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会议纪要撰写指南清晰明了适用版

一、适用场景与价值

会议纪要作为会议成果的书面载体，适用于各类需明确责任、跟踪进度的正式会议，包括但不限于：

常规工作例会：周/月度部门例会、项目推进会，用于同步进展、明确下一步计划；

专项决策会议：项目立项评审、预算审批、流程优化研讨会，用于固化决策结果、分配执行责任；

跨部门协调会议：资源对接、问题攻关会议，用于明确协作分工、避免职责推诿；

重要事项传达会议：政策宣贯、战略部署会议，用于保证信息传递一致、理解统一。

其核心价值在于：留存会议依据（避免信息遗忘或歧义）、推动执行落地（明确“谁做什么、何时完成”）、便于追溯复盘（为后续工作评估提供基准）。

二、会议纪要撰写全流程指南

（一）会前准备：明确方向，为高效记录奠基

明确会议核心目标

与主持人提前沟通，确认会议需解决的核心问题（如“确定Q3营销方案”“解决A项目延期风险”），避免记录偏离主题。

梳理会议议程与材料

获取会议议程，标注重点讨论环节（如“预算评审”“争议问题讨论”）；若有提前下发的背景资料（如项目方案、数据报表），提前熟悉，记录关键数据（如“历史转化率8%”“当前预算缺口50万”），减少现场翻找时间。

准备记录工具与模板框架

根据会议类型选择记录方式：简单会议可使用Word/Excel提前搭建框架（含“会议基本信息”“议程”“讨论要点”“决议事项”等模块）；复杂会议建议使用思维导图工具（如XMind）实时梳理逻辑，或提前准备纸质表格（见后文“标准模板”）分栏填写。

（二）会中记录：抓大放小，保证关键信息不遗漏

聚焦“核心信息”，避免“流水账”

重点记录以下内容，而非逐字复述发言：

争议点：不同观点的碰撞（如“市场部建议增加线上投放，技术部担忧服务器承载能力”）；

决策结果：最终达成的共识（如“优先推进线下活动，线上投放预算暂缓”）；

行动项：明确“做什么、谁负责、何时完成”（如“*主管负责协调技术部评估服务器容量，周五前反馈”）；

关键数据：影响决策的数字（如“目标用户量100万”“预计成本降低20%”）。

使用“简化符号”提升记录效率

对高频内容可约定缩写（如“决议→决”“行动项→动”“问题→？”），或用符号区分（如“★”表决议、“→”表行动项、“！”表关键提醒），会后快速整理。

标注“存疑信息”，及时确认

若对发言内容（如数据、责任归属）不确定，当场用“？”标注，待发言间隙或会后向主持人/发言人核实，避免信息误差。

（三）会后整理：核对补充，形成正式纪要

24小时内完成初稿

趁记忆清晰时整理记录，将碎片化信息按议程逻辑串联，补充会中未详尽的细节（如“决议背景”“行动项具体要求”），保证内容连贯。

核对“三要素”，避免遗漏

重点检查每项决议/行动项是否包含：明确的责任人（*姓名/部门）、具体的完成时间（如“2023年10月15日前”）、可交付的成果（如“书面评估报告”“活动方案初稿”），无模糊表述（如“尽快”“尽快处理”）。

提交审核与分发

初稿完成后，先交由主持人核对内容准确性（尤其是决策结果和行动项），确认无误后，按需分发至参会人员、相关协作部门及存档方，并注明“抄送”范围，保证信息触达。

三、会议纪要标准模板

会议基本信息

项目

内容

会议名称

（如：2023年Q3产品规划研讨会）

会议时间

（年/月/日上/下午时分-时分）

会议地点

（如：公司3楼会议室A/线上会议）

主持人

（姓名/职务，如：总监）

记录人

（姓名/职务，如：助理）

参会人员

（姓名/部门，如：主管-市场部、*专员-技术部）

缺席人员及原因

*（姓名/部门，原因如：出差、临时请假）

会议目标

（如：明确Q3产品核心功能优先级，确定开发资源分配方案）

会议议程与讨论记录

序号

议程主题

讨论要点（关键观点、数据、争议）

决策结果/共识

1

Q3产品功能优先级评审

-市场部：用户调研显示“数据可视化”需求占比65%，建议优先开发；-技术部：现有架构支持“数据可视化”需2个月，可能影响上线时间。

决议：优先开发“数据可视化”功能，技术部10月1日前完成技术方案，*主管协调资源保证11月15日前上线。

2

开发资源分配

-研发部：现有8人，需同时支持A项目迭代；-产品部：建议新增2名前端开发。

共识：暂不新增人力，A项目组抽调1名后端开发协助，*经理负责协调人员调配，9月25日前确定名单。

3

其他事项

*专员反馈：测试环境服务器近期频繁宕机，影响进度。

行动项：主管负责联系IT部，9月20日前完成服务器检修，专员配合提供宕机日志。

后续行动计划

行动事项

责任人

配合部门/人

完成时间

可交付成果

备注

数据可视化功能技术方案

*工程师

-

10月1日前

书面技术方案文档

需包含风险评估

人员名单确认

*经理

研发部、产品部

9月