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综合办公室日常事务处理办法

一、总则

综合办公室作为公司日常运营的中枢部门，负责协调各部门事务、保障办公秩序、提升行政效率。为确保各项工作规范、高效运行，特制定本办法。本办法涵盖日常事务处理范围、职责分工、操作流程及监督机制等内容。

二、日常事务处理范围

（一）行政事务管理

1.办公环境维护

(1)负责每日办公区域清洁检查，确保环境整洁；

(2)定期检查空调、照明等设备运行状态，及时报修；

(3)监督垃圾分类及绿植养护工作。

2.物资管理

(1)制定办公用品采购计划，按需申领；

(2)建立物资台账，定期盘点；

(3)节约使用资源，避免浪费。

（二）会议与活动支持

1.会议组织

(1)提前发布会议通知，确认参会人员；

(2)准备会议资料、设备调试；

(3)跟踪会议决议，跟进落实情况。

2.活动协调

(1)负责内部活动场地布置、物资准备；

(2)维护现场秩序，处理突发问题；

(3)整理活动记录及影像资料。

（三）文件与信息管理

1.文件收发

(1)严格审核文件内容，确保合规性；

(2)采用电子化流转与纸质存档相结合方式；

(3)跟踪重要文件处理进度。

2.信息发布

(1)定期更新公司公告、通知；

(2)确保信息渠道畅通，及时传达；

(3)收集反馈意见，优化发布流程。

三、职责分工

（一）综合办公室内部职责

1.文秘岗：负责文件起草、会议记录、信息管理等；

2.行政岗：负责环境维护、物资采购、设备管理等；

3.接待岗：负责访客接待、电话转接、对外联络等。

（二）跨部门协作

1.与财务部门：定期核对采购预算及报销流程；

2.与人力资源部门：协助招聘、培训相关行政支持工作；

3.与各业务部门：提供临时场地、物资调配等支持。

四、操作流程

（一）事务报备流程

1.员工提交申请表；

2.部门主管审核签字；

3.办公室登记备案；

4.执行并反馈结果。

（二）紧急事务处理

1.发现问题立即上报；

2.启动应急预案（如设备故障、停电等）；

3.记录处理过程，事后复盘优化。

五、监督与改进

（一）定期检查

1.每月开展行政事务自查，形成报告；

2.季度召开部门会议，总结问题；

3.年度评估工作效率及成本控制情况。

（二）持续优化

1.收集员工及部门反馈；

2.引入信息化工具（如OA系统）；

3.调整流程以适应业务变化。

一、总则

综合办公室作为公司日常运营的中枢部门，负责协调各部门事务、保障办公秩序、提升行政效率。为确保各项工作规范、高效运行，特制定本办法。本办法涵盖日常事务处理范围、职责分工、操作流程及监督机制等内容。

二、日常事务处理范围

（一）行政事务管理

1.办公环境维护

(1)负责每日办公区域清洁检查，确保环境整洁；

(2)定期检查空调、照明等设备运行状态，及时报修；

(3)监督垃圾分类及绿植养护工作。

(1)清洁标准：地面无污渍、桌面整洁、卫生间无异味；

(2)设备巡检：每周至少一次，记录异常情况并生成报修单；

(3)垃圾分类：设置分类垃圾桶，定期清运，做好记录。

2.物资管理

(1)制定办公用品采购计划，按需申领；

(2)建立物资台账，定期盘点；

(3)节约使用资源，避免浪费。

(1)采购流程：每月汇总各部门需求，提交采购申请→财务审批→供应商配送→验收入库；

(2)台账管理：采用电子表格或专用软件记录物资名称、数量、入库时间、领用部门等信息；

(3)节约措施：推广双面打印、重复利用文件夹等。

（二）会议与活动支持

1.会议组织

(1)提前发布会议通知，确认参会人员；

(2)准备会议资料、设备调试；

(3)跟踪会议决议，跟进落实情况。

(1)通知模板：包含会议时间、地点、议题、参会人员、注意事项；

(2)资料准备：提前3天收集并打印，分发给参会者；

(3)决议跟踪：形成会议纪要，明确责任人及完成时限，定期检查进度。

2.活动协调

(1)负责内部活动场地布置、物资准备；

(2)维护现场秩序，处理突发问题；

(3)整理活动记录及影像资料。

(1)场地布置清单：横幅、签到台、桌椅、装饰品等；

(2)物资准备清单：饮用水、零食、奖品、急救包等；

(3)后续工作：收集照片视频，撰写活动总结报告。

（三）文件与信息管理

1.文件收发

(1)严格审核文件内容，确保合规性；

(2)采用电子化流转与纸质存档相结合方式；

(3)跟踪重要文件处理进度。

(1)审核要点：检查文件格式、数据准确性、签批完整性；

(2)电子化工具：使用企业邮箱或内部协作平台传输文件；

(3)进度跟踪：建立文件处理清单，标注状态（待办/进行中/完成）。

2.信息发布

(1)定期更新公司公告、通知；

(2)确保信息渠道畅通