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医院采购档案管理制度

一、总则

医院采购档案管理是医院管理工作的重要组成部分，对于规范采购行为、保障医疗质量、维护医院合法权益具有重要意义。为加强医院采购档案管理，确保采购档案的完整性、准确性和安全性，根据国家有关法律法规和医院实际情况，特制定本制度。

二、采购档案的定义与范围

（一）定义

医院采购档案是指医院在采购活动过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，它是医院采购工作的真实反映和重要依据。

（二）范围

1.采购计划类

包括年度采购计划、月度采购计划以及临时采购计划等。这些计划详细记录了医院在不同时间段内对各类物资、设备、服务等的采购需求，是采购工作的起点和基础。年度采购计划通常根据医院的发展规划、业务需求和预算安排制定，具有宏观指导性；月度采购计划则是对年度计划的细化和分解，更具操作性；临时采购计划是因突发情况或特殊需求而制定的临时性采购安排。

2.采购申请与审批文件

采购申请单是各科室根据实际需求向采购部门提出采购请求的书面文件，应详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、用途等信息。审批文件包括科室负责人、分管领导等各级审批意见，体现了采购流程的合规性和严谨性。只有经过层层审批通过的采购申请，才能进入后续的采购环节。

3.采购招标与投标文件

对于采用招标方式进行的采购项目，招标公告、招标文件、投标文件、评标报告等都是重要的采购档案。招标公告向社会公开发布采购信息，吸引潜在供应商参与投标；招标文件明确了采购项目的要求、技术规格、评标标准等重要内容；投标文件是供应商根据招标文件编制的响应文件，展示了供应商的实力和报价；评标报告则是评标委员会对各投标文件进行评审后得出的结果，是确定中标供应商的重要依据。

4.采购合同与协议

采购合同是医院与供应商签订的具有法律效力的文件，明确了双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款。采购协议则是在特定情况下签订的具有补充或特殊约定性质的文件，与采购合同具有同等法律效力。合同和协议是保障采购活动顺利进行和双方合法权益的重要保障。

5.采购验收文件

采购物品到货后，需要进行严格的验收。验收报告记录了验收的过程、结果和相关意见，包括物品的数量、质量、规格是否符合合同要求等。检验报告则是对一些特殊物品（如药品、医疗器械等）进行专业检验后得出的结果，是判断物品是否合格的重要依据。这些文件是确保采购物品质量的关键环节。

6.采购付款凭证

包括发票、付款申请单、银行转账记录等。发票是供应商提供的销售凭证，证明了采购业务的真实性和合法性；付款申请单是医院内部申请付款的文件，经过相关人员审批后才能进行付款操作；银行转账记录则是付款的实际凭证，记录了资金的流向和金额。这些凭证是财务管理的重要依据，确保采购资金的安全和合理使用。

7.采购供应商相关资料

包括供应商的营业执照、税务登记证、资质证书、业绩证明等。这些资料是对供应商进行资格审查和评估的重要依据，有助于选择信誉良好、实力雄厚的供应商，保障采购物品的质量和供应的稳定性。

8.其他与采购相关的文件

如采购过程中的往来函件、会议纪要、市场调研资料等。这些文件虽然不是采购活动的核心文件，但对于了解采购背景、过程和决策依据具有重要参考价值。

三、采购档案的收集与整理

（一）收集责任

采购档案的收集工作由采购部门和相关业务科室共同负责。采购部门负责收集采购计划、采购申请与审批文件、采购招标与投标文件、采购合同与协议等与采购流程直接相关的文件；相关业务科室负责收集采购物品的使用情况反馈、验收文件等与业务使用相关的文件。各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。

（二）收集时间

采购档案应在采购活动的各个环节及时收集。采购计划和申请文件应在制定和审批完成后及时归档；招标与投标文件应在招标活动结束后立即收集；采购合同与协议应在签订后及时送交档案管理部门；验收文件应在验收工作完成后尽快整理归档；付款凭证应在付款手续办理完毕后及时收集。对于一些长期或分阶段的采购项目，应按照项目进度分阶段收集和整理档案。

（三）整理要求

1.分类整理

按照采购档案的类别进行分类，如采购计划类、采购申请与审批类、采购招标与投标类等。每一类档案再按照时间顺序或项目编号进行排列，便于查找和管理。

2.编号装订

对整理好的档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和检索。可以采用年度类别顺序号的编号方式，如“2024采购计划001”。对于纸质档案，应进行装订成册，确保档案的完整性和牢固性；对于电子档案，应按照规定的格式和存储方式进行保存。

3.建立目录

为每一类采购档案建立详细的目录，目录应包括档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。目录