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五星级酒店出差管理制度（一）

本制度旨在规范员工出差的申请、审批、费用管理及行程管控流程，通过“流程透明、标准明确、权责清晰”的原则，确保出差工作既服务于酒店业务需求（如客户维护、市场调研、项目对接），又实现差旅成本合理控制，同时保障出差员工的合法权益与出行安全，助力五星级酒店高效开展外部业务协作。

一、出差申请与审批（分级管控，确保必要）

出差申请需遵循“提前规划、分级审批、理由充分”的原则，避免“无必要出差”“随意出差”，确保每一次出差都能为酒店带来业务价值（如提升客户合作、获取行业信息）。

（一）出差申请流程与表单规范

申请发起时机与表单填写：

员工因“业务需求”（如对接重要客户、参加行业展会、考察合作供应商、支援分店运营）需出差的，需提前3个工作日填写《出差申请单》（特殊紧急情况如“客户突发投诉需现场处理”，可提前1个工作日申请）；

《出差申请单》需详细填写“出差事由（需具体说明与酒店业务的关联，如‘赴上海与XX企业洽谈2025年会议合作’）、出差地点（精确到城市及具体区域，如‘广州市天河区’）、出差时长（起止日期，含往返交通时间）、随行人员（如有，需列明姓名及职务）、预计差旅费用（按交通、住宿、餐饮分项预估）、工作安排（每日核心任务，如‘Day1：与客户开会，Day2：考察合作酒店’）”，表单需由申请人签字确认，确保信息真实完整。

表单提交与流转：

申请人需将《出差申请单》提交至直属部门负责人，部门负责人需先核查“出差必要性”（如是否可通过线上会议替代、是否有更合适的人员出差），核查通过后签字流转至人事部（核实员工考勤记录，确认无未处理的工作交接问题），再按审批权限提交至对应领导审批；

审批通过的《出差申请单》需同步提交至财务部（作为后续预支差旅费、报销费用的依据）及人事部（作为考勤记录依据），各部门需在1个工作日内完成表单接收与备案，避免因流转延迟影响员工出差准备。

（二）分级审批权限（按职级与时长，明确权责）

国内出差审批权限：

出差时长≤4天：申请人为“副经理及以下职级”（如客房部主管、餐饮部领班），由部门经理审核、副总经理核准；申请人为“部门经理职级”（如人事部经理、工程部经理），一律由总经理核准；

出差时长5-6天：无论申请人职级，均需由部门经理审核、总经理核准（需额外说明“为何需延长至5-6天”，如“需走访3个城市的合作客户，每个城市至少1天对接时间”）；

出差时长＞6天：需由部门经理、副总经理联合审核，总经理最终核准，且需在《出差申请单》后附“详细的出差任务清单”，证明延长时长的必要性，避免“冗长出差”导致成本浪费。

国外出差审批权限：

所有国外出差（无论时长、职级），一律由总经理核准，且需提前7个工作日申请（预留签证办理、国际交通预订时间）；

国外出差需额外提交“出差风险评估表”（由人事部联合安保部制定，评估内容包括“目的地安全状况、疫情防控要求、语言沟通保障”），如目的地为“高风险地区”，需制定“安全保障方案”（如安排当地合作机构协助、购买高额境外保险），方案经总经理审批通过后，方可启动出差流程。

二、差旅费用管理（标准明确，规范报销）

差旅费用管理需遵循“按标报销、凭据合规、超支自付、节余不补”的原则，既保障员工出差期间的基本需求，又避免不合理开支，控制酒店运营成本。

（一）差旅费预支与结算

预支申请与额度：

员工凭审批通过的《出差申请单》，可向财务部申请预支差旅费，预支额度按“出差时长×日均费用标准”核算（日均费用标准含交通、住宿、餐饮，国内一线城市400元/天，二线城市350元/天，国外按目的地消费水平制定，如东京800元/天、曼谷500元/天）；

预支申请需填写《差旅费预支单》，注明“预支金额、用途、出差天数”，由部门负责人签字后提交财务部，财务部需在1个工作日内完成审核，审核通过后通过银行转账将预支款发放至员工个人银行账户（避免现金预支，确保资金流向可追溯）。

费用结算时限与要求：

员工出差返回酒店后，需在7个工作日内填写《出差旅费报告单》，并附“所有费用原始凭证”（如机票/高铁票、住宿费发票、餐饮小票），《出差旅费报告单》需分项列明“交通费用、住宿费用、餐饮费用、通讯费用、交际费用”的实际支出金额，与预支金额对比，明确“应补金额”或“应退金额”；

财务部需在收到《出差旅费报告单》后3个工作日内完成审核，审核重点包括“凭证是否合规（发票需有酒店抬头及税号、行程单需与出差时间匹配）、费用是否超标准”，审核通过后：若实际支出＞预支金额，差额部分在当月工资中补发；若实际支出＜预支金额，员工需在3个工作日内将差额退回财务部（通过银行转账