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公文写作格式标准

公文，作为党政机关、企事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，其格式的规范性直接关系到公文的质量、效力以及机关的形象。一套严谨的格式标准，是确保公文信息准确传递、工作高效推进的基础。本文将系统梳理公文写作的核心格式规范，旨在为公文撰写者提供清晰、实用的操作指南。

一、公文格式的基本原则

公文格式的规范，并非简单的形式要求，而是基于公文的权威性、严肃性和实用性所形成的共识。其核心原则包括：

*法定性与统一性：公文的格式标准通常由国家权威部门统一规定，任何单位和个人不得随意更改，以保证公文的严肃性和权威性。

*规范性与严谨性：从字词句的运用到篇章结构的安排，再到标点符号的使用，都需遵循既定规范，避免歧义，确保信息传递的准确无误。

*简洁性与实用性：格式设计应服务于内容表达和工作需求，力求简明扼要，便于阅读、处理和归档，避免冗余和形式主义。

二、公文的基本构成要素及规范

一份完整的公文，通常由版头、主体、版记三大部分构成，每一部分都包含特定的要素和格式要求。

（一）版头部分

版头，即公文首页红色分隔线以上的部分，其作用是标明公文的性质和发送方向。

1.份号：如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文必须标注份号。

2.密级和保密期限：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。顶格编排在版心左上角第二行（份号下方）。

3.紧急程度：根据紧急程度，分别标注“特急”“加急”。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前。

5.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

（二）主体部分

主体为公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。

1.标题：公文标题是对公文主要内容的概括和揭示，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。一般由发文机关名称、事由和文种组成。标题编排在红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。一般用2号小标宋体字。

2.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。

3.正文：公文的核心内容，用来表述公文的具体事项和要求。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

4.附件说明：公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

6.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

7.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并