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(新)合同管理档案管理制度(3篇)

合同管理档案管理制度一

一、总则

为加强公司合同管理档案的规范化、科学化、系统化，有效保护和利用合同档案，维护公司的合法权益，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中签订的各类合同、协议等文件的档案管理工作。

二、合同档案管理职责

1.档案管理部门

档案管理部门是合同档案的集中管理部门，负责制定和完善合同档案管理制度；指导、监督和检查各部门合同档案的收集、整理、归档工作；对合同档案进行集中保管、编目、检索和提供利用；定期对合同档案进行鉴定和销毁工作。

2.合同承办部门

合同承办部门负责本部门合同的起草、签订、履行等工作，并及时将合同相关文件资料收集齐全，按照规定的时间和要求移交档案管理部门归档。在合同履行过程中，负责收集、整理与合同有关的补充协议、变更协议、会议纪要、往来函件等文件资料，并及时移交归档。对本部门归档的合同档案进行定期自查，确保档案的完整和安全。

3.法务部门

法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审查，并对合同签订、履行过程中的法律问题提供咨询和支持。协助档案管理部门对合同档案进行鉴定和销毁工作，对涉及法律纠纷的合同档案提供专业意见。

三、合同档案的收集

1.收集范围

合同档案的收集范围包括合同正式文本、附件、补充协议、变更协议、授权委托书、招投标文件、中标通知书、谈判记录、会议纪要、往来函件、履行过程中的相关凭证（如发票、收据、送货单、验收单等）以及与合同有关的其他文件资料。

2.收集要求

合同承办部门应在合同签订后[X]个工作日内，将合同正式文本及相关附件移交档案管理部门归档。在合同履行过程中产生的补充协议、变更协议等文件资料，应在签订后[X]个工作日内移交归档。与合同有关的往来函件、会议纪要等文件资料，应在形成后[X]个工作日内移交归档。履行过程中的相关凭证，应在取得后[X]个工作日内移交归档。

3.收集流程

合同承办人员将整理好的合同文件资料填写《合同档案移交清单》，经部门负责人审核签字后，移交档案管理部门。档案管理部门对移交的合同文件资料进行清点、核对，对符合要求的予以接收，并在《合同档案移交清单》上签字确认；对不符合要求的，退回合同承办部门补充完善。

四、合同档案的整理

1.分类

合同档案按照合同的性质和类别进行分类，如买卖合同、租赁合同、服务合同、建设工程合同等。同一类别的合同档案按照签订时间的先后顺序进行排列。

2.编号

档案管理部门对接收的合同档案进行统一编号，编号规则为：公司简称+合同类别代码+签订年份+顺序号。例如，公司简称“ABC”，买卖合同类别代码为“MT”，2024年签订的第10份买卖合同，编号为“ABC-MT-2024-010”。

3.装订

合同档案应按照文件资料的先后顺序进行装订，装订应牢固、整齐，不得有漏页、错页现象。对于较大的文件资料，可采用折叠或装盒的方式进行处理。

4.编目

档案管理部门对整理好的合同档案进行编目，编制《合同档案目录》，内容包括合同编号、合同名称、签订日期、合同当事人、合同金额、履行期限等信息。《合同档案目录》应采用电子和纸质两种形式保存，以便于查询和利用。

五、合同档案的保管

1.保管条件

合同档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光等条件。档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在[14℃-24℃]之间，相对湿度控制在[45%-60%]之间。

2.保管方式

合同档案应按照分类和编号顺序存放在档案柜内，档案柜应标明合同类别和编号范围，以便于查找和管理。对于重要的合同档案，可采用专柜存放或加密保存的方式进行保管。

3.保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和有效期确定，一般分为短期（[1-5年]）、中期（[5-15年]）和长期（[15年以上]）。对于涉及公司重大权益、具有重要历史价值的合同档案，应永久保存。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况执行。

4.定期检查

档案管理部门应定期对合同档案进行检查，检查内容包括档案的存放情况、完整性、安全性等。对发现的问题应及时进行处理，并做好检查记录。

六、合同档案的利用

1.利用原则

合同档案的利用应遵循合法、安全、方便的原则，严格按照规定的程序和权限进行。任何单位和个人不得擅自查阅、复制、摘录合同档案，不得泄露合同档案中的机密信息。

2.利用程序

公司内部人员因工作需要查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人审核签字后，报档案管理部门负责人批准。档案管理部门根据批准的《合同档案查阅申请表》，为查阅人员提供合同档案，并做好查阅记录。查阅人员应在规定的时间内归还合同档案，不得转借他人。如需复制、摘录合同档案，应经档