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采购档案管理制度

总则

目的

为了加强采购档案的管理，规范采购档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保采购活动的全过程有迹可循，为企业的采购决策、审计监督、成本控制等提供可靠的依据，结合本企业实际情况，特制定本制度。

适用范围

本制度适用于企业内所有采购活动所产生档案的管理，包括但不限于物资采购、服务采购、工程项目采购等。涉及企业机密或特殊要求的采购档案管理，除遵循本制度外，还应遵循相关保密规定和特殊要求。

定义

采购档案是指企业在采购活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括采购计划、采购申请、供应商资料、采购合同、招投标文件、采购订单、验收报告、付款凭证等。

采购档案管理职责划分

采购部门职责

采购部门是采购档案的产生部门，负责采购过程中各类文件资料的收集、整理和初步审核。在采购项目执行过程中，及时收集采购申请、供应商报价单、采购合同草案等相关文件，并确保文件的真实性、完整性和准确性。对收集到的文件进行初步整理，按照采购项目进行分类，并填写档案移交清单，定期将采购档案移交至档案管理部门。

档案管理部门职责

档案管理部门负责采购档案的集中管理，包括档案的接收、存储、保管、借阅和销毁等工作。对采购部门移交的档案进行严格审核，检查档案的完整性、规范性和准确性。对审核通过的档案进行分类编号，建立档案索引和目录，以便快速查询和检索。采用科学的存储方式，确保档案的安全和完整，定期对档案进行检查和维护，防止档案损坏、丢失或泄密。负责办理档案的借阅手续，严格控制档案的借阅范围和借阅时间，确保档案的合理利用。按照规定的程序和要求，对过期或无保存价值的档案进行销毁处理。

财务部门职责

财务部门负责提供与采购相关的财务凭证和付款记录等档案资料，并配合档案管理部门进行档案的整理和保管工作。在采购付款完成后，及时将付款凭证、发票等财务资料整理归档，并按照要求移交至档案管理部门。在审计或其他需要时，配合档案管理部门提供相关的财务档案资料，协助查询和核对采购资金的支付情况。

审计部门职责

审计部门负责对采购档案的管理情况进行监督和审计，确保档案的真实性、完整性和合规性。定期对采购档案进行审计检查，检查档案的收集、整理、保管和利用是否符合本制度的要求。对审计过程中发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。在审计工作中，充分利用采购档案提供的信息，为企业的采购决策和管理提供审计支持。

采购档案的收集与整理

采购档案的收集范围

1.采购计划与申请文件：包括年度采购计划、月度采购计划、采购申请单等，记录了采购需求的产生和审批过程。

2.供应商资料：包括供应商营业执照、税务登记证、资质证书、业绩证明、产品样品等，用于评估供应商的实力和信誉。

3.采购合同：包括采购合同正本、副本、补充协议等，明确了采购双方的权利和义务。

4.招投标文件：包括招标文件、投标文件、评标报告、中标通知书等，适用于通过招投标方式进行的采购项目。

5.采购订单：记录了采购的具体内容、数量、价格、交货时间等信息，是采购合同的具体执行文件。

6.验收包括到货验收单、质量检验报告等，证明采购物资或服务已经按照合同要求进行了验收。

7.付款凭证：包括发票、支票存根、电汇凭证等，记录了采购资金的支付情况。

8.其他相关文件：包括采购过程中的往来函件、会议纪要、市场调研资料等，对采购活动具有参考价值。

采购档案的收集要求

1.及时性：采购部门应在采购活动结束后及时收集相关档案资料，确保档案的完整性和时效性。一般情况下，应在采购合同履行完毕后[X]个工作日内完成档案的收集工作。

2.完整性：采购档案应涵盖采购活动的全过程，包括采购计划、采购执行、验收付款等各个环节，确保档案能够全面反映采购活动的真实情况。

3.准确性：采购档案中的信息应准确无误，与实际采购活动相符。文件中的数据、文字、图表等应清晰、准确，避免出现错误或歧义。

4.规范性：采购档案的格式和内容应符合企业的相关规定和要求，使用统一的表格和模板，确保档案的规范性和一致性。

采购档案的整理方法

1.分类整理：按照采购项目的性质、时间、供应商等因素对采购档案进行分类，便于管理和查询。例如，可以将采购档案分为物资采购档案、服务采购档案、工程项目采购档案等大类，每个大类下再按照具体的采购项目进行细分。

2.编号归档：对分类后的采购档案进行编号，建立档案编号体系，确保每个档案都有唯一的编号。编号应具有系统性和规律性，便于识别和管理。同时，将编号标注在档案的封面和目录上，方便查阅。

3.装订成册：对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保护档案的内容，避免损坏或丢失。对于电子档案，应按照规定的格式进行存储，并建