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2026年水果种植公司印章使用管理制度

第一章总则

第一条制度目的

为规范公司印章的刻制、保管、使用、变更与销毁全流程管理，防范印章滥用、冒用、遗失等风险，保障公司经营活动合法合规，维护公司财产安全与商业信誉，依据《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国印章管理办法》等相关法律法规，结合公司水果种植业务特点（涉及基地合作协议、物资采购合同、农产品销售合同等用印场景），制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于公司所有印章，包括公司公章、法定代表人印章、财务专用章、合同专用章、人事专用章、基地业务专用章（如各基地独立业务用章）等；涵盖印章从申请刻制到最终销毁的所有环节，涉及公司各部门（行政部、财务部、采购部、基地管理部等）及所有使用印章的员工。

第三条核心原则

统一管理原则：公司所有印章由行政部统一归口管理，其他部门不得擅自刻制、保管或使用未经审批的印章，确保印章管理集中可控。

专人保管原则：每枚印章指定唯一保管人，保管人需签订《印章保管责任书》，明确保管责任与风险承担，严禁擅自委托他人代管或随意放置。

审批用印原则：所有印章使用需经对应层级审批，严格按“申请-审核-审批-用印-登记”流程执行，无审批手续或审批不全的，严禁用印。

痕迹追溯原则：建立完整的印章使用登记台账，记录用印时间、用印事项、审批人、经办人、用印份数等信息，确保每一次用印都可追溯，便于事后核查。

第二章印章的刻制与保管

第四条印章刻制

印章刻制需由需求部门向行政部提交《印章刻制申请表》，说明刻制原因（如“新增基地需业务专用章用于当地采购合同签订”）、印章名称、规格、使用范围与保管部门，经行政部审核后，报公司总经理审批（公司公章、法定代表人印章需额外报董事会备案）。

审批通过后，由行政部统一委托具备合法资质的印章刻制单位刻制，刻制标准需符合国家规定（如公司公章直径不大于4.5厘米，文字清晰、边缘完整）；严禁部门或个人私自刻制印章，一经发现，立即收缴并追究相关人员责任，造成损失的，依法追偿。

印章刻制完成后，行政部需核对印章信息（名称、规格与申请一致），在《公司印章台账》中登记印章编号、刻制日期、保管人、使用范围等信息，方可交付保管部门使用。

第五条印章保管

印章保管实行“专人专管、专柜存放”：

（1）公司公章、法定代表人印章、合同专用章由行政部指定专人保管，存放于行政部带锁保险柜，保险柜钥匙由保管人随身携带，密码仅限保管人知晓，非工作时间（如节假日、下班后）需将印章锁入保险柜，严禁带出公司。

（2）财务专用章由财务部指定专人保管，人事专用章由人力资源部指定专人保管，基地业务专用章由各基地负责人指定专人保管，均需存放于本部门带锁保险柜或安全抽屉，保管人需每日下班前检查印章存放情况，确保安全。

保管人变更需办理交接手续：因离职、调岗等原因需更换保管人的，原保管人需与新保管人共同核对印章完好情况，填写《印章保管交接记录表》，经部门负责人与行政部审核确认后，方可完成交接，交接记录纳入印章台账存档。

保管人职责：定期检查印章完好性（如是否有磨损、变形），发现问题及时向行政部汇报；严禁在空白纸张、空白合同上预盖印章；非工作时间无紧急审批手续的，不得私自用印或外借印章。

第三章印章使用审批与登记

第六条印章使用审批流程

一般用印（如基地日常采购申请、内部文件流转）：

经办人填写《印章使用申请表》，注明用印事项（如“XX基地采购农药的申请单”）、用印印章类型、用印份数、关联文件名称，附用印文件原件或复印件，经部门负责人审核（确认用印事项真实、文件内容合规）后，报印章保管部门审批（如行政部审批公章使用、财务部审批财务专用章使用），审批通过后方可用印。

重要用印（如合同、协议、对外担保）：

（1）合同类用印（如基地合作协议、水果销售合同）：经办人需先将合同文本提交法务部门（或外聘法律顾问）审核（确认条款合法合规、无风险漏洞），审核通过后填写《印章使用申请表》，附合同审核意见，经部门负责人、分管领导审核后，报总经理审批（合同金额超过50万元的需报董事会审批），审批通过后由行政部合同专用章保管人用印。

（2）财务类用印（如银行转账凭证、票据）：经办人填写申请表，附财务凭证与相关审批单（如费用报销单、付款申请单），经财务部负责人审核、财务总监审批后，由财务专用章保管人用印。

（3）人事类用印（如劳动合同、离职证明）：经办人填写申请表，附人事文件（如劳动合同文本、离职审批表），经人力资源部负责人审核后，由人事专用章保管人用印。

紧急用印（如突发业务需当日用印）：

可简化审批流程，但需先通过电话、微信等方式向对应审批人申请并获得口头同意，用印后2个工作日内补齐书面审批手续，由经办人在申请表中注明“紧急用印”及口头审批人姓名、时间，