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2026年跨境电商培训公司会议室使用管理细则

第一章总则

第一条制定目的与依据

为规范公司会议室使用秩序，提高会议室及配套设备的使用效率，保障内部会议、学员座谈、合作洽谈等活动有序开展，结合跨境电商培训公司会议频次高、参与人员类型多（员工、学员、合作方）等业务特点，参照公司行政管理制度相关要求，制定本细则。本细则是公司会议室使用管理的具体依据，所有使用会议室的人员（含员工、学员、外部合作方）均须严格遵守。

第二条适用范围

本细则适用于公司总部及所属分支机构所有会议室（含大中小型会议空间、洽谈室），以及会议室配套的桌椅、投影设备、音响系统、白板、网络设备等设施。无论是内部工作会议、跨境电商课程研讨、学员答疑座谈，还是外部合作方洽谈、讲师沟通会等活动，只要使用公司会议室，均须按本细则规定的流程申请、使用与交接。

第三条管理原则

先预约后使用原则：除紧急会议外，所有会议室使用均须提前通过指定渠道预约，未预约不得占用，避免使用冲突。

高效利用原则：合理安排会议时长与会议室规格，避免小会议占用大空间、短会议占用长时间，减少资源浪费；会议结束后及时清理场地，确保后续使用人员可快速衔接。

责任明确原则：明确会议申请人为本次使用的第一责任人，负责协调会议筹备、设备调试、场地清理及异常情况反馈，确保使用过程合规有序。

安全合规原则：会议内容须符合法律法规及公司规定，禁止在会议室开展与公司业务无关、涉嫌违规违法的活动；使用过程中须爱护设施，防范设备损坏、信息泄露等风险。

第四条管理责任部门

公司行政部门为会议室管理责任部门（以下简称“行政部”），主要职责包括：维护会议室设施设备（定期检查、维修、更换）；制定会议室预约规则与使用标准；处理预约冲突、设备故障等问题；监督会议室使用情况，督促使用人员遵守本细则；定期统计会议室使用频次，优化资源配置。

第二章会议室预约管理

第五条预约渠道与时间

预约渠道：公司统一使用线上预约系统（如办公OA系统、指定预约小程序）或线下登记本（备用）进行预约。线上预约需填写会议主题、参与人数、使用日期、开始/结束时间、申请人及联系方式、是否需要特殊设备（如多屏投影、翻译设备）等信息；线下登记需在行政部指定的《会议室预约登记本》中逐项填写，由行政部人员确认后生效。

预约时间：预约需提前发起，普通会议建议提前1个工作日预约，大型会议（参与人数超过20人，或涉及外部人员）建议提前2个工作日预约，以便行政部协调资源（如调整桌椅布局、调试特殊设备）。预约系统/登记本开放时间为工作日9:00-18:00，非工作时间紧急会议需使用会议室的，须联系行政部值班人员，经审批后临时安排。

第六条预约审核与确认

审核流程：行政部收到预约申请后，1个工作小时内核查会议室使用状态（是否已被预约），若无冲突，直接通过预约并反馈确认信息（含会议室编号、使用时间、注意事项）；若存在冲突，需与申请人沟通调整使用时间或推荐其他可用会议室，确保申请方及时获得明确答复。

预约变更与取消：已预约的会议若需调整时间、更换会议室或取消，申请人须提前至少2小时通过原预约渠道修改或取消，并通知行政部。若未及时取消且未使用，导致会议室空置超过1小时，行政部可记录申请人一次“无效预约”，累计3次无效预约的，暂停其1个月预约权限。

第七条预约优先级

当会议室资源紧张、存在预约冲突时，按以下优先级协调：

公司级重要会议（如管理层决策会、跨境电商培训业务战略研讨会）优先级最高；

涉及外部人员的会议（如合作方签约会、学员代表座谈会、讲师合作洽谈会）次之；

内部日常工作会议（如部门例会、课程研发小组会议）优先级相对较低，可协调调整时间或使用小型洽谈室。

紧急会议（如突发业务问题沟通、应急事项协调）可申请优先使用，申请人需在预约时注明“紧急”并说明理由，行政部核实后优先协调。

第三章会议室使用规范

第八条会前准备与设备调试

会前检查：会议申请人需在会议开始前15-30分钟到达会议室，检查场地卫生（是否有残留杂物、桌椅是否整齐）、设施设备状态（投影是否能正常开机、音响是否有声音、网络是否通畅、白板笔是否有墨水）。若发现卫生问题或设备故障，需立即联系行政部处理，避免影响会议开展。

设备调试：如需使用投影、音响、视频会议系统等设备，申请人需提前调试，确保分辨率、音量、网络连接等符合需求；涉及跨境视频会议的，需提前测试国际网络稳定性，避免因信号问题中断会议。若申请人无法独立完成调试，可提前1个工作日向行政部申请协助，行政部安排人员配合。

特殊需求筹备：若会议需要提供茶水、打印资料、摆放名牌等服务，申请人需在预约时注明，行政部根据需求提前准备；涉及外部人员（如学员、合作方）的会议，申请人需提前协调引导路线，避免参会人员