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公文格式及字体要求

一、公文格式的整体框架与核心要素

公文格式的规范，是确保公文标准化、规范化的前提。一份完整的公文，通常由版头、主体、版记三大部分构成，每一部分都有其特定的要素和编排规则。理解并掌握这些框架性要求，是写好公文的第一步。

（一）版头部分：公文的“脸面”

版头，又称文头，位于公文首页红色分隔线以上，其作用是标明公文的来源和性质。这一部分的要素包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等。

*发文机关标志是版头的核心，通常由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可仅用发文机关全称或规范化简称。其字体一般选用庄重、醒目的小标宋体字，字号应根据机关名称字数多少进行调整，以美观、协调为原则，一般不小于22mm×15mm。

*发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，置于发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。发文字号的字体通常为3号仿宋体字。

*签发人则用于上行文，标注在发文字号右侧。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次编排，下移红色分隔线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并与红色分隔线相距4mm。

（二）主体部分：公文的“躯干”

主体部分是公文的核心内容所在，包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等要素。这一部分的格式与字体要求最为细致，直接关系到公文内容的呈现效果。

*标题是对公文主要内容的概括，应当准确、简要地概括公文的主要内容。标题位于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当。标题的字体一般用2号小标宋体字，这是公文标题的标准配置，旨在突出其重要性。

*主送机关是公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。主送机关的字体通常为3号仿宋体字。

*正文是公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。这一层次分明的字体运用，有助于读者快速把握公文的逻辑结构和核心观点。

*附件说明是指公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件说明的字体同正文，为3号仿宋体字。

*发文机关署名、成文日期和印章是公文生效的重要标志。发文机关署名应署发文机关全称或者规范化简称。成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。印章是公文生效的凭证，公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

*附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附注字体一般小于正文，通常为3号仿宋体字，但字号可略小或采用楷体以作区分。

（三）版记部分：公文的“尾声”

版记位于公文最后一页，包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素，其作用是说明公文的发送范围和印发情况。

*抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于印发机关和印发日期之上一行，左右各空一字。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

*印发机关和印发日期通常编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记部分的字体一般也为3号仿宋体字。

二、字体字号的规范运用：细节体现专业

公文的字体字号选择，并非随意之举，而是基于阅读习惯、视觉效果以及公文严肃性的综合考量。