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2026年纺织科技公司质量记录保存期限管理制度

第一章总则

第一条目的

为规范公司质量记录的创建、保存、检索、销毁等全流程管理，确保记录真实完整、可追溯，满足《中华人民共和国产品质量法》《纤维制品质量监督管理办法》等法律法规及ISO9001质量管理体系要求，防范质量追溯风险，特制定本制度。

第二条依据

本制度依据《中华人民共和国档案法》《产品质量监督抽查管理暂行办法》《消费品召回管理暂行规定》及公司《质量管理体系要求》《产品检验规程》等相关规定制定。

第三条适用范围

本制度适用于公司原材料采购、生产加工、成品检验、仓储物流、销售售后、质量体系运行等所有与产品质量相关记录的管理，涉及质量部、采购部、生产部、销售部、仓储部、行政部等所有产生或保存质量记录的部门及岗位。

第四条基本原则

依法合规原则：保存期限不低于国家法规最低要求，涉及安全类产品记录从严设定，不打折扣。

分类管理原则：按记录重要性、用途及追溯需求分类设定保存期限，避免一刀切。

安全可查原则：纸质与电子记录均需采取安全防护措施，确保存储安全、检索便捷。

规范处置原则：记录到期后按法定程序销毁，严防信息泄露与随意处置。

第二章职责分工

第五条质量部职责

牵头制定《质量记录清单及保存期限表》，明确记录名称、产生部门、保存形式及期限，每年更新1次。每月抽查各部门记录保存情况，督促整改漏存、丢失等问题。负责保管公司级质量记录，包括年度质量目标报告、外审报告、重大质量事故处理记录等。

第六条采购部职责

负责保存原材料相关质量记录，包括供应商营业执照、生产许可证、环保认证等资质文件，面料色差、辅料耐用性等质检报告，以及原材料验收记录。供应商变更时及时更新资质记录，旧记录按期限留存。

第七条生产部职责

负责保存生产过程质量记录，包括裁剪工序巡检、缝制半成品检验、熨烫温度监控、生产设备校准等记录，确保记录与生产批次一一对应，随批次归档存放。

第八条销售部与仓储部职责

销售部保存客户投诉处理、售后质量问题、退换货检验等记录，确保无遗漏。仓储部保存成品入库检验、库存抽检、出库质量确认等记录，实现记录与成品批次、货位精准对应。

第九条行政部（档案管理岗）职责

负责保存期限超过5年的纸质记录，存放于专用档案柜，采取防潮、防虫、防鼠措施。每周对电子记录进行1次备份并存储至专用硬盘，员工离职时监督记录交接，避免断档。

第三章质量记录分类与保存期限

第十条原材料类质量记录（采购部保存）

供应商资质文件：包括营业执照、生产许可证、纺织品质量认证、环保检测报告等，合作期间长期保存，合作终止后再保存3年。

原材料质检报告：面料克重、拉伸强度及辅料耐用性、环保性等检测报告，普通原材料自使用完毕后保存3年，婴幼儿服饰用原材料保存5年。

原材料验收记录：含到货日期、批次号、验收数量、不合格处理结果等，自验收完成后保存3年。

第十一条生产过程类质量记录（生产部保存）

工序检验记录：裁剪尺寸偏差、缝线牢固度、熨烫参数监控等记录，普通产品自出厂后保存3年，婴幼儿服饰生产记录保存5年。

设备校准记录：缝纫机、色差仪等设备的校准日期、结果及机构信息，自校准完成后保存3年，设备报废后额外保存1年。

生产异常处理记录：含面料破损、缝制错位等异常情况及处理措施，自处理完成后保存3年。

第十二条成品类质量记录（质量部、仓储部保存）

成品出厂检验报告：含款号、批次号、色牢度等检验项目及结果，普通成品自出厂后保存3年，婴幼儿服饰、功能性服饰保存5年。

库存与出库记录：成品入库检验、库存抽检、出库确认等记录，自记录生成后保存3年。

召回相关记录：含召回原因、批次、数量及处理结果，自召回完成后保存5年。

第十三条客户与售后类质量记录（销售部保存）

客户投诉处理记录：含投诉问题、处理措施及客户反馈，自处理完成后保存3年。

售后管理记录：退换货检验、质量赔偿等记录，自处理完成后保存3年。

第十四条质量体系类记录（质量部、行政部保存）

审核与评审记录：内部审核记录自完成后保存5年，管理评审记录自评审完成后保存5年，外部审核报告及整改记录长期保存，认证失效后再存3年。

培训与资质记录：员工质量培训、资质证明及健康档案，员工离职后保存3年。

监督抽查记录：市场监管部门抽样文书及相关材料，保存期限不少于2年。

第四章保存与检索要求

第十五条保存规范

纸质记录使用公司统一表格，手写记录字迹清晰，修改需划横线并签字注明原因，按年度+类型+批次分类存放，存储环境温度控制在15-25℃，湿度40%-60%，避免阳光直射。电子记录上传至公司统一系统，按相同规则命名并加密，仅限授权人员查看，重要记录实行异地备