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企业信息管理制度(新)

一、总则

为了加强企业信息管理，规范信息的收集、整理、存储、使用和共享等活动，确保信息的准确性、完整性、安全性和及时性，提高企业的管理效率和决策水平，特制定本企业信息管理制度。本制度适用于企业内部各部门及全体员工在信息管理活动中的行为。

二、信息管理组织与职责

信息管理委员会

成立信息管理委员会，由企业高层管理人员组成，作为企业信息管理的决策机构。其主要职责包括：

1.制定企业信息管理的战略规划和政策，确保信息管理工作与企业的整体发展战略相一致。

2.审批重大信息系统建设项目和信息资源开发利用计划，协调解决信息管理工作中的重大问题。

3.监督和评估企业信息管理工作的绩效，提出改进措施和建议。

信息管理部门

设立专门的信息管理部门，负责企业信息管理的日常工作。其主要职责包括：

1.贯彻执行信息管理委员会制定的信息管理战略规划和政策，制定具体的信息管理制度和操作规程。

2.负责企业信息系统的建设、维护和管理，确保信息系统的稳定运行和数据安全。

3.组织和协调企业信息资源的开发利用，建立和完善企业信息资源库，提高信息资源的共享程度和利用效率。

4.负责企业信息的收集、整理、分析和发布工作，为企业决策提供信息支持。

5.对企业各部门的信息管理工作进行指导、监督和检查，确保信息管理工作的规范化和标准化。

各部门信息管理员

各部门指定一名信息管理员，负责本部门的信息管理工作。其主要职责包括：

1.负责本部门信息的收集、整理、传递和保管工作，确保信息的准确性和及时性。

2.协助信息管理部门开展信息系统的建设和维护工作，及时反馈本部门的信息需求和使用情况。

3.负责本部门员工的信息安全教育和培训工作，提高员工的信息安全意识和技能。

4.遵守企业信息管理制度，保守企业信息秘密。

三、信息收集与整理

信息收集范围

企业信息收集的范围包括但不限于以下方面：

1.市场信息：包括市场需求、市场竞争、市场价格、市场趋势等方面的信息。

2.客户信息：包括客户基本信息、客户需求、客户反馈、客户满意度等方面的信息。

3.供应商信息：包括供应商基本信息、供应商产品质量、供应商价格、供应商交货期等方面的信息。

4.企业内部信息：包括企业生产经营情况、财务状况、人力资源状况、技术研发情况等方面的信息。

5.政策法规信息：包括国家和地方有关政策法规、行业标准、行业动态等方面的信息。

信息收集方法

企业信息收集的方法主要包括以下几种：

1.内部收集：通过企业内部各部门的报表、报告、会议等方式收集企业内部信息。

2.外部收集：通过市场调研、客户访谈、供应商调查、网络搜索、行业协会等方式收集市场信息、客户信息、供应商信息和政策法规信息等外部信息。

3.委托收集：委托专业的市场调研机构、咨询公司等进行信息收集和分析。

信息整理

信息管理部门对收集到的信息进行整理和分类，建立信息档案。信息整理的主要工作包括：

1.筛选：对收集到的信息进行筛选，去除重复、无效和虚假的信息。

2.分类：按照信息的性质、用途、来源等进行分类，建立信息分类体系。

3.编码：对分类后的信息进行编码，以便于信息的存储、检索和使用。

4.存储：将整理后的信息存储到企业信息资源库中，建立信息索引。

四、信息存储与保管

信息存储方式

企业信息存储采用纸质存储和电子存储相结合的方式。重要的信息采用纸质存储，并建立专门的档案室进行保管；一般的信息采用电子存储，存储在企业信息系统的服务器上。

信息存储安全

信息管理部门负责信息存储的安全管理，采取以下措施确保信息的安全：

1.建立信息存储管理制度，明确信息存储的权限和流程。

2.对存储信息的服务器和存储设备进行定期维护和检查，确保设备的正常运行。

3.采用加密技术对重要信息进行加密存储，防止信息泄露。

4.建立信息备份制度，定期对信息进行备份，并将备份数据存储在安全的地方。

信息保管期限

企业根据信息的重要程度和使用频率，确定信息的保管期限。一般情况下，重要的信息保管期限为永久，一般的信息保管期限为5-10年。信息保管期限到期后，由信息管理部门组织进行销毁处理。

五、信息使用与共享

信息使用权限

企业根据员工的岗位和职责，确定员工的信息使用权限。员工只能在其权限范围内使用企业信息，不得越权使用。信息使用权限的设定由信息管理部门负责，并定期进行审核和调整。

信息使用规范

员工在使用企业信息时，应遵守以下规范：

1.严格按照信息使用权限使用信息，不得将信息泄露给外部人员。

2.确保信息的准确性和完整性，不得篡改、伪造信息。

3.合理使用信息，不得滥用信息资源。

4.及时反馈信息使用过程中发现的问题和建议。

信息共享

企业鼓励各部门之间进行信息共享，以提高企业的管理效率和决策水平