）人员职责

17. 授权人：指授予他人签发权限的人员（如管理层、部门负责人），需对授权内容的合理性、必要性负责，定期检查被授权人权限使用情况，发现违规及时收回授权；

18. 被授权人：指获得签发权限的人员，需在授权范围内开展签发工作，严格遵守签发流程，留存签发记录，不得擅自转授权或越权操作，岗位调整时主动交还授权文书；

19. 审核人：指在签发流程中负责审核的人员（如部门副职、财务专员），需核查签发事项的合规性、授权的有效性，对不符合要