外贸单证管理制度(3篇).docxVIP

第1篇

一、总则

为规范外贸业务操作，确保外贸单证的真实性、合法性和有效性，提高外贸业务效率，降低风险，特制定本制度。

二、单证管理原则

1.实事求是：单证内容应真实反映交易情况，不得伪造、篡改。

2.完整性：单证应齐全，不得遗漏重要内容。

3.及时性：单证制作、传递、审核、归档等环节应按时完成。

4.保密性：单证内容涉及商业秘密，应严格保密。

5.规范性：单证格式、内容应符合国家法律法规、国际惯例和公司规定。

三、单证管理职责

1.外贸部门：负责单证制作、审核、传递、归档等工作。

2.财务部门：负责单证审核、支付、结算等工作。

3.法务部门：负责单证法律风险防范，提供法律支持。

4.仓储部门：负责单证涉及货物出库、入库等环节的配合。

5.其他相关部门：按照职责分工，协助完成单证管理工作。

四、单证管理流程

1.单证制作：根据合同、信用证等文件，制作相应的单证。

2.单证审核：外贸部门对单证进行初步审核，确保单证内容真实、完整、合规。

3.单证传递：将审核后的单证传递给财务部门、法务部门等相关部门。

4.单证支付：财务部门根据单证进行支付、结算。

5.单证归档：将使用过的单证按照规定进行归档。

五、单证管理要求

1.单证制作应使用规范的格式，内容应完整、准确。

2.单证审核应认真负责，确保单证内容真实、合规。

3.单证传递应确保及时、准确，避免延误。

4.单证归档应按照规定进行，便于查阅。

5.单证管理应遵循保密原则，防止泄露商业秘密。

六、监督检查

1.定期对单证管理工作进行检查，发现问题及时整改。

2.对违反本制度的行为，按照公司相关规定进行处理。

3.对在单证管理工作中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

七、附则

本制度自发布之日起施行，原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。本制度由外贸部门负责解释。

通过以上制度，我们旨在确保外贸单证管理的规范性和有效性，为公司的外贸业务提供有力保障。

第2篇

一、目的

为规范外贸业务流程，确保外贸单证的真实性、准确性和完整性，提高外贸业务效率，降低风险，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有涉及外贸业务的人员，包括但不限于业务员、跟单员、财务人员等。

三、职责分工

1.业务员：负责外贸业务洽谈、合同签订、订单处理、货物跟踪等工作，并负责收集、整理、提交外贸单证。

2.跟单员：负责外贸单证的审核、整理、归档等工作，确保单证符合法律法规和公司要求。

3.财务人员：负责外贸单证的财务审核，确保单证中的价格、金额等符合公司财务制度。

4.法务部门：负责对外贸单证的法律审核，确保单证符合国家法律法规。

四、单证种类及要求

1.合同：合同应包括双方名称、地址、联系方式、货物描述、数量、价格、交货时间、付款方式、违约责任等内容，并由双方签字盖章。

2.信用证：信用证应包括开证行、受益人、金额、有效期、装运期、付款方式、单据要求等内容，并由开证行签字盖章。

3.发票：发票应包括商品名称、数量、单价、总价、开票日期、受益人名称、地址、联系方式等内容，并由开票人签字盖章。

4.装箱单：装箱单应包括商品名称、数量、规格、净重、毛重、体积、唛头、包装方式等内容，并由装箱人签字盖章。

5.提单：提单应包括船名、航次、装运日期、起运港、目的港、货物描述、数量、重量、运费、收货人、通知人等信息，并由承运人签字盖章。

6.保险单：保险单应包括保险人、被保险人、保险金额、保险期限、保险险种、保险条款等内容，并由保险人签字盖章。

五、单证审核及归档

1.跟单员在收到单证后，应仔细核对单证内容，确保单证真实、准确、完整。

2.跟单员对审核通过的单证进行整理、归档，并建立单证档案。

3.财务人员对单证进行财务审核，确保单证中的价格、金额等符合公司财务制度。

4.法务部门对单证进行法律审核，确保单证符合国家法律法规。

六、单证保管及使用

1.单证应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。

2.单证使用时，应确保单证真实、准确、完整，不得伪造、篡改。

3.单证归档后，未经批准，不得随意调阅、复制或泄露。

七、监督与考核

1.公司应定期对单证管理制度执行情况进行检查，确保制度的有效实施。

2.对违反本制度的人员，公司将根据情节轻重给予相应处罚。

八、附则

本制度自发布之日起实施，如有未尽事宜，由公司另行规定。

第3篇

一、总则

为加强外贸单证管理，提高外贸业务工作效率，确保外贸交易顺利进行，根据我国相关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司所有涉及外贸业务的部门和个人，包括但不限于销售部、采购部、财务部、物流部等。

三、职责分工

1.销售部：负责对外贸易合同的签订、执行和跟踪，确保合同条款的履行，并