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2026年智控专用设备公司采购退货理赔管理制度

一、总则

（一）目的

为规范公司采购物料的退货与理赔管理，明确退货条件、流程及理赔标准，及时处理不合格或不符合需求的采购物料，减少企业经济损失，维护与供应商的合法合作关系，保障智控专用设备生产经营活动有序开展，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国产品质量法》等法律法规及公司采购管理制度，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司因采购智控专用设备生产所需原材料、零部件、外协加工件、配套设备等物料，出现质量不合格、规格不符、数量偏差、交付延迟等问题，需向供应商申请退货、换货或索赔的所有业务场景。参与采购退货理赔工作的采购部门、质量管理部门、仓储部门、财务部门及相关业务部门，均需遵守本制度规定。

（三）基本原则

依法合规原则：退货理赔工作严格遵循相关法律法规及采购合同约定，确保双方权利义务明确，处理过程合法合规。

客观公正原则：以物料实际问题为依据，通过检验、核实等方式确认问题原因与责任归属，避免主观判定，保障供应商合法权益。

及时高效原则：发现采购物料问题后，相关部门需快速响应，按规定流程推进退货理赔工作，减少对生产的影响，降低损失扩大风险。

协同配合原则：采购、质量、仓储等部门需明确分工、密切协作，共同推进退货申请、检验确认、理赔协商等工作，确保流程顺畅。

二、职责分工

（一）采购部门

作为采购退货理赔的归口管理部门，负责牵头处理退货理赔事宜：接到物料问题反馈后，及时与供应商沟通，说明问题情况并提出初步处理需求；组织协调相关部门开展问题核实、检验等工作；根据检验结果与供应商协商退货、换货或理赔方案，签订书面协议；跟踪退货理赔进度，确保供应商按协议执行；建立退货理赔台账，记录处理过程与结果，定期汇总分析。

（二）质量管理部门

负责对存在问题的采购物料进行质量检验与判定：接到检验需求后，在2个工作日内完成物料抽样、检验，出具《采购物料质量检验报告》，明确问题类型（如性能不达标、外观缺陷、规格不符等）、严重程度及原因分析；判断问题是否属于供应商责任（如生产质量问题、出厂检验遗漏等），为退货理赔提供依据；参与退货理赔协商，从质量角度提出处理建议，监督退货物料的质量状态确认。

（三）仓储部门

负责采购物料的接收、保管及问题反馈：物料入库时，核对数量、规格、包装等信息，发现数量偏差、包装破损等问题，立即向采购部门反馈并留存相关证据（如照片、称重记录等）；对已入库后发现问题的物料，进行隔离存放，防止与合格物料混淆，做好标识（注明“待退货”“问题物料”等）；配合质量管理部门进行检验取样，提供物料存储期间的状态记录（如是否受潮、损坏等）；按退货协议要求，办理问题物料出库手续，记录退货数量、时间及运输信息，确保物料安全退回供应商。

（四）财务部门

负责退货理赔相关的资金与账务处理：根据退货协议或理赔凭证，调整采购付款金额，如扣减不合格物料对应的货款、收取供应商支付的赔偿金；记录退货理赔相关的账务往来，确保账目清晰、准确；监督供应商理赔款项的到账情况，未按协议支付的，及时向采购部门反馈；参与涉及大额理赔（如单次理赔金额超过5万元）的协商工作，从财务风险控制角度提出建议。

（五）生产部门

若问题物料已投入生产或影响生产计划，生产部门需及时向采购部门反馈：说明物料问题对生产的具体影响（如导致生产停工、产品返工等）；提供相关证据（如生产记录、返工成本核算表等），作为理赔金额计算的依据；配合质量管理部门分析物料问题对产品质量的影响，协助制定临时替代方案，减少生产损失。

三、退货条件与判定标准

（一）退货条件

符合以下任一情形的采购物料，可申请退货：

质量不合格：物料性能、参数不符合采购合同约定或国家/行业标准，经质量管理部门检验判定为不合格（如智控设备核心零部件精度不达标、原材料材质不符合要求等）。

规格不符：物料型号、尺寸、规格与采购订单一致，无法满足生产使用需求（如零部件接口尺寸错误、配套设备电压等级不符等），且非公司采购订单错误导致。

数量偏差：实际接收物料数量与采购订单数量差异超过3%（特殊物料有约定的按约定执行），且供应商未提前说明并获得公司同意。

交付问题：物料交付延迟超过合同约定时间5个工作日以上，导致公司生产计划严重受阻，且供应商无合理理由；或交付的物料包装破损严重，导致物料损坏、无法使用。

其他：采购合同中约定的可退货情形，或经双方协商一致确认需退货的其他情况。

（二）责任判定标准

供应商责任：因供应商生产质量控制不严、发货错误（规格、数量）、包装不当、交付延迟等原因导致物料符合退货条件的，判定为供应商责任，由供应商承担退货产生的运费、仓储费及相关损失。

公司责任：因公司采购订单信息错误（如规格型号填写错误）、收货后保管不当导致物料损坏等原因导致物料需退货的