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餐饮业食材采购及验收规范模板

一、适用范围与行业背景

本规范适用于各类餐饮企业（含餐厅、酒店、食堂、快餐连锁等）的食材采购及验收环节，旨在通过标准化流程保证食材质量、控制采购成本、规避食品安全风险，保障餐饮出品安全与稳定。餐饮企业可根据自身规模（如厨房、单店运营）、菜品定位（中餐、西餐、团餐等）及食材特性（生鲜、冷冻、干货等），对本规范内容进行适当调整，但核心流程与质量控制点需严格执行。

二、采购全流程操作指南

（一）采购前准备：明确需求与供应商筛选

需求提报与汇总

由厨师长*根据下周/下月菜单规划、现有库存消耗情况及食材保质期，提前3个工作日填写《食材采购申请表》（见表1），注明食材名称、规格（如蔬菜类需明确产地、等级，肉类需明确部位、部位占比）、数量、质量要求（如有机、无公害）、到货时间及特殊需求（如是否需要当日配送）。

采购员*汇总各部门（如厨房、仓库）采购需求，核对库存数据（通过库存管理系统或手工台账），避免重复采购或过量采购，保证“按需采购、零库存周转”（针对短保生鲜食材）。

供应商选择与评估

供应商资质审核：优先选择具备《食品经营许可证》《食品生产许可证》（针对生产企业）、ISO22000食品安全管理体系认证或HACCP认证的供应商，审核营业执照、经营范围（需涵盖食材销售）及近期产品检测报告（如农药残留、兽药残留检测）。

供应商分级管理：建立合格供应商名录，将供应商分为A（战略合作，如长期供应肉类、大米）、B（常规合作，如蔬菜、调味品）、C（临时合作，如特色食材）三级。A级供应商需每半年进行一次现场评估（生产环境、存储条件、物流能力），B级供应商每季度评估一次，C级供应商首次合作前需完成全项资质审核及样品测试。

询价与比价：采购员*向不少于3家合格供应商发出询价单（包含采购清单、数量、质量标准、交付要求），对比价格（需结合市场行情，避免过低价格导致质量风险）、付款方式（如账期、预付款比例）、配送能力（如是否支持分时段配送、应急补货）及售后服务（如问题食材退换货流程），选择综合最优供应商签订《食材采购合同》（明确质量标准、交付时间、违约责任等）。

（二）采购执行：订单下达与过程跟踪

订单与确认

采购员*根据确定的供应商信息，在采购系统中《采购订单》（见表2），同步发送至供应商及财务部门（用于预算核对）。订单需包含：食材名称、规格、数量、单价、总价、交付地址（如仓库/后厨）、交付时间、质量验收标准（可引用国家或行业标准，如《鲜、冻动物性水产品》GB2733-2015）。

供应商收到订单后，需在2小时内确认交货时间及数量，如有异议（如临时缺货）需提前24小时通知采购员*，双方协商调整订单（如更换替代食材、调整交付时间），避免影响食材供应。

订单跟踪与异常处理

采购员*需在订单交付前1天与供应商确认配送安排（如车辆类型、保温措施），保证生鲜食材（如肉类、水产）采用冷链运输（温度符合标准，如0-4℃冷藏、-18℃以下冷冻），干货食材需防潮、防污染。

若供应商未按订单时间交付（延迟超过2小时），采购员需立即联系供应商核实原因，并通知厨师长评估对菜品供应的影响；如延迟导致食材无法使用（如生鲜食材变质），需按合同条款追究供应商责任（如扣除部分货款、暂停合作）。

（三）食材验收：质量与数量双重把关

验收环节是保证食材安全的核心，需由验收员（建议由厨师长或指定专人担任，与采购员分离）、厨师长共同完成，遵循“先证后物、感官检验与数据检测结合”原则。

单据核对与证件查验

供应商送达食材时，验收员需核对《送货单》（见表3）与《采购订单》是否一致（食材名称、规格、数量、供应商名称），不一致则拒收并通知采购员。

查验供应商资质文件（随货同行）：

生鲜肉类：需提供《动物检疫合格证明》《肉品品质检验合格证明》；

水产品：需提供《动物检疫合格证明》《水产品产地证明》（如养殖基地出具的产地证明）；

蔬菜水果：需提供《农产品合格证明》（或农药残留检测报告，尤其针对叶菜类、草莓等高风险食材）；

冷冻/冷藏食品：需提供《食品冷链物流温度记录》（保证运输过程中温度符合标准）；

干货/调料：需提供出厂检验报告、生产日期/保质期证明（如预包装食品需查看SC编号）。

证件不全或过期，验收员*需拒收食材，并要求供应商补全证件，否则不得入库。

数量验收

逐件清点食材数量，保证与《送货单》一致：

按件计数食材（如箱装鸡蛋、袋装大米）：需开箱抽检（如每箱随机抽取5%鸡蛋，检查破损率），抽检不合格率超过5%（如鸡蛋破损率）则整批拒收；

按重量计数食材（如肉类、水产）：需使用经计量检定合格的电子秤（精度±0.1kg），总重量误差不超过±2%（如100kg肉类误差不超过2kg）；

按体积计数食材（如蔬菜、水果）：需使用标准容器（如周转箱）测量，保证数量符合要求。

质量验收（感官