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《电子文件归档与电子管理规范》

一、电子文件归档范围与分类标准

（一）归档范围界定

本规范所称电子文件，指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。归档电子文件包括但不限于以下类型：

1.文书类电子文件：机关、企事业单位在日常办公中形成的收发文、会议记录、请示批复、总结报告、统计报表等，涵盖Word、WPS、PDF等文本格式。

2.业务类电子文件：企业生产经营、服务提供过程中产生的合同协议、订单记录、客户信息、财务凭证、质检报告等，包括Excel、结构化数据库（如MySQL、Oracle）导出数据及XML、JSON等半结构化数据。

3.科技类电子文件：科研、工程建设、产品研发中形成的设计图纸（CAD格式）、实验数据（CSV、MATLAB文件）、研发报告、测试记录、专利文档等。

4.声像类电子文件：包括照片（JPEG、PNG）、音频（MP3、WAV）、视频（MP4、AVI）及多媒体演示文稿（PPT、Keynote），需同时归档元数据以说明拍摄时间、地点、内容摘要等信息。

5.其他专项电子文件：如人事管理中的员工电子档案（扫描件、数据库记录）、资产管理中的设备电子台账、信息化系统运行日志（TXT、LOG格式）等。

（二）分类与编码规则

电子文件归档时应按照年度-机构（问题）-保管期限三级分类法进行整理，特殊业务领域可采用项目-阶段-类型分类。分类代码需符合《档案分类标引规则》（DA/T19）要求，具体编码规则如下：

1.年度代码：采用4位阿拉伯数字，如2024年标注为2024。

2.机构（问题）代码：按单位内部机构设置或职能分工编制3位字母代码，如办公室为BG，财务部为CW。

3.保管期限代码：永久为Y，30年为S，10年为X。

4.件号：在同一分类下按形成时间顺序编制4位流水号，如0001。

示例：2024年办公室形成的永久保管文件，件号0001，完整档号为2024-BG-Y-0001。

二、电子文件归档流程与操作规范

（一）收集与登记

1.收集时限：文书类电子文件应在办理完毕后1个月内完成收集；业务类电子文件按业务周期（如月度、季度）或项目结束后2周内收集；科技类电子文件随项目阶段完成即时收集；声像类电子文件在活动结束后3个工作日内收集。

2.收集方式：

-业务系统自动捕获：通过信息系统接口配置，在文件办结或业务流程结束时自动将电子文件推送至归档暂存区，需确保捕获的完整性（含正文、附件、办文过程信息）。

-人工补录：对未纳入业务系统管理的电子文件（如移动设备生成的文件），由形成部门通过专用客户端上传至归档平台，上传时需填写《电子文件归档登记表》，注明文件标题、格式、大小、密级、形成时间、责任者等元数据。

3.登记要求：归档平台需自动生成唯一的归档号，与文件元数据关联存储，登记信息需包含：归档号、文件题名、形成时间、责任者、格式版本（如Word2019）、存储路径、密级、保管期限等20项基础元数据。

（二）整理与鉴定

1.整理要求：

-逻辑整理：按分类方案对电子文件进行组卷，卷内文件按重要程度或时间顺序排列，同一卷内文件应具有有机联系（如同一项目的不同阶段文档）。

-物理整理：将电子文件及其元数据打包为符合《电子文件封装规范》（GB/T39784）的OFD或ZIP格式包，封装包需包含文件本体、元数据.xml、迁移日志.txt等子文件。

2.价值鉴定：

-鉴定主体：由档案管理部门会同业务部门、技术部门组成鉴定小组，每年12月集中开展鉴定工作。

-鉴定标准：

-永久保管：反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，对查考、研究有长远利用价值的文件（如章程、重要合同、重大科研成果）。

-30年保管：反映本单位一般工作活动，对查考、研究有长期利用价值的文件（如年度总结、一般性合同）。

-10年保管：短期内需查考利用的文件（如一般性通知、临时性会议记录）。

-鉴定结果处理：对无保存价值的电子文件，经鉴定小组确认后，由技术部门执行不可逆删除并记录删除过程；对存疑文件暂存待鉴定区，保留至下一年度重新鉴定。

（三）著录与移交

1.著录规则：依据《档案著录规则》（DA/T18），在归档平台中完成机读目录著录，著录字段包括：档号、题名、责任者、时间、载体类型、密级、保管期限、提要（200字以内内容摘要）、备注（如文件修复情况）等。

2.移交验收：

-移交方（形成部门）需提交《电子文件移交清单》（纸质版+电子版），清单应与封装包元数据一致。

-接收方（档案管理部门）通过归档平台进行四性检测：

-真实性：核查电子文件是否