2025年合同档案管理制度文档(2篇).docxVIP

2025年合同档案管理制度文档(2篇)

合同档案管理制度文档一

一、总则

为加强公司合同档案管理，维护公司合法权益，提高合同管理水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司及所属各部门在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。合同档案是公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、履行过程中的往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证等。合同档案管理工作应遵循集中统一管理、完整准确、安全保密、便于利用的原则。

二、合同档案管理职责

公司设立合同档案管理领导小组，由公司总经理任组长，分管副总经理任副组长，各部门负责人为成员。领导小组负责统筹协调合同档案管理工作，研究解决合同档案管理中的重大问题。公司综合管理部是合同档案管理的职能部门，负责制定合同档案管理制度、标准和规范，指导、监督和检查各部门合同档案管理工作，接收、整理、保管和提供利用合同档案。各部门应明确一名合同档案管理员，负责本部门合同档案的收集、整理、装订和移交工作。合同档案管理员应具备良好的职业道德和业务素质，熟悉合同管理和档案管理的相关知识。

三、合同档案的收集与整理

1.收集范围

公司签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、加工承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、服务合同等，均应纳入合同档案收集范围。合同档案收集的内容包括合同签订前的背景资料、谈判记录、意向书、投标书、中标通知书等，合同签订过程中的合同文本、附件、补充协议、变更协议等，合同履行过程中的往来函件、会议纪要、验收报告、结算凭证、付款凭证、发票等，合同终止后的解除协议、清算报告等。

2.收集要求

各部门应在合同签订、履行和终止的全过程中，及时收集相关的合同档案资料。合同签订后，承办部门应在5个工作日内将合同文本及相关附件原件一份移交本部门合同档案管理员。合同履行过程中产生的各类资料，承办部门应及时整理，并在每月月底前移交本部门合同档案管理员。合同终止后，承办部门应在10个工作日内将合同履行过程中的所有资料整理完毕，并移交本部门合同档案管理员。

3.整理方法

合同档案应按照合同类别、签订时间、合同编号等进行分类整理。同一类别的合同档案应按照签订时间先后顺序排列，每份合同档案应单独装订成册，并编制卷内目录。卷内目录应包括合同名称、合同编号、签订时间、对方当事人、合同金额、履行期限、保管期限等内容。合同档案的装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。

四、合同档案的保管

1.保管期限

合同档案的保管期限根据合同的重要程度和履行期限分为永久、长期（16年至50年）和短期（15年以下）三种。涉及公司重大权益、对公司发展有重要影响的合同档案，保管期限为永久；一般合同档案，保管期限为长期；履行期限较短、对公司影响较小的合同档案，保管期限为短期。具体保管期限按照国家有关档案保管期限的规定和公司实际情况确定。

2.保管设施

公司应设立专门的合同档案库房，配备必要的保管设施，如档案柜、防潮设备、防火设备、防盗设备等，确保合同档案的安全。合同档案库房应保持整洁、干燥、通风，温度和湿度应符合档案保管的要求。

3.保管要求

合同档案应按照保管期限和类别分别存放，不同保管期限和类别的合同档案应分开存放，并有明显的标识。合同档案管理人员应定期对合同档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、变质的合同档案，应及时进行修复和复制。

五、合同档案的利用

1.利用范围

公司内部各部门因工作需要可以查阅、借阅合同档案。查阅、借阅合同档案应遵守公司的保密制度和档案管理制度，不得泄露合同档案中的机密信息。外部单位因工作需要查阅、借阅合同档案的，应持有单位介绍信，并经公司领导批准后方可查阅、借阅。

2.利用程序

公司内部各部门查阅合同档案，应填写《合同档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到综合管理部办理查阅手续。借阅合同档案，应填写《合同档案借阅申请表》，经部门负责人签字同意，报分管副总经理批准后，到综合管理部办理借阅手续。借阅期限一般不得超过15天，特殊情况需要延长借阅期限的，应办理续借手续。外部单位查阅、借阅合同档案，应填写《合同档案查阅/借阅申请表》，经公司领导批准后，到综合管理部办理查阅、借阅手续。查阅、借阅合同档案时，应在指定的地点进行，不得将合同档案带出公司。如需复制合同档案，应经综合管理部同意，并办理复制手续。

六、合同档案的鉴定与销毁

1.鉴定工作

公司应定期对合同档案进行鉴定，鉴定工作由综合管理部会同相关部门组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据合同档案的保管期限、重要程度和实际利用价值，对合同档案进行全面审查，确定合同档案的存毁。

2.销毁程序

经鉴定需要销毁的合同档案，应编