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2025年建筑施工企业OA系统管理制度
一、总则
为规范公司办公自动化系统（英文缩写OA系统）的使用与管理，提升办公效率，优化业务流程，保障信息安全，促进无纸化办公目标的实现，依据国家相关法律法规及公司信息化建设总体规划，结合公司实际运营情况，特制定本制度。
本制度适用于公司全体员工，涵盖OA系统的账户管理、日常操作、流程审批、信息发布、文档管理、系统安全、运维支持等全部环节。公司所有通过OA系统处理的业务均视为有效办公行为，具有相应的效力与约束力。
二、组织与职责
2.1信息化管理部门职责
信息化管理部门是OA系统的归口管理部门，主要职责包括：
（一）负责OA系统的规划、选型、实施、升级与整体运维保障。
（二）负责制定与完善OA系统相关的技术规范、操作手册及安全策略。
（三）负责OA系统用户账户的创建、权限分配、变更、注销等生命周期管理。
（四）负责对系统数据进行定期备份，确保数据安全与可恢复性。
（五）负责解答和处理用户在使用过程中遇到的技术问题，提供必要的操作培训。
（六）负责监控系统运行状态，定期进行安全扫描与漏洞修复。
2.2各业务部门职责
各业务部门是OA系统的使用主体，主要职责包括：
（一）负责本部门员工对OA系统的规范使用与日常管理。
（二）负责根据业务需要，在权限范围内设计与优化本部门相关的电子审批流程。
（三）负责通过OA系统及时、准确地处理各项业务流程，确保信息传递的时效性。
（四）负责本部门在OA系统中发布信息的真实性、准确性与合规性。
（五）负责督促本部门员工妥善保管账户信息，遵守系统安全规定。
2.3员工个人职责
每位员工均需履行以下职责：
（一）认真学习并严格遵守本制度及OA系统相关操作规定。
（二）妥善保管个人账户及密码，不得转借他人使用。
（三）按照规定流程操作OA系统，及时处理待办事项。
（四）对通过OA系统发布、流转、审批的信息内容负责。
（五）发现系统异常或安全隐患时，须立即向信息化管理部门报告。
三、账户与权限管理
3.1账户创建
新员工入职后，由所在部门发起账户创建申请，经人力资源部审核确认入职信息后，由信息化管理部门在1个工作日内完成账户创建及初始密码分配。新员工须在首次登录后立即修改初始密码。
3.2权限分配
系统权限遵循“最小授权”和“按需分配”原则。员工岗位变动或职责调整时，其所在部门应在3个工作日内向信息化管理部门提交权限变更申请。信息化管理部门根据最新的岗位职责说明书调整相应权限。特殊权限的申请需经部门负责人和分管领导审批。
3.3账户安全
（一）密码复杂度要求：长度不少于8位，且必须包含大写字母、小写字母、数字和特殊符号中的至少三种。
（二）密码应定期更换，周期不超过90天。系统将提前7天提醒用户更换密码。
（三）严禁将密码告知他人或在公共场所记录密码。连续5次输入错误密码将导致账户锁定，需联系信息化管理部门解锁。
（四）员工离职或长期休假（超过30天）时，人力资源部应通知信息化管理部门及时冻结或注销其账户。
四、核心功能使用规范
4.1流程审批
（一）流程发起：员工应根据业务性质选择正确的电子流程模板，如实填写各项信息，并上传必要的附件支撑材料。
（二）流程审批：各环节审批人应在收到待办提醒后，于半个工作日内进行处理。审批意见应明确、具体，对于不予批准的事项须说明理由。审批环节包括“同意”、“退回修改”、“不予批准”三种状态。
（三）流程监控：流程发起人可实时查看流程进度，对滞留环节可进行善意提醒。超过1个工作日未处理的流程，系统将自动发送催办通知。
（四）流程归档：审批完结的流程，系统将自动归档，相关数据纳入统计范围。归档后的流程原则上不允许修改，确需更正须履行特殊审批程序。
4.2信息发布
（一）公司通知、公告、规章制度等需全员周知的信息，由行政部门负责审核并发布。
（二）各部门内部工作安排、会议通知等信息，由部门负责人或其授权人员发布。
（三）信息发布前必须经过内容审核，确保信息准确、用语规范、符合公司保密规定。重要信息发布需经发布部门负责人审批。
（四）已发布的信息若需修改或撤销，须注明原因并重新履行审批程序。
4.3文档管理
（一）员工应在OA系统指定的文档库中分类存放共享文档，个人文档应妥善保存在个人空间。
（二）文档命名应规范，能清晰反映文档内容、版本及日期，例如“某某项目可行性研究报告_V2.0。
（三）对于重要文档，应设置适当的访问权限，防止非授权人员查阅、下载或修改。
（四）定期对过期或无效文档进行清理，由文档创建者或管理部门负责执行。
4.4协同办公
（一）项目协作：跨部门项目应建立专属协作空间，用于共享项目计划、任务分配、进度跟踪、问题讨论等。
（二）日程管理：鼓励员工使用系统日程功能安排个人工作计划，并与团队共享关键会议或
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