企业职工培训档案管理规范.docxVIP

企业职工培训档案管理规范

第一章总则

第一条目的与依据

为规范企业职工培训档案（以下简称“培训档案”）管理工作，客观、准确、系统地记录职工培训经历与成果，提升培训管理水平与人力资源开发效益，依据国家相关法律法规及企业人力资源管理基本制度，特制定本规范。

第二条适用范围

本规范适用于企业所有职工的各类培训活动所形成的档案资料的建立、收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等管理工作。企业各部门及全体职工均应遵守本规范。

第三条基本原则

培训档案管理遵循以下原则：

（一）真实性原则：档案内容必须真实可靠，如实反映培训实际情况。

（二）完整性原则：档案材料应齐全完整，确保培训过程的可追溯性。

（三）规范性原则：档案的建立、整理、归档等操作应符合统一标准和流程。

（四）保密性原则：严格遵守档案保密规定，保护职工个人信息及企业培训信息安全。

（五）实用性原则：档案管理应服务于企业培训决策、职工职业发展及人力资源管理需求。

第二章培训档案的构成与内容

第四条档案构成

培训档案分为职工个人培训档案和企业培训工作档案两大类。

第五条职工个人培训档案内容

职工个人培训档案应包含但不限于以下材料：

（一）职工基本信息（与培训相关部分，如姓名、工号、部门、岗位等）；

（二）各类培训报名表、审批表；

（三）培训签到记录、学时证明；

（四）培训考核成绩单、结业/合格证书复印件或扫描件；

（五）培训心得、总结、报告；

（六）培训过程中形成的有价值的笔记、作品等；

（七）因培训产生的奖惩记录；

（八）其他与个人培训相关的材料。

第六条企业培训工作档案内容

企业培训工作档案应包含但不限于以下材料：

（一）年度及专项培训计划、实施方案；

（二）培训需求调研与分析报告；

（三）培训课程大纲、教材、讲义、课件等教学资料；

（四）讲师资质材料、聘请协议（如有）；

（五）培训场地、设备使用记录；

（六）参训人员名单、签到总表；

（七）培训效果评估问卷、汇总分析报告；

（八）培训经费预算、决算及相关凭证复印件；

（九）企业内部培训师管理相关资料；

（十）其他与企业整体培训工作相关的材料。

第三章培训档案的建立与日常管理

第七条档案建立责任

（一）职工个人培训档案由人力资源部门（或指定培训管理部门，下同）负责牵头建立，各业务部门协助提供相关信息。

（二）企业培训工作档案由人力资源部门负责建立和归集。

（三）各项培训活动结束后，相关负责人应及时将培训材料整理后提交人力资源部门归档。

第八条档案收集与归档

（一）培训档案材料应在培训活动结束后规定期限内（一般不超过一个月）完成收集。

（二）归档材料应真实、完整、有效，手续齐全。复印件需注明原件保管处及复印日期，并由相关责任人签字确认。

（三）电子档案应确保其真实性、完整性和可读性，重要电子文件应进行备份。

第九条档案整理与保管

（一）纸质档案应按照档案管理规范进行分类、编号、装订，做到目录清晰，查阅方便。

（二）档案保管应具备适宜的环境，防止潮湿、霉变、虫蛀、火灾及人为损坏。

（三）电子档案应存储在安全的服务器或存储介质中，建立分级访问权限，定期进行数据备份和安全检查，防止数据丢失或泄露。

（四）档案管理人员应定期对档案进行清点核对，确保账物相符。

第十条档案查阅与借阅

（一）查阅或借阅培训档案必须履行审批手续。因工作需要查阅职工个人培训档案的，须经人力资源部门负责人批准；查阅企业培训工作档案，按权限审批。

（二）借阅档案应限期归还，一般不超过七个工作日。确需延长的，须办理续借手续。

（三）查阅者应爱护档案，不得涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。未经允许，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容。

（四）严禁无关人员接触或查阅培训档案。

第四章培训档案的保管期限与销毁

第十一条保管期限

（一）职工个人培训档案：自职工离职后，应至少保存三年。对于涉及重要资质、特殊贡献或有历史查考价值的个人培训档案，可适当延长保管期限，直至永久。

（二）企业培训工作档案：

1.年度培训计划、重要培训项目全套资料、培训评估报告等，保管期限不少于五年；

2.一般性培训通知、签到表、讲义等，保管期限不少于三年。

（三）国家或行业有特殊规定的，从其规定。

第十二条档案鉴定与销毁

（一）对于已到保管期限的档案，由人力资源部门会同相关部门进行鉴定。

（二）经鉴定确无继续保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，报企业分管领导批准后，由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。

（三）电子档案的销毁应确保数据彻底清除，无法恢复。

第五章培训档案的电子化管理

第十三条电子化推进

鼓励企业采用专业的人力资源管理信息系统或档案管理系统，对培训档案实行电子化管理，提高管理效率和利用水平。

第十四条电子档案要求

（一）电子档案的