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行政人事文员工作职责与行政人事部安全生产目标责任书

行政人事文员需全面负责部门日常行政事务与人力资源基础管理工作，具体履行以下职责：

一、行政事务管理

1.办公用品全周期管理：每月5日前统计各部门办公用品需求，结合库存台账编制采购清单，经部门负责人审批后联系定点供应商采购；物资到货后24小时内完成验收，按类别（消耗品/低值耐用品）分类入库并登记电子台账（含名称、规格、数量、单价、入库日期、存放位置）；建立部门领用登记制度，员工领取时需在《办公用品领用表》签字确认（记录领用人、部门、物品名称、数量、日期），每月25日对库存进行盘点，生成《库存差异分析表》，对低于安全库存（消耗品库存≤月均用量30%）的物资及时提交补货申请。

2.固定资产动态管理：负责部门办公设备（电脑、打印机、投影仪等）及家具（办公桌、文件柜）的登记建档，使用统一编号规则（部门代码+资产类别+购入年份+序号），建立《固定资产台账》（含资产名称、编号、规格型号、购入日期、原值、使用部门、使用人、存放位置）；新资产交付使用时，与使用人共同确认《资产使用确认单》；每季度末组织固定资产盘点，核对台账与实物，对盘盈/盘亏资产形成书面报告（说明差异原因、责任认定、处理建议），经审批后调整台账；资产报废需由使用部门提交《报废申请单》，经技术鉴定确认无维修价值后，按公司《固定资产管理办法》办理报废手续并更新台账。

3.办公环境维护：每日上班前30分钟检查公共区域（前台、走廊、会议室、卫生间）卫生状况，对清洁不到位处（如地面污渍、桌面灰尘、垃圾未清理）及时通知保洁人员整改；每周五下午组织各部门进行办公区域“5S”检查（整理、整顿、清扫、清洁、素养），重点检查文件资料是否分类存放、私人物品是否归位、电线是否杂乱，检查结果记录于《5S检查评分表》（满分100分，85分以下需限期整改）；每月10日前统计各部门绿植养护需求，联系外包服务商进行更换或修剪，确保办公区域绿植存活率≥95%；负责空调、照明、门窗等设施的日常巡检，发现故障（如空调不制冷、灯具损坏、门窗关闭不严）立即联系维修部门，跟踪维修进度并记录《设施维修记录表》。

二、人力资源基础管理

1.招聘协助与入职管理：根据用人部门提交的《人员需求申请表》（含岗位名称、编制情况、任职要求、到岗时间），在3个工作日内更新招聘计划，维护招聘渠道（智联招聘、猎聘、内部推荐），每日筛选简历并进行初步匹配（匹配要素：学历、专业、工作经验、技能证书），对符合基本要求的候选人发送《面试邀请通知》（含时间、地点、需携带材料）；面试当天提前15分钟布置面试场地（准备座位、纸笔、岗位JD），协助面试官进行签到、材料收取及面试记录整理（记录面试评价、综合得分、录用建议）；确定录用人选后，2个工作日内发送《录用通知书》（明确报到时间、地点、需提交材料：身份证复印件、学历证书复印件、离职证明、体检报告），并建立《新员工入职准备清单》（含工牌制作、办公设备调配、系统账号开通、部门对接人确认）；新员工报到当日，引导完成《入职登记表》填写、劳动合同签订（核对合同期限、岗位、薪资等条款）、保密协议签署，3个工作日内将入职材料归档至员工档案（纸质档案按部门+入职年份+序号编号，电子档案同步上传至HR系统）。

2.员工异动与离职管理：员工晋升、调岗时，接收用人部门提交的《异动审批表》（含异动类型、新岗位、生效日期、薪资调整），2个工作日内完成系统信息更新（岗位、职级、所属部门），并通知相关部门（财务、IT）调整权限；员工离职时，引导填写《离职申请表》（说明离职原因、最后工作日），协调用人部门完成工作交接（交接内容：文件资料、办公设备、系统账号、客户资源），签署《离职交接确认单》（需交接人、接收人、部门负责人三方签字）；离职当日收回工牌、钥匙、门禁卡等物品，注销系统账号，5个工作日内办理社保公积金停缴手续（核对停缴月份、基数），15日内出具《解除劳动合同证明》并归入员工档案；每季度末编制《人员流动分析报告》（含离职率、主要离职原因、重点岗位流失情况），提交部门负责人。

3.考勤与薪酬基础数据管理：每日上午10点前检查考勤系统异常记录（迟到、早退、旷工、未打卡），联系员工确认原因并补充《考勤异常说明单》（需部门负责人签字）；每月25日关闭考勤系统，导出全月考勤数据（含出勤天数、迟到次数、请假时长、加班时长），与《请假申请单》《加班审批单》核对，生成《月度考勤汇总表》（按部门统计）；协助薪酬专员进行薪资核算，提供考勤扣款（迟到/旷工扣薪）、加班工资（平时1.5倍、周末2倍、法定3倍）、请假工资（事假无薪、病假按80%发放）等基础数据，核对无误后提交审核；每季度对考勤数据进行分析，形成《考勤异常趋势报告》（重点关注连续迟到、频繁请假部