中建材建设唐山安装公司记录控制程序.DOCVIP

中国建材建设唐山安装工程公司

CBMI.QEMS.02.15

记录控制程序

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第1版第0次修改

1.目的

对记录进行控制和管理，为保证活动、产品、服务的可追溯性和质量环境管理体系的持续改进提供依据。

2.适用范围

本程序文件适用于公司质量环境管理体系运行记录的控制和管理。

3.职责

3.1经理办公室为记录的归口管理部门，负责组织、协调和指导各部门、各项目经理部（厂）进行记录的收集、整理和保存，并负责记录的最终归档和档案管理工作。

3.2各部门、各项目经理部（厂）负责本单位产生的记录的收集、整理、保存和归档工作。

4.工作程序

4.1记录的形式

记录一般采用表格、报告、图纸等书面形式，也可以采用硬拷贝和电子媒介等形式。

4.2记录的标识

4.2.1各种记录以记录的名称作为标识，同一种名称的记录以记录编号、记录日期以及记录内容加以区分。

4.2.2对采用照片、胶片、软盘、光盘等形式的记录须加贴标签作为识别。

4.3记录表格的制定

4.3.1公司内部自行制定的各种记录,由文件编制部门与文件一同编制，并附于文件之后。

4.3.2对于国家、行业、业主（用户）规定必须统一采用的记录表格，则按其规定要求执行。

4.4记录的填写要求

记录的填写必须及时，字迹要清晰，内容要准确，签字人须签全名；不得随意涂改，如发现数据填写错误，要用划线的方式进行更正，并在更改处签署姓名、注明日期。记录的填写一律不许使用铅笔。

4.5记录的收集

4.5.1各部门应设置专职或兼职文件资料管理员，负责收集本部门的各种记录。

4.5.2记录人将生成的记录及时移交本部门的文件资料管理员，由文件资料管理员对所收集到的记录按类别和时间进行整理、分类、编目、保存,以便于查阅。

4.6记录的保存和归档

4.6.1经理办公室负责编制《记录汇总表》，并规定各种记录的保存期限。

4.6.2《记录汇总表》经主管领导批准后，下发各部门、各项目经理部（厂）。

4.6.3各部门应妥善保存各种记录，采取有效的防潮、防蛀、防火措施,防止记录损坏、变质、丢失。

4.6.4各部门应按公司《企业档案管理办法》规定要求将各种记录定期移交公司档案室集中保存和管理。

4.7记录的查阅和借阅

4.7.1经记录保存部门负责人同意，公司各部门可在记录保存处查阅相关记录。

4.7.2记录原件一般情况不予借阅，特殊情况如需借阅，应按《企业档案管理办法》规定办理借阅手续，并在规定期限内归还。

4.7.3顾客及其代表要求查阅相关记录时，须经公司主管领导批准后方可查阅。

4.8记录的销毁

记录保存期满，应填写《记录销毁申请表》，由管理部门负责人审核，主管领导批准后方可销毁。

5.支持性文件

5.1《企业档案管理办法》

5.2《工程建设交工记录管理办法》

6.相关记录

6.1《记录汇总表》

6.2《记录销毁申请表》

记录销毁申请表

序号

文件名称

文件编号

受控号

版本号

页数

销毁人签名

管理部门负责人：主管领导：

日期:日期: