技术资料管理制度.docxVIP

技术资料管理制度

一、总则

技术资料是企业在研发、生产、经营、服务等各项活动中形成的具有保存价值的技术文件、图纸、数据、标准、规范、程序以及相关电子文档的总称。它是企业知识资产的核心组成部分，是技术传承、创新发展、质量保证和合规运营的重要基础。为规范公司技术资料的管理，确保其完整性、准确性、安全性和可追溯性，充分发挥技术资料在企业发展中的支撑作用，特制定本制度。

本制度适用于公司所有技术资料的编制、审核、发布、分发、使用、保管、变更、归档、借阅、保密直至销毁的全过程管理。公司各部门及全体员工在涉及技术资料的各项活动中，均须严格遵守本制度的规定。

二、管理职责

技术资料管理工作实行统一领导、分级负责的原则，明确各部门及相关人员的职责，确保管理工作落到实处。

1.技术管理部门（或指定的专职管理部门）：作为技术资料管理的归口部门，负责本制度的制定、修订、解释和监督执行；负责统筹规划公司技术资料管理体系的建设与完善；负责组织技术资料管理相关的培训工作；负责公司级核心技术资料的最终审核、归档和长期保管；协调解决技术资料管理过程中出现的重大问题。

2.各业务部门：负责本部门职责范围内技术资料的编制、积累、整理、初审、使用和日常管理工作；确保本部门产生的技术资料符合公司统一的格式规范和质量要求；指定专人（通常为部门兼职资料管理员）负责本部门技术资料的收集、登记、分发、借阅和上交归档等具体事务，并向公司技术管理部门汇报工作。

3.技术资料编制人员：对所编制技术资料的真实性、准确性、完整性和规范性负责；严格按照公司规定的格式和标准进行编制；主动配合资料的审核、校对和修改工作；在资料使用过程中，根据实际情况及时提出更新和完善建议。

4.技术资料审核人员：对技术资料的技术先进性、内容准确性、逻辑严密性、格式规范性以及是否符合相关标准和法规要求进行严格审核，并对审核结果负责。

5.全体员工：均有保护公司技术资料的义务，严格遵守本制度及相关保密规定，不得擅自复制、传播、泄露技术资料内容，发现资料遗失或泄密情况应立即报告。

三、技术资料的分类与编码

为便于技术资料的识别、检索和管理，应对技术资料进行科学合理的分类和编码。

1.分类原则：技术资料的分类应遵循系统性、科学性、实用性和可扩展性原则，根据资料的性质、用途、所属项目或产品等特征进行划分。常见的分类方式包括：按研发项目分类、按产品型号分类、按技术领域分类、按资料类型（如图纸、规范、报告、软件等）分类等。具体分类细则由公司技术管理部门组织制定并发布。

2.编码规则：每一份技术资料均应有唯一的编码。编码应包含分类信息、特征信息、版本信息等要素，具有可读性和唯一性。编码规则由公司技术管理部门统一制定，各部门严格遵照执行。禁止擅自变更编码规则或使用未经批准的编码。

四、技术资料的编制与审批

技术资料的编制质量直接影响其使用价值和管理效率，必须严格规范编制与审批流程。

1.编制要求：技术资料的编制应符合国家、行业相关标准及公司内部规定的格式和内容要求。内容应完整、准确、清晰、规范，术语统一，逻辑严谨。对于图纸类资料，应符合制图标准；对于文档类资料，应采用规定的模板。

2.审批流程：技术资料编制完成后，需经过编制人自审、部门内部审核、相关专业或职能部门会签（如需要）、最终审批等环节。审批过程应留下书面记录（可电子形式）。不同级别、不同类型的技术资料，其审批权限和流程可有所区别，具体由公司技术管理部门规定。未经最终审批的技术资料不得正式发布和使用。

五、技术资料的分发与控制

技术资料的分发应根据工作需要严格控制，确保资料的有效传递和使用。

1.分发范围：技术资料的分发范围由资料审批人或相关负责人根据工作必要性确定。仅向确因工作需要的部门或个人分发。

2.分发方式：技术资料可采用纸质版或电子版形式分发。电子版资料应通过公司指定的内部网络或存储系统进行传递，确保安全性和可追溯性。对于纸质资料，应进行分发登记，记录分发对象、份数、日期等信息，并由接收人签字确认。

3.版本控制：分发的技术资料必须是最新有效版本。当资料版本更新或作废时，应及时通知相关持有部门和人员，并按规定回收旧版资料或进行版本更新标注。

六、技术资料的保管与归档

技术资料的保管与归档是确保其长期安全保存和可追溯的关键环节。

1.日常保管：各部门应指定专人负责本部门技术资料的日常保管工作。保管环境应符合防火、防潮、防虫、防盗、防高温、防磁等要求。纸质资料应有序存放于文件柜中，并做好标识；电子资料应存储在指定的服务器或存储设备中，定期进行备份，并采取必要的安全保密措施。

2.归档要求：凡属于公司核心技术、具有长期保存价值或符合特定归档条件的技术资料，在项目完成、产品定型或达到规定阶段后，均须向公司技术